Secretaresse uit de tijd? Echt niet!

door Jort van Woggelum · 15 september 2015

Digitalisering heeft al veel klassieke secretaressetaken verdrongen. En die ontwikkeling gaat door. Het is dus verstandig om na te denken over de toekomst. Want de voorspellingen liegen er niet om. Wat doe jij om je staande te houden in deze tijden? Hoe zorg jij ervoor dat je relevant blijft voor je organisatie?

Assistant

Het vak van (Directie) Secretaresse, Personal Assistant en Office Manager heeft zich de laatste jaren ontwikkeld. Als Assistant neem je tegenwoordig een belangrijke positie in. Als perfecte Assistant neem je werk uit handen, initieer je, heb je een eigen netwerk, kun je snel schakelen, op meerdere fronten tegelijk werken, adviseer je, en ben je sparringpartner en breng je de nodige jaren werkervaring met je mee. Niet niks, dus.

Futureproof?

Denk nu niet dat je achterover kunt leunen. Je moet er voor zorgen dat je van toegevoegde waarde bent en blijft. Blijf leren! Stilstand is achtergang! Het adagium ‘een leven lang leren’ geldt ook voor jou als secretaresse, assistent of hoe jouw functie ook heet.

Door de snel veranderende omstandigheden is continue leren noodzakelijk. Het levert ook veel op. Je versterkt je positie op de arbeidsmarkt en het maakt je werkzaamheden interessanter en je carrièreperspectief groter.

Excel leert ook!

Excel onthoudt namelijk ingevoerde gegevens. Het programma kan reeksen maken en aanvullen op basis van eerdere invoer.

Reeksen en aanvullen (Exceltip!)

In Excel zit een handige functie om reeksen te maken. Op deze manier kun je snel reeksen weergeven zonder zelf te hoeven rekenen of in te vullen.

Typ het woord maandag in een cel,
wanneer je vervolgens met de ingevulde cel naar beneden of naar rechts sleept, vult Excel de andere dagen van de week zelf in,
slepen doe je door rechtsonder in een cel je muis te zetten totdat deze een klein zwart plusje wordt,
vervolgens sleep je de muis naar beneden of naar rechts terwijl je de linkermuisknop ingedrukt houdt.

Ook de maanden van het jaar is voor Excel een bekende reeks. Naast deze standaard reeksen herkent Excel ook getallenreeksen. Als je in een cel een 2 intoets en in de cel daaronder een 4 en je selecteert beide cellen om vervolgens naar beneden te slepen zal je zien dat er bij elke nieuwe cel 2 wordt opgeteld.

Reeksen aanpassen

Wanneer u vaker een reeks gebruikt die niet standaard in Excel zit kunt u ook een standaardreeks zelf aanpassen. Dit doet u als volgt:

Ga na Bestand,
klik op Opties,
en vervolgens op menu Geavanceerd,
klik op Aangepaste lijsten bewerken onder het kopje Algemeen.

Automatisch aanvullen

Excel kent ook de functie Automatisch aanvullen.

Wanneer je in een reeks werkt of als je gegevens in cellen onder elkaar aan het typen bent vult Excel, als het een woord uit de reeks of voorgaande herkent, de tekst aan met een voorstel. Wanneer je bijvoorbeeld al een keer het woord Blauw hebt ingetypt en je begint daaronder weer met een B dan zal Excel het voorstel Blauw doen. Je mag dit natuurlijk negeren, maar je kunt door op Enter te klikken het voorstel overnemen.