Super effectieve korte tips om direct tijd te winnen!

door Wout Plevier · 16 juni 2015

Mensen werken hard om zo effectief mogelijk te zijn. Hoe ga je tijdens je werk zo efficiënt mogelijk met je tijd om?

In dit artikel staan 20 tips die je direct kunt gebruiken om veel tijd te winnen. Kies jouw top 3 die je direct helpen bij het boeken van tijdwinst.

Je hoeft niet alles tegelijk te veranderen. Kies de drie tips die je een quantumsprong kunnen geven. Begin dan bij de meest belangrijke tip en voer deze stap voor stap in. Ga dan naar de volgende tip.

Tip 1: Focus op 1 ding tegelijk!

Mensen multitasken te veel. Uit onderzoek blijkt dat zowel mannen als vrouwen hierdoor 25% minder effectief worden. Richt je dus op 1 taak per keer en maak dit af met focus.

Tip 2: Blok zelfde soort activiteiten achter elkaar

Hierdoor krijg je de kans om in het ritme te komen van die activiteit. Door dezelfde handeling achter elkaar te doen wordt je er als het ware handig in. Dus geen werksituatie waarin je e-mail leest, meteen een collega te woord staat, dan een rapport leest, een telefoontje pleegt, om vervolgens weer te vergaderen. Vanaf nu plaats je alle telefoontjes achter elkaar. Je maakt eerst een voorselectie van alle e-mail waarna je alles achter elkaar leest.

Tip 3: Plan voor elke taak 20% extra tijd in

Je focust op het niet gebruiken van die tijd. Doe je dit 5 keer dan ontstaat het mentale voordeel van 100% gewonnen tijd. Deze tijd kun je gebruiken om te ontspannen, calamiteiten op te vangen, je voor te bereiden op een vergadering, rustig te reizen naar je volgende bestemming etcetera.

Tip 4: Zie al je communicatiekanalen als informatie en laat deze samen komen in 1 systeem

Draag hiervoor een boekje bij je waarin je gedurende dag alle informatie uit telefoon, e-mail, persoonlijke gesprekken, vergaderingen, twitter, post verzameld. Verwerk deze informatie 1 keer per dag in je to do lijst, planning/ agenda/ projectlijst. Je krijgt hierdoor veel meer overzicht.

Tip 5: Verzamel bij elke taak voordat je begint eerst alle informatie!

Je schat de benodigde tijd in, stelt vragen, haalt de kernboodschap eruit. Daarna beslis je of je het wel of niet gaat doen. En in geval dat je de taak accepteert of je het nu of later zult doen. Hierdoor wordt je niet meer enkel urgentiegedreven aangestuurd maar maak je een gedegen afweging wat je doet op een dag!

Tip 6: Bepaal altijd vooraf jouw optimale route en modus

Bepaal jouw doel, benodigde tijd, uw meest optimale stappenplan en voer de taak zo effectief en efficient mogelijk uit. Op deze manier activeer je in je brein een mechanisme (jouw RAS) dat ervoor zorgt dat je met focus aan je taken werkt. Of je nu begint stukken te lezen, te vergaderen, te communiceren, te coachen of telefoneren…je begint pas als je weet waar je eindigt en wat de meest effectieve route is naar jouw doel!

Tip 7: Ruim je bureau en PC op

Deel alles zo in, zodat je het direct kunt pakken wanneer je het nodig hebt. De rommelpotten onder ons hebben vaak als argument dat ze alles eenvoudig terug kunnen vinden. Toch zijn juist zij vaak spullen aan het zoeken. Het…wie heeft er aan mijn spullen gezeten is dan niet van de lucht! Een schone werkplek geeft een rustig hoofd en dit werkt mentaal continue door. Gooi alle informatie die je lange tijd niet meer hebt aangeraakt weg. Zet alles waar je over twijfelt op een lijst ooit/ misschien. Hanteer 3 bakjes: to do/ to file, to read en schoon deze regelmatig. Gebruik plastic mapjes en label deze aan de binnenkant met post it nootjes. Je kunt dan alles snel pakken.

