Succesvol ondersteunen bij projecten doe je zo

Als projectondersteuner speel je een belangrijke rol bij het uitvoeren van diverse taken binnen het projectteam. Dit kan variëren van het bijhouden van de projectplanning en het organiseren en notuleren van vergaderingen tot het verzamelen van informatie. Natuurlijk zorg jij ervoor dat alle teamleden goed geïnformeerd blijven over de voortgang en zorg jij dat er een signaal naar de projectmanager gaat als budgetten en/of tijdlijnen (bijna) overschrijden. In dit blog delen we praktische tips die je helpen om het overzicht te behouden en het projectteam optimaal te ondersteunen.

Organiseer een Project Start-Up (PSU)

Zodra het projectteam is geformeerd, organiseer je een eerste Project Start-Up (PSU) bijeenkomst. In sommige organisaties noemen ze het ook wel een kick-off. Als ondersteuner is het heel zinvol om bij deze bijeenkomst te zijn, want hier leer je elkaar kennen en worden de taken en verantwoordelijkheden duidelijk. Maak er meteen een actie- en besluitenlijst van en deel die zo snel mogelijk, na afloop van de PSU, met het hele team.

Zorg voor een goed overzicht

In sommige organisaties werk je als projectondersteuner aan meerdere projecten tegelijkertijd. Het is dan wel zo prettig als je een goed overzicht hebt van al je projecten. Een projecttool is hierbij natuurlijk heel erg handig, maar als je die niet hebt, dan kan Teams mogelijk ook een uitkomst bieden.

Een tip hierbij is om voor jezelf een (kleinere) planning te maken (natuurlijk op basis van de echte projectplanning) en markeer daarin de werkzaamheden waarbij jij kan helpen. Maak daar een takenlijst (bijvoorbeeld in Outlook) van zodat je niets vergeet.

Tip: Lees hier hoe je taken kunt maken in Outlook.

Voorkom dat je steeds weer opnieuw het wiel moet uitvinden

Om te voorkomen dat je steeds opnieuw het wiel moet uitvinden bij projecten, is het belangrijk om lessen te trekken uit eerdere projecten. Dit kun je doen door een gestructureerde aanpak te hanteren bij het uitvoeren van projecten en een goede documentatie bij te houden. Hieronder volgen enkele tips:

Maak gebruik van standaard processen en templates: Gebruik standaard processen en templates voor projectplannen, rapporten, notulen, enz. Dit bespaart je veel tijd!

Leer van eerdere projecten: Analyseer eerdere projecten om te zien wat er goed ging en wat er verbeterd kan worden. Houd een lijst bij van de successen en uitdagingen en maak aantekeningen van wat je eerder hebt geleerd.

Documenteer het projectproces: Houd een logboek bij van de activiteiten, beslissingen en veranderingen in het project. Documenteer ook de communicatie en besluitvorming, zodat je altijd kunt teruggaan en de geschiedenis van het project kunt begrijpen.

Zorg voor goede communicatie: Houd elkaar op de hoogte. Alleen zo kan je eventuele problemen snel oplossen.

Blijf communiceren en signaleren

Zorg dat het voor iedereen duidelijk is wie er binnen het projectteam verantwoordelijk is voor de communicatie en wie er allemaal op de hoogte gehouden moet worden. Communiceer daarbij helder en beknopt is en vermijd allerlei moeilijke vaktermen. Luister ook altijd actief naar de behoeften en ideeën van anderen in je team en zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om zijn of haar mening te geven.

Als je weet wanneer alle deadlines zijn, dan kan je ook zien wie, welke deadline, wanneer moet behalen. Wanneer je een teamlid dan ziet worstelen om zijn of haar deadline te behalen, bied dan een helpende hand aan door zelf of een ander teamlid, wat meer ruimte heeft, te vragen om te helpen.