Presenteren met grafieken

Als secretaresse van een lid van de Raad van Bestuur of directie is het maken van een presentatie in Power-Point (of Prezi) waarschijnlijk vaak een onderdeel van je werkzaamheden. Het MT dient geïnformeerd te worden over een strategiewijziging of over een ander belangrijk genomen besluit.

Communicatiedruk

Tegenwoordig ontvangen mensen op een dag meer boodschappen dan onze 19-eeuwse voorvader in zijn gehele leven. De ‘communicatiedruk’ is enorm. Ook binnen een organisatie wordt er veel en vaak gecommuniceerd. Behalve de inhoud is natuurlijk ook de presentatie van de informatie erg belangrijk. De communicatie moet natuurlijk wel effectief.

Beeld blijft hangen

Belangrijk is dat de boodschap overkomt zoals hij is bedoeld. Het gebruik van beeld maakt een presentatie overzichtelijker én duidelijker. Het is namelijk een feit dat beeld langer blijft ‘hangen’ dan tekst. Excel beschikt ook over mogelijkheden om data om te zetten in beeld. Cijfers kunnen getoond worden in prachtig vormgegeven grafieken, waaruit direct blijkt dat die voorgestelde strategiewijziging toch echt nodig is.

Maar welke grafiek ga je nu gebruiken in jouw presentatie? Excel heeft meerdere opties.

Exceltip!

We beperken hier ons tot de meest gebruikte grafieken; kolom- en staafdiagrammen, cirkeldiagrammen en lijndiagrammen.

Aandachtspunten voor perfect leesbare grafieken zijn:

• Er zijn twee soorten variabelen die de keuze voor een grafiek beïnvloeden:

kwantitatieve variabelen (getallen als waarden, waaronder de waarde nul)
kwalitatieve variabelen (als waarden geen getallen maar kenmerken, categorieën of klassewaarden zijn).

• Weergave van gegevens met ordening, gebruik tinten van dezelfde kleur.
• Bij gegevens zonder ordening, gebruik verschillende (even felle) kleuren.
• 3D weergaven zijn vaak moeilijker te interpreteren. Weeg dus af of dit voor een grafiek gewenst is.
• Percentages zijn veelal makkelijker te interpreteren en vergelijken dan getallen.

Staafdiagram en kolommendiagram

Kolom- en staafdiagrammen gebruik je om een frequentieverdeling van gegevens grafisch weer te geven. In Excel heeft een kolomdiagram verticale staven en een staafdiagram horizontale staven. Om verwarring te voorkomen, wordt er geadviseerd om bij kwalitatieve gegevens te kiezen voor een horizontale staafdiagram en bij kwantitatieve gegevens voor een verticale staafdiagram (oftewel het kolommendiagram in Excel).

Bij meerdere gegevensreeksen kun je de kolommen en staven naast elkaar zetten (samengesteld kolom- of staafdiagram) of boven op elkaar te zetten (gestapeld kolom- of staafdiagram). Deze vormen worden vooral gebruikt wanneer het totaal of de onderlinge verdeling van belang is. Een gestapeld kolom- of staafdiagram met percentages maakt de onderlinge verhoudingen nog beter zichtbaar.

Cirkeldiagram (of taartdiagram)

Bij een cirkeldiagram verdelen we een cirkel (de taart) in parten, die de (procentuele) verdeling binnen één kwalitatieve gegevensreeks weergeven. Cirkeldiagrammen spreken mensen vaak meer aan dan staafdiagrammen, maar de verdelingen zijn lastiger te vergelijken. Om de interpretatie te vereenvoudigen, zie je vaak dat de percentages (of aantallen) bij de parten zijn gezet en is het diagram beperkt tot maximaal 6 à 7 parten.

Lijndiagrammen

Lijndiagrammen gebruik je om het verloop van een variabele (de trend) gedurende een tijdsinterval weer te geven. In een lijndiagram kunnen meerdere lijnen geplaatst worden. Beperk het aantal omwille van de leesbaarheid tot maximaal 4 à 5 lijnen.

Weten waar je in Excel een grafiek selecteert? Lees dan mijn column van 28 augustus 2014 even terug.

Meer weten over Excel en grafieken? Kijk dan op de website van Ter Zake Excel of neem contact met mij op.

Met dank aan: Jort van Woggelum