Twee keer tijd besparen door met aandacht te communiceren

Wist je dat er onnodig veel kostbare tijd verloren gaat doordat mensen niet efficiënt of onhandig met elkaar communiceren? We bellen, e-mailen en storen elkaar de hele dag door, zonder ons hier bewust van te zijn.

Wist je dat je brein telkens gemiddeld 10 minuten de tijd nodig heeft om te herstellen van een onderbreking of afleiding (pop-up voor nieuwe e-mail, telefoontje dat je aanneemt, collega die binnenloopt en een vraag stelt, SMS-berichten enzovoort). Denk eens na over de hoeveelheid aan interrupties waarmee jij op een dag te maken krijgt. Houd je op deze manier wel ruimte over om met aandacht te werken?

Wist je ook dat slechts een paar procent van de onderbrekingen daadwerkelijk zo urgent zijn dat je daarvoor inderdaad direct gestoord dient te worden? En dat daarmee maar liefst het overgrote deel van alle interrupties op een dag onnodig zijn? Als je ervoor kiest om overal ‘ja’ tegen te zeggen en alle interrupties en afleidingen zomaar toe te laten, is het niet verwonderlijk dat je eigen werk zich zal opstapelen en tijdgebrek je grootste stressfactor gaat worden.

Als je graag met aandacht wilt werken én tijd wilt besparen lees dan verder over een aantal praktische principes die je in dagelijkse communicatie op je werk kunt gebruiken.

Tijdbesparende principes voor je dagelijkse communicatie

1. Stel jezelf eerst een aantal vragen om de urgentie van je probleem te bepalen

Introduceer uit respect voor andermans tijd de volgende vier eenvoudige vragen die je aan jezelf stelt voordat je iemand anders ‘lastig valt’.

1. Wat is precies het probleem?
2. Wat zijn de gevolgen van het probleem?
3. Wat heb ik zelf al gedaan om tot een oplossing te komen?
4. Wat wil ik aan de ander vragen?

Met behulp van de bovenstaande vier vragen kun je zelf snel beoordelen wat de urgentie van je probleem is (en of er dus überhaupt een interruptie nodig is) en daarnaast beperk je de duur van een eventuele interruptie tot een minimum.

2. Sta telkens even stil bij hoe je iemand wilt bereiken

Als een boodschap echt urgent is, dan zijn er een paar opties: loop persoonlijk langs, pak de telefoon of stuur een SMS. Wanneer je iemand niet telefonisch kunt bereiken op dat moment, stuur dan een SMS in plaats van een voicemail in te spreken. Het voordeel van een SMS-bericht is dat dit door de ontvanger doorgaans snel en discreet beantwoord kan worden en dat het de ontvanger veel minder tijd kost om een SMS te lezen in plaats van een voicemailbericht af te luisteren. Aardig om te weten is dat je op een SMS meestal veel sneller een reactie krijgt dan op een voicemail, wat natuurlijk erg handig is in het geval van een urgente situatie.

Gebruik voor belangrijke maar niet urgente zaken (het merendeel) bij voorkeur de e-mail. Het grote voordeel van e-mail is dat de ontvanger deze rustig kan verwerken op een daarvoor gelegen moment.

3. Bepaal steeds nauwkeurig wat je boodschap is

Voor de ontvanger van jouw boodschap is het prettig als je boodschap helder en to-the-point is. Daarom is het goed om even de tijd te nemen en voor jezelf heel concreet te maken wat je van de ander wilt. Wil je hem alleen iets ter informatie sturen of heb je ook een concrete vraag waar je antwoord op wilt hebben? Als je een actie of een antwoord van de ander verwacht geef dan ook wanneer jij het nodig hebt. Kortom, schrijf een korte mail waarin W’s aan bod komen: precies staat wie, wat, welke, waar, waarom en wanneer. Hiermee bespaar je voor de ontvanger tijd (collegiaal) en vergroot je ook de kans dat je snel een reactie krijgt.

4. Ga efficiënt met je e-mailbox om

E-mail kan een grote bron van onderbrekingen zijn, maar dat bepaal je voor het overgrote deel helemaal zelf. Het gaat er namelijk om hoe jij met binnenkomende e-mailberichten om gaat. Om te zorgen dat je e-mailbox geen stoorzender is kun je de volgende principes gebruiken.

• Schakel visuele notificaties en geluiden bij het ontvangen van nieuwe e-mail uit.
• Verwerk je e-mail dagelijks op momenten dat jij daarvoor kiest in plaats van geleefd te worden door de continue stroom van binnenkomende e-mailberichten. Wanneer je op zo’n moment ook echt even de tijd neemt (e-mail verwerken is immers ook werk) dan kun je met 2 tot 3 momenten op de dag nog steeds meer dan snel genoeg reageren op verzoeken van collega’s en externen.
• Begin je werkdag niet meteen met het openen van de e-mailbox. Voordat je het weet, is de ochtend alweer voorbij en ben je alleen nog maar bezig geweest met het beantwoorden van e-mails. Gebruik liever de eerste 10 minuten van je dag om een overzicht te krijgen van alles wat je moet en wilt doen op de betreffende dag. Gebruik je agenda en to do-lijst als uitgangspunt voor het krijgen van overzicht. Open daarna pas voor het eerst je e-mail.

5. Organiseer wat vaker een één-op-één-gesprek

Vaak heb je een aantal collega’s waarmee je intensiever contact hebt omdat je bijvoorbeeld samen een klus doet of omdat je de ander ondersteunt of adviseert. Het kan handig zijn om voor deze mensen een lijstje bij te houden met alle te bespreken punten. Schrijf iedere inval op deze lijst. Zorg er vervolgens voor dat je op regelmatige basis een één-op-één-gesprek hebt waarin je je hele lijstje kunt afwerken. Zo voorkom je dat je de ander te vaak een boodschap stuurt die weer verstorend kan werken. Zo ben je efficiënt en collegiaal bezig!

Als je bovenstaande principes toepast kun je zeker een half uur per dag aan tijd besparen. Dat is tweeënhalf uur per week en ruim een dag per maand!

Tenslotte: verwacht niet van de mensen met wie je werkt dat ze bovenstaande principes als vanzelf gaan
toepassen. Stuur ze dus een link van dit artikel en bespreek het in een eerstvolgend overleg. Zo help je elkaar om tijd te besparen!

Veel succes!
Ingrid van Dijk.

Ingrid van Dijk van Beddingwerk traint en coacht mensen en organisaties die grip willen krijgen op hun tijd en taken om zo met energie te werken aan de zaken die er werkelijk toe doen. Kijk op www.beddingwerk.nl.