Takenlijstjes maken met Microsoft To-Do? Zo doe je dat!

Als secretaresse ontkom je er niet aan: het maken van takenlijstjes. Er zijn veel apps die je hiermee kunnen helpen en ieder heeft zijn favoriet.

Bedenk vooral wat jij handig vind aan het maken van takenlijsten. Wil je verschillende lijsten kunnen maken voor verschillende taken of projecten? De taken op meerdere devices (computer, telefoon, laptop) kunnen zien? Wil je een e-mail eenvoudig omzetten naar een taak? En vind je het ook handig als je taken kunt markeren om vandaag te doen, zodat je een overzicht hebt met klusjes voor vandaag terwijl andere taken naar de achtergrond verdwijnen? Vind je gebruikersgemak belangrijk? Denk dan eens aan Microsoft To-Do.

Microsoft To-Do voor perfecte samenwerking met Outlook/devices

Zoals aangegeven bepaal je zelf welke takenlijsten je maakt. Klik op Nieuwe lijst om een nieuwe lijst te maken, eenvoudiger kan eigenlijk niet. Je voegt taken toe door te klikken op Taak toevoegen, een omschrijving te typen en op Enter te drukken.

Log je in met je Microsoft-account, wordt Microsoft To-Do gekoppeld met Outlook. Fijn, want dan kun je in Outlook e-mails naar je taken slepen (of ze daar typen) en ze worden automatisch toegevoegd aan Microsoft To-Do. Of je de taken in To-Do of Outlook maakt of afstreept maakt niet uit, dankzij de synchronisatie tussen de twee apps.

Dankzij diezelfde synchronisatie maakt het niet uit of je werkt op je computer, laptop of telefoon, je kunt altijd bij je taken. Vandaar ook mijn lijstje “Kopen”, want als ik thuis ben bedenk ik altijd dat ik nog iets moet kopen en als ik in het winkelcentrum ben vraag ik me standaard af wat dat ook alweer was. Herkenbaar?

Taken zelf

Naast het aanmaken van taken kun je ook notities toevoegen aan taken. Wil je voorkomen dat je bepaalde taken vergeet, hang er dan een herinnering aan. Of maak terugkerende afspraken voor die taken die steeds weer terugkomen.

Ideaal is ook dat je subtaken kunt aanmaken, zoals ik heb gedaan bij de taak Vergadering. Links zie je de takenlijst zelf, rechts de taak Vergadering, met de verschillende subtaken.

Is een taak klaar? Vink deze dan af en wordt beloond met een heerlijke pingel. Die ook uit kan overigens. Je bepaalt ook zelf of je afgevinkte taken nog wilt laten weergeven of niet, alleen bij Mijn dag blijven de afgevinkte taken van die dag staan. Zo zie je hoeveel je al gedaan hebt, heerlijk toch?

Je kunt een takenlijst ook delen met een collega. Klik hiervoor op het poppetje met het plusje en deel de link.

Mijn dag

De optie Mijn dag maakt To-Do geweldig. Je kunt taken toevoegen aan Mijn dag, dat kan vanuit het scherm Mijn dag of vanuit de takenlijst zelf, zoals je in de afbeelding hierboven al kunt zien. De taak blijft staan op de lijst waar deze op staat, maar komt ook bij Mijn dag te staan. Zo verzamel je alle taken die vandaag af moeten, maar word je niet meer afgeleid door andere taken die nog op je lijstje staan.

Klik je op Mijn dag en vervolgens op het lampje rechtsboven, krijg je suggesties over de taken die je vandaag zou kunnen uitvoeren. Klik op het plusje om de taken daadwerkelijk toe te voegen aan Mijn dag.

Nadelen

Zijn er dan geen nadelen? Jawel, dat wel. Outlook kent geen subtaken. Open ik de taak Vergadering in Outlook, zie ik die subtaken die ik in To-Do heb dus niet.

En hoewel je in Outlook heel handig bestanden kunt toevoegen aan taken, kan dat in To-Do niet. Maar doordat er een synchronisatie is, kun je de taak wel eenvoudig in Outlook openen. Deze nadelen wegen voor mij niet op tegen alle voordelen. Bovendien verwacht ik dat dit in de toekomst nog wel gewijzigd wordt.

Downloaden

Je kunt werken in een online versie of de app downloaden. Zoek in je Office-365-omgeving naar Microsoft To-Do of ga naar deze site.