Sleep jij al in Outlook?

Werk jij met contactpersonen in Outlook? Ik kom veel secretaresses tegen die dat (nog) niet doen. Het hebben van een goed contactpersonenbestand is voor mij onmisbaar. Niet alleen om naam, e-mail- en postadres toe te voegen, maar je kunt ook noteren op welke dagen iemand werkt, wie de secretaresse is of andere bijzonderheden. Een gedoe om ze toe te voegen? Niet als je de sleeptruc kent!

Natuurlijk kun je in Outlook een nieuwe contactpersoon aanmaken door naar ‘contactpersonen’ te gaan te kiezen voor ‘Nieuwe contactpersoon’ of de sneltoets CTRL+N (Nieuw). Vervolgens vul je alle gegevens in, je kiest voor ‘Opslaan en sluiten’ en je contactpersoon is aangemaakt. Maar dit kan sneller!

Slepen is handig!

Wist je dat je een e-mailbericht ook naar ‘Contactpersonen’ kunt slepen? Superhandig!

Hoe doe je dat?

Stel, je ontvangt een mail van een collega-secretaresse van een ander bedrijf en je wilt haar toevoegen aan je lijst met contactpersonen. Ga dan op die e-mail staan in je postvak in en sleep het e-mailbericht met je linker muistoets naar het woord ‘contactpersonen’ onderin je scherm. Zodra je het woord ‘contactpersonen’ raakt, laat je je muis los. Je ziet dat de gegevens uit je e-mail (naam en e-mailadres) nu in de juiste velden terechtkomen.

Het notitievak

De tekst uit je e-mail komt in het grote notitievak terecht. Wat ik zelf handig vind, is om vanuit de handtekening  alle gegevens naar de juiste plek te slepen. Bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, website. Met CTRL + A (alles selecteren) en delete, verwijder je vervolgens alle gegevens. Als er overigens staat ‘werkt van maandag t/m donderdag’ of iets dergelijks, dan laat ik dat staan, altijd handig om te bewaren.

“Cappuccino weer voor u?”

Nog één truc uit mijn trukendoos: ik vul bij frequente bezoekers graag in hoe ze hun koffie drinken. Het ‘cappuccino weer voor u?’ heeft al regelmatig voor verbaasde én lachende gezichten gezorgd. In het notitieveld kun je natuurlijk allerlei gegevens kwijt, die handig zijn om te bewaren.

Slepen naar de contactpersonen van je manager

Nu wil je vast weten of je een e-mail uit jouw inbox kunt slepen naar de contactpersonenlijst van je manager. Een snelle manier om van een e-mailbericht een contactpersoon te maken in de lijst van je manager, is door de e-mail te slepen naar contactpersonen, zoals hierboven beschreven. Vervolgens kies je voor ‘Opslaan en sluiten’ en sleep je de contactpersoon van jouw contactpersonen naar die van je manager.

Slim en snel!

Is het gelukt een e-mail naar contactpersonen te slepen? Probeer dan ook eens een e-mail te slepen naar Agenda of Taken. Ik zal hier een volgende keer op terugkomen. Vragen? Ik lees ze graag hieronder!

Met dank aan: Wilma Nedermeijer

Wilma Nedermeijer is gecertificeerd Microsoft Office Specialist én heeft 27 jaar ervaring als secretaresse/PA. Ze geeft praktische, direct toepasbare trainingen in slimmer werken met de Office-programma’s.