Outlook: e-mail na de vakantie

Hoe ben jij welkom geheten na je vakantie? Had je een heerlijk lege mailbox doordat je collega taken waargenomen heeft? Of werd je verwelkomd door honderden e-mailtjes?

Er zijn op internet voldoende tips te vinden over hoe je je mailbox weer snel leeg kunt krijgen. Zo kun je bij de nieuwste e-mail beginnen, eerst bijpraten met collega’s zodat je op de hoogte bent van de nieuwste ontwikkelingen, alle e-mail naar een tijdelijke e-mailmap slepen of …. Afijn, er zijn veel van dit soort tips te geven. Ik geef je graag specifieke tips voor Microsoft Outlook.

Weergave van e-mail

Waarschijnlijk wordt op dit moment de e-mail weergegeven op volgorde van datum. Wil je dit nu liever aanpassen zodat de e-mails op afzender gesorteerd worden? Klik dan boven de ontvangen e-mail op “Door Datum” of met de rechtermuisknop op de titels boven de bovenste e-mail. Je krijgt dan een menu waarin je kunt aangeven hoe je de e-mail wilt weergeven. Je kunt ook kiezen voor Weergave als gesprek of Weergave in Groepen. Klik er gewoon even op om te kijken hoe het bevalt, bevalt het niet, klik je er nogmaals op om het weer uit te zetten.

Tip: onthoud even welke weergave je nu hebt, zodat je eenvoudig terug kunt.

Je kunt ook klikken op tabblad Beeld, ook hier kun je de rangschikking bepalen.

Maak gebruik van Snelle Stappen

Met Snelle stappen voeg je meerdere stappen samen tot één druk op de knop. Je markeert bijvoorbeeld een e-mail als gelezen, stuurt deze door naar je manager én zet de e-mail in een speciaal daarvoor bedoelde map. Dit alles doe je met één muisklik of met een toetsencombinatie.

De Snelle stappen vind je op tabblad Start, bij Snelle stappen. Daar staan al een aantal mogelijkheden, klik je hier met de rechtermuisknop op, kun je de Snelle stap aanpassen. Of je kiest voor Nieuwe snelle stap om een geheel nieuw exemplaar te maken.

Maak gebruik van regels

Je kunt bepaalde e-mail, zoals nieuwsbrieven, automatisch in een aparte map laten zetten. Deze e-mail is immers minder dringend, daar kun je later naar kijken. Klik met de rechtermuisknop op de e-mail en klik op Regels, Berichten van … altijd verplaatsen. Kies de map waar deze heen moet of kies voor Nieuw om een nieuwe map te maken. Kies in plaats van Berichten van … altijd verplaatsen voor Regel maken of Regels en waarschuwingen beheren voor meer opties.

(Overigens: deze tip is natuurlijk vooral handig om voor je vakantie te doen, maar wanneer je dit instelt, heb je er vanaf nu in ieder geval plezier van. Wil je na je vakantie snel e-mail verplaatsen, houd je Ctrl ingedrukt bij het selecteren van je nieuwsbrieven en sleep je deze in een keer naar de juiste map.)

Maak supersnel afspraken/taken/contactpersonen

Soms hoef je met een e-mail (voorlopig) niets meer te doen dan een afspraak in de agenda te zetten, de afzender toe te voegen als contactpersoon of een taak te maken van de e-mail. Dit kun je natuurlijk handmatig doen, helaas is dat tijdrovend en foutgevoelig. Sleep de e-mail eenvoudig met de rechtermuisknop naar de agenda, contactpersonen of taken. Vervolgens krijg je de vraag of je het item wilt kopiëren of verplaatsen (ik kies zelf altijd voor kopiëren) en of je dat als tekst of bijlage wilt doen.

Heb je een e-mail met bijlagen waar je een taak van wilt maken, dan raad ik aan om te kiezen voor kopiëren als taak met bijlage. De bijlage wordt dan ook direct in de taak gezet, waardoor je later alle gegevens bij de hand hebt. Gaat het alleen om wat tekst, dan is dat niet nodig en kun je kiezen voor Taak met tekst. Datzelfde geldt voor de contactpersonen en agenda items.

Geschreven door: Joyce Dunnewold

Voor haar bedrijf Haal meer uit Office schrijft Joyce Dunnewold iedere twee weken een blog waarin ze een functie van Microsoft Office uitlegt. In heldere taal gecombineerd met afbeeldingen geeft ze duidelijkheid over waar de functie voor bedoeld is en hoe je deze zelf gebruikt.

Naast de blogs kun je ook bij Joyce terecht voor het deelnemen aan challenges, bekijken van videoseries én het volgen van individuele trainingen. 

Wil jij supersnel e-mail verwerken? Ik heb een videoserie gemaakt over Microsoft Outlook, waarin ik onder andere bovenstaande mogelijkheden bespreek. In deze videoreeks laat ik je zien hoe je orde kunt scheppen in die dagelijkse stroom binnenkomende e-mail. Een les duurt maximaal 10 minuten en alle lessen zijn zeer praktisch van opzet. Je vindt de video op mijn website.