Tips voor het maken van een vakantieplanning

door Ingeborg · 23 april 2023

Voor veel managers en support professionals is het ieder jaar weer een lastige taak. Het maken van een goede vakantieplanning. Met name voor de zomervakantie. Soms leidt het zelfs tot spanningen en ruzies wanneer medewerkers zich tekort gedaan voelen. Door het toepassen van de tips uit dit blog is dit grotendeels te voorkomen.

1. Leg de verantwoordelijkheid in het team

Dit is meteen de belangrijkste tip. Maak het team verantwoordelijk voor hun eigen vakantieplanning. Waarom zou dit uitsluitend door een manager of support professional gedaan moeten worden? Grote kans dat medewerkers zich dan tekort gedaan voelen. Ze hebben geen inspraak gehad. Beleg de verantwoordelijkheid voor het tot stand brengen van de vakantieplanning dus in het team zelf. Maar dat gaat niet altijd vanzelf. Lees daarom ook onderstaande volgende tips.

2. Stel duidelijke uitgangspunten op

Je kan de verantwoordelijkheid voor het maken van een goede vakantieplanning alleen in het team beleggen wanneer je ook duidelijke uitgangspunten meegeeft. Dit kunnen onder andere de volgende zijn:

Duidelijk aangeven wat de minimumbezetting moet zijn tijdens de vakantieperiode
Duidelijkheid geven over de maximum vakantietermijn
Gaan mensen met kinderen voor op mensen zonder kinderen tijdens schoolvakanties?
Wanneer moet de planning uiterlijk klaar zijn? En bij wie moet deze aangeleverd?
Wanneer mogen medewerkers boeken?

3. Begin op tijd

Zoals met veel dingen is een goede voorbereiding het halve werk. Maar ook een tijdige voorbereiding. Wanneer je pas in april begint (wellicht is dit blog voor dit jaar dus te laat) met de voorbereiding op de zomervakantie ben je waarschijnlijk te laat om nog tot een planning te komen die voor iedereen acceptabel is. Start daarom op tijd. Het dwingt medewerkers ook om tijdig na te denken over hun vakantieplannen en vakantiewensen. Leg de opdracht, inclusief duidelijke uitgangspunten bij voorkeur dus al in januari of februari neer in het team. Grote kans dat je dan snel een goede vakantieplanning hebt.

4. Accepteer geen uitzonderingen

De ervaring leert dat er, met name in grotere teams, wel eens collega’s zijn die ondanks duidelijke spelregels afwijken van wat is afgesproken. Hij of zij boekt bijvoorbeeld een vakantie en brengt dit als een voldongen feit. Accepteer dit niet. En wanneer de regels duidelijk waren hoeft dit ook niet. Accepteer je dit wel, dan verlies je draagvlak in het team en zal team niet veel meer voelen voor het dragen van verantwoordelijkheid om tot een goede vakantieplanning te komen.

Wanneer?

Om je een beetje te helpen geven we hieronder de vakantieperiodes voor de zomervakanties van 2023, 2024 en 2025 weer per regio:

2023

regio zuid regio midden regio noord
15-7 t/m 27-8 8-7 t/m 20-8 22-7 t/m 3-9

2024

regio zuid regio midden regio noord
6-7 t/m 18-8 13-7 t/m 25-8 20-7 t/m 1-9

2025

regio zuid regio midden regio noord
5-7 t/m 17-8 19-7 t/m 31-8 12-7 t/m 24-8

Natuurlijk gelden deze tips niet alleen voor de zomervakantie. Maar de zomervakantie heeft vaak wel de grootste impact. Wanneer je de tips uit dit blog toepast zul je ervaren dat met meer eigen verantwoordelijkheid ook het draagvlak groter wordt om dit soort dingen zelf te regelen. Dit geldt overigens niet alleen voor het maken een vakantieplanning.

Meer (andere) tips lezen? Kijk ook eens bij deze blogartikelen.