Timemanagement? Maak er tijd voor!

Je houdt de agenda van de baas stipt bij en weet een perfecte planning voor hem of haar te maken. Maar hoe zit met jou? Ben jij ook zo gedisciplineerd als het gaat om het beheer van je eigen agenda?

Want het is een bekend gegeven: naarmate het drukker wordt, maken we minder tijd om te plannen en te prioriteren. Zo lijk je even wat tijd te besparen en kun je nog snel dat ene klusje op tijd afmaken. Maar beknibbelen op je eigen timemanagement werkt altijd averechts.

Plannen is Top-prioriteit

Zoals Stephen Covey schreef in zijn boek “De 7 eigenschappen van effectief leiderschap”, moet je altijd beginnen met de belangrijkste dingen. Maar dat zijn helaas niet altijd de dingen die de meeste aandacht en tijd opeisen. Die eer is weggelegd voor de zaken die het meest urgent lijken. Een collega die op de deur klopt, een e-mail of een verzoek van een klant, krijgen meer aandacht dan de stille maar oh zo belangrijke andere taken zonder deadline.

Covey adviseerde daarom om te werken met de timemanagement-matrix, ook wel bekend als de Eisenhower-kwadranten. In dit model maak je onderscheid tussen urgentie en belangrijkheid. Het doel is je tijd alleen maar te besteden aan zaken die belangrijk zijn en de niet belangrijke dingen links te laten liggen, kwadrant I en II dus.

De Kwadrant-I activiteiten zijn zaken die belangrijk zijn en niet meer uitgesteld kunnen worden. Daar móet je wel tijd aan besteden, anders kom je in de problemen. In het tweede kwadrant bevinden zich alle belangrijke activiteiten die nog niet dringend zijn. Vaak zijn dit ook zaken zonder deadline, waar niemand dringend om vraagt, maar die wel heel veel opleveren. Activiteiten die je helpen om je werk beter of sneller te doen.

Een planning maken is zo’n typische kwadrant-II activiteit die absoluut de moeite waard is. Het kost een beetje tijd, maar als je het goed doet, levert het je een veelvoud van die investering op. Want alleen als je een goed overzicht hebt van wat belangrijk en urgent is, weet je aan welke dingen je wel tijd moet besteden en welke nog even kunnen wachten. Zo kun je pas echt goed werk leveren.

Investeer in je eigen planning

Hoe druk het dus ook is, zorg dat je altijd tijd maakt voor je eigen planning. Want daar profiteer niet alleen jij van, maar ook je baas en/of collega’s. Zeker als het druk is en jouw tijd schaars!

Wil jij ook meer werk maken van je persoonlijke timemanagement? Kijk dan eens naar de online training Slimmer Werken doe je zo of informeer naar de mogelijkheden voor een coachingstraject.

Geschreven door Patricia Gorissen