Productiever werken in 5 stappen

David Allen heeft ooit de Getting Things Done methode bedacht en de Italiaan Francesco Cirillo heeft de Pomodoro techniek bedacht. Stuk voor stuk productiviteitstechnieken. Het gaat erom dat wat je doet, je doet zonder afleiding. Je blijft niet denken aan alle acties die je nog meer moet oppakken vandaag. Integendeel, je pakt een taak en die voer je met volledige focus uit. Een mooie quote van David Allen is: “Your mind is for having ideas, not holding them”.

Hoe pak je het aan?

Beginnen met structureren kan in het begin moeilijk zijn. Vooral als je net start kan dit een beetje ‘overwhelming’ zijn. Begin rustig en laat je vooral niet ontmoedigen. Het kost meestal wat tijd (volgens de laatste onderzoeken zelfs 66 dagen) om een nieuwe routine in je leven in te bedden. In het begin zal het moeilijk zijn maar laat je daardoor niet ontmoedigen. Zodra het systeem staat en jij er aan blijft werken zal het je vooral tijd opleveren.

De 5 stappen

Om slimmer te werken kun je deze 5 stappen dagelijks gaan toepassen:

1. Verzamelen
2. Verwerken
3. Organiseren
4. Herzien
5. Uitvoeren

1 Verzamelen

De eerste stap volgens David Allen is verzamelen. Het houdt in dat je eerst een overzicht maakt van alle dingen waarvan jij denkt dat er iets mee gedaan moet worden, eerst fysiek, daarna mentaal. Dit kan bijvoorbeeld zijn een fysieke doos met spullen erin of een post-it waar een taak op staat geschreven. Zodra je álle taken hebt bedacht en opgeschreven die je je maar kunt bedenken, dan ga je naar stap 2.

2 Verwerken

Dit betekent dat je de fysieke doos waar we het net over hadden leeg maakt en voor alle taken de eerstvolgende actie bedenkt. Veel mensen vinden het moeilijk om een actie op te pakken omdat ze niet meteen weten hoe ze de actie moeten uitvoeren. Hierdoor blijven zij tegen de actie aanhikken en pakken ze deze nooit op. Iedere keer zal deze actie oppoppen in je gedachten en dat is nu juist niét de bedoeling van deze methode. Een actie moet duidelijk omschreven zijn, waarbij je al veel denkwerk hebt gedaan en je nu dus feitelijk alleen nog maar de actie hoeft uit te voeren. Het helpt in veel gevallen om de actie in kleine stukken op te knippen zodat je daarna kunt starten met de uitvoering. Kleinere stukken zijn beter behapbaar dan één grote actie.

3 Organiseren

Nu begint de volgende fase, dit is het organiseren van je acties. Hier komt een nieuw principe van David Allen’s tevoorschijn, namelijk ‘Do it, Delegate it of Defer it’. Do it betekent dat als de actie maar 2 minuten kost je de actie meteen uitvoert.

Delegate it houdt in dat je de actie delegeert aan een ander waarvan je denkt dat die andere persoon meer geschikt is om de actie uit te voeren.

Defer it is dat je de overgebleven acties gaat categoriseren. Denk bijvoorbeeld aan de categorie: mensen e-mailen, mensen bellen, boodschappen doen etc.

Bij elke actie die je hebt opgeschreven onder stap 1, ga je nu erachter zetten of het Do it, Delegate it of Defer it betreft. De acties onder Do it, kun je dus meteen oppakken/uitvoeren.

4 Herzien

Dit is de stap die ervoor zorgt dat je een tevreden gevoel houdt aan je systeem en dat je bevestigd aan jezelf dat je de juiste taken hebt benoemd. Dit herzien kan je dagelijks doen en zal ongeveer 1 à 2 minuten per dag kosten, of je kiest ervoor om het eens per week te doen dan zul je iets minder dan 10 minuten bezig zijn. Het belangrijkste aan deze stap is dat je een goed gevoel krijgt over wat je hebt bereikt in de afgelopen week. Kijk eens terug welke acties al zijn afgerond. Misschien heb je ook nog een paar acties waar je nog meer informatie over moet opzoeken? Dat doe je ook in deze stap.

5 Uitvoeren

De laatste stap in deze methode is het uitvoeren van je acties. Klinkt simpel maar hoe weet je nu welke actie je vandaag gaat oppakken? Dit doe je op basis van de beschikbare tijd, je energieniveau en de prioriteit van de actie. Ook de context is belangrijk in deze. Zit je bijvoorbeeld nu achter je bureau dan kun je gaan mailen, telefoneren, lezen, offertes opstellen of administratie uitvoeren. Ga je straks de kinderen uit school halen dan kun je daarna even boodschappen doen.

Heb je een laag energieniveau dan kun je beter acties oppakken waar weinig concentratie bij vereist is. Ben je juist heel energiek, pak dan juist acties op die daar goed bij passen.

Geschreven door Caroline van Aart

Caroline is eigenaar van en interim-assistant bij Shift Office Support. Ze is een doortastende assistant en tekstschrijver, die altijd in de hoogste versnelling aan de slag gaat. Ze houdt ervan om zaken te signaleren en deze proactief op te pakken. Niet lullen maar poetsen zoals ze in Rotterdam zeggen. Laat dat nou ook net haar lievelingsstad zijn en het plaatje is compleet. Daarnaast is Caroline een enorme regelneef en is niks haar teveel.

Kijk voor meer informatie eens op haar website of mail haar via caro@shiftos.nl. Bellen mag via (06) 13624375.