Optimaal samenwerken met klanten als VA doe je zo
Ben jij een Virtual Assistant of denk jij erover om een Virtual Assistant (VA) worden? Lees in dit artikel dan 5 tips over het samenwerken met klanten.
Sinds 3 jaar werk ik zelfstandig als o.a. Virtual Assistant en intussen bedien ik, samen met mijn business partner Mariëlle Elsing, een flink aantal klanten. Dat geeft veel informatie over de samenwerking met klanten en dat wil ik hier graag delen.
Het grote voordeel van het inschakelen van een Virtual Assistant is dat dit ook mogelijk is voor een klein aantal uren in de maand. Zeer waarschijnlijk heeft iemand geen fulltime ondersteuning nodig, maar zou het al heerlijk zijn om (een aantal van) onderstaande zaken over te laten aan jou als VA.
En dan nu de tips!
1. Maak duidelijke afspraken
Laat je (potentiële) klant van te voren goed nadenken over waar hij of zij als ondernemer een VA voor wil inzetten en zet dit op papier. Waar de ondernemer tevens over na kan denken is wat hij/zij zou willen doen als er tijd over is (waar hij/zij dankzij jou dan aan toe gaat komen).
Ook belangrijk is een goede inschatting te maken over het aantal uur dat de klant jou als VA wil inschakelen en spreek dat ook af en zet het op papier. Er kunnen later in de samenwerking altijd nieuwe afspraken worden gemaakt over het aantal uur, maar laat er vooral geen onduidelijkheid over bestaan.
2. Vraag duidelijkheid over wat een klant wel en niet wil
Als je gaat starten met samenwerken laat de ondernemer dan goed duidelijk maken over wat hij/zij wel en niet wil. De een geeft meteen alles uit handen en de ander doet dit stap voor stap en heeft gewoon wat langer de tijd nodig om het vertrouwen te krijgen dat zaken lopen zoals hij of zij dat graag ziet. Veel ondernemers zijn zelf al jaren bezig met alle zaken rondom het ondernemerschap en vinden het vaak toch lastig om dingen los te laten en niet iedere keer te checken of alles loopt. Zorg dat de klant vertrouwen in je krijgt. Als dat er niet is, gaat de samenwerking niet goed werken en loop je nog meer vast.
3. Manier van samenwerken
Bespreek met de klant hoe er samengewerkt gaat worden. Er zijn veel (online) mogelijkheden om efficiënt te communiceren en samen te werken. Bespreek samen wat past. Wil je klant liever 1 x per week telefonisch overleggen, plan dit dan in. Maken jullie liever gebruik van online tools als Trello of Wunderlist om de verschillende zaken te prioriteren, ga dan hiermee aan de slag. Vergeet ook zeker niet om deadlines af te spreken wanneer iets af moet zijn. Dit voorkomt teleurstellingen en ergernis.
4. Eigen maken van de manier van werken van jouw klant
Elke klant heeft een eigen manier van werken. Zorg dat je goed bekend raakt met die manier van werken. Heeft de klant een bepaalde structuur waarop zijn of haar dag indeelt? Probeer daar zoveel mogelijk rekening mee te houden. Niet alles kan natuurlijk, maar als een klant merkt dat je daar moeite voor doet, dan zal dat zeker gewaardeerd worden. Datzelfde geldt bijvoorbeeld ook voor de manier waarop je klant communiceert met zijn of haar klanten. Als jij dat als VA goed weet, kun jij dat ook toepassen.
5. Evalueer!
Spreek een periode af om te evalueren hoe de samenwerking verloopt en of de samenwerking wordt voortgezet. Bespreek wat er goed gaat en waar nog aandacht aan moet worden besteedt en kom hier ook op terug. Sleutelwoorden in de samenwerking met klanten zijn openheid, duidelijkheid en vertrouwen.
Als je een goede samenwerking hebt gevonden met je klant dan zou het resultaat voor de klanten moeten zijn: meer focus, meer omzet en meer doen waar hij/zij gelukkig van wordt! It takes teamwork to make a dream work!
Lees de ervaringen van onze klanten op onze website of neem contact met ons op via 0172-263010.
Volg ons