Tip 8: Start met luisteren tijdens communicatiemomenten

Luisteren bespaart veel tijd en levert meer relevante informatie op. Bevestig jouw gesprekspartner dat je hem of haar hebt gehoord, formuleer zijn of haar wens en vraag hier actief op door. Je weet dan sneller wat de ander zijn wens of verwachting is. Jouw begrip verbetert hierdoor, de ander voelt zich ook meer begrepen en zal minder geneigd zijn tot langdradig discussieren.

Tip 9: Plan vergaderingen vlak voor de lunch of het einde van de dag

Mensen willen naar huis of naar de lunch en zullen alles er aan doen om zo effectief mogelijk te vergaderen.

Tip 10: Plan maar 1 tot 3 meest belangrijke taken per dag

Plan de meest belangrijke taak aan het begin van de dag. Probeer hier dan zo ongestoord mogelijk aan te werken en zorg dat je de taak ook af krijgt. Dit geeft je veel voldoening. Als je dit niet doet dan zullen vaak urgente zaken de belangrijke zaken overrulen. Je komt er dan ook niet meer aan toe. De meeste mensen plannen teveel, te positief en beginnen met minder belangrijke dingen de dag. Je komt dan niet toe aan wat werkelijk belangrijk is! De waan van de dag haalt je dan te vaak in!

Tip 11: Wees actief in het communiceren van je tijd en bezigheden aan je omgeving

Jouw omgeving weet dan precies wat je uitvoert en zo kan er dan ook meer rekening met je taken worden gehouden.

Tip 12: Wees alert op stoorzenders

Ga eens na door wie je met grote regelmaat gestoord wordt waardoor je tijd verliest (jezelf of anderen!). Ga een gesprek met hen aan en verzin ook een actieplan om tijdverlies te voorkomen.

Tip 13: Stem uw taken en bioritme op elkaar af

Plan jouw meest belangrijke taken als je het meest fit bent en de routinematige taken als je minder fit bent. Je kunt hierdoor gefocust werken op tijden dat het werk meer focus en alertheid nodig heeft.

Tip 14: Kom zelf je afspraken na en houdt jouw omgeving ook aan hun afspraken

Tip 15: Werk met passie

Dit zorgt ervoor dat je meer gefocust kunt werken.

Tip 16: Raadpleeg voor accepteren van een taak altijd eerst uw agenda

Bekijk jouw meest belangrijke taken en vraag jezelf af of je het gaat doen of niet en of je het nu of later zult uitvoeren. Stel hierbij gericht duidelijke prioriteiten.

Tip 17: Bepaal uw prioriteiten op basis van VLENS

Dit acroniem bevat de volgende kenmerken: is het mijn verantwoordelijkheid of niet? Is er een legitieme deadline? Zit er een economisch belang aan vast voor mijn bedrijf? Kan iemand of een team niet verder als ik het niet uitvoer? Is het vanuit sociaal/ collegiaal standpunt te verantwoorden om de taak uit te voeren? Voor een collega die altijd iets voor je doet, kun je mogelijk meer empathie opbrengen dan voor een collega die jouw nooit helpt.

Tip 18: Ontwerp routines

Hierdoor hoef je minder na te denken. Stap 2: versimpel je routines.

Tip 19: Plan 2 x 20 minuten denktijd in

Dit gebruik je om jouw energielevel, je planning van de dag en de meest belangrijke taken van de dag te evalueren: hoe gaat het hiermee? Gaat het goed of moet ik een aanpassing maken?

Tip 20: Focus je op inplannen van taken die niet urgent en wel belangrijk zijn!

Werk dus niet enkel aan taken die urgent en belangrijk zijn. Anders blijf je rennen!

Je kunt op middellange termijn heel veel tijd winnen door te werken aan planmatige verbetering van je werkwijze (niet urgent – wel belangrijk!). Door na te denken over hoe je bepaalde processen kunt verbeteren, zodat het je meer tijd zal opleveren.

Vraag jezelf af: wat moet ik dan meer, minder en niet meer doen!

Succes met uitvoeren van deze tips en laat me eens weten welke tips specifiek handig voor je zijn.