Timemanagement bij vergaderen

Natuurlijk heb ik hier vaker over geschreven, zo heb ik twee maal tips over uitlopen en afdwalen geschreven.  (VergaderSter 8 en 26 uit 2011)

Dit artikel heeft een net andere invalshoek.
Het gaat over onderwerpen selecteren voor de agenda van te voren. Hiermee bepaal je in grote mate hoe lang je vergadert en hoe productief je vergadering is.

Bij het opmaken van de agenda zet je alle mogelijke onderwerpen voor de vergadering op een rijtje. Veelal moet je kiezen welke onderwerpen je op de agenda zet. Zeker als je agenda ook door andere bepaald wordt is dat lastig. Immers als je taak is om advies uit te brengen wordt er van je verwacht dat je advies geeft over de onderwerpen, die aangedragen worden. Als je taak is om besluiten te nemen wordt verwacht dat je over de voorliggende onderwerpen besluiten neemt.

Bij het kiezen welke onderwerpen je op de agenda zet geef ik je hierbij twee tips:

Als eerste raad ik je aan om te kijken of het mogelijke agendapunt belangrijk genoeg is om op jullie agenda te zetten. Dit lijkt een open deur, maar toch staan er vaak onderwerpen op een agenda, die voor de betreffende vergadering niet belangrijk zijn. Het zijn aanverwante onderwerpen of dingen waar al een besluit over genomen is of nog niet uitgewerkte ideeën.

Als het niet belangrijk genoeg is zet je het niet op de agenda. Daar hoef je je tijd niet aan te besteden.

Als tweede kijk je of het dringend is. Moet het echt deze vergadering behandeld worden? Zo nee: niet doen. Schuif het naar één van de volgende vergaderingen, waarop het wel nodig is dat je er op dat moment over praat. Dan heb je waarschijnlijk ook meer informatie over het onderwerp en kan je er makkelijker een besluit over nemen.

Dus: kies alleen agendapunten die belangrijk en dringend zijn.

Als je op deze manier je agendapunten voor de vergadering selecteert heb je minder agendapunten en praat je alleen over voor jullie belangrijke en dringende zaken. Dit stimuleert de aanwezigen om te komen tot weldoordachte en goede besluiten. Niets is immers vervelender dan te vergaderen over punten, die eigenlijk niet behandeld hoeven te worden.

In het e-boek Tijdbewaking, dat bij de zelfstudie Zo’n voorzitter wil ik zijn! hoort wordt het uitgebreider behandeld.

Ik hoop dat dit korte artikel je tot nadenken stemt en je helpt bij het schiften in je agendapunten.

Veel plezier en succes met je vergaderingen!

Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 Tips over Besluitvorming.’