Valkuilen van de moderne secretaresse

Even dit mailtje beantwoorden, dan gelijk door naar het volgende bericht… Wacht, er komt een Teams-melding binnen en je collega vraagt iets via WhatsApp. Herkenbaar? Als secretaresse kan het soms voelen alsof je voortdurend in een wervelstorm van berichten, taken en verwachtingen staat. Hoe blijf je rustig en effectief werken te midden van al die moderne afleidingen? In dit artikel zetten we de valkuilen op een rij waarmee je als secretaresse vandaag de dag te maken hebt en geven we je praktische tips om overzicht en balans te houden.

#1 Reageren zonder pauze – de mythe van constant online zijn

Als secretaresse kun je al snel het gevoel krijgen dat je áltijd bereikbaar moet zijn. Met e-mails, berichten via Microsoft Teams of Slack en WhatsApp is de druk om direct te reageren hoog. Maar de waarheid is dat je werk eronder kan lijden als je je werkdag vult met constante updates en meldingen.

Tip: Focustijd instellen met Microsoft Viva in Outlook

Een handige manier om geconcentreerd te werken, is door gebruik te maken van de focustijd-functie in Microsoft Viva Insights, dat geïntegreerd is in zowel Outlook als Teams. Dit is onderdeel van Microsoft Office 365. Viva Insights helpt je om dagelijks een specifiek blok in je agenda te reserveren, waarin je status automatisch verandert naar ‘Niet storen’ in Microsoft Teams. Dit geeft je de ruimte om zonder afleiding door te werken, terwijl je omgeving begrijpt dat je bezig bent.

Zo werkt het:

• Ga naar je Microsoft Viva Insights in Outlook en reserveer je focustijd.
• Tijdens deze tijd wijzigt je status automatisch in Teams, zodat collega’s weten dat je even niet bereikbaar bent.
• Viva Insights blokkeert meldingen tijdens je focustijd en houdt bovendien je voortgang bij.
• Met deze routine blijft geconcentreerd werken een vast onderdeel van je dag, en krijg je hulp bij het bewaken van je productiviteit en welzijn.

Tip: wat als je geen Microsoft Viva hebt?

• Stel dan handmatig focustijd in. 
  Je kunt ook gewoon handmatig tijdblokken in je Teams- of Outlook-agenda inplannen en deze benoemen als “Focustijd.” Zo laat je collega’s weten dat je op dat moment ongestoord wilt werken. Als je het instelt in Outlook, dan past Teams zich ook automatisch aan.
• Status handmatig aanpassen naar ‘Niet storen’:
  Je kunt in Teams je status instellen op ‘Niet storen’ om meldingen te pauzeren. Dit kan eenvoudig via je profielicoon rechtsboven in Teams. De status ‘Niet storen’ zorgt ervoor dat meldingen niet zichtbaar worden, wat helpt om je focus te bewaren.

#2 Informatie-overload door eindeloze nieuwsbrieven en updates

Als secretaresse wil je waarschijnlijk op de hoogte blijven van vakgerelateerde ontwikkelingen en nieuws. Toch kan dit snel leiden tot een mailbox vol nieuwsbrieven, meldingen en updates. Als de stroom aan informatie te groot wordt, kan dit overweldigend werken en je afleiden van belangrijke taken.

Tip: Maak regels aan in Outlook

Maak gebruik van regels in Outlook om nieuwsbrieven direct naar een aparte map te verplaatsen. Zo voorkom je dat je mailbox onoverzichtelijk wordt. Daarnaast kan bijvoorbeeld OneNote handig zijn om informatie te categoriseren en toegankelijk te houden. Hier kun je belangrijke documenten, links en notities verzamelen, zodat je deze later makkelijk kunt terugvinden zonder dat je hoofdmap volloopt met ongelezen berichten.

#3 Hybride werken en de grens tussen werk en privé

In een wereld waarin hybride werken de nieuwe norm is, kan het lastig zijn om een duidelijke scheiding te maken tussen werk en privé. Hierdoor loop je het risico om na werktijd nog bezig te zijn met werkgerelateerde zaken.

Tip: Stel een digitale afsluitroutine in

Bepaal aan het einde van je werkdag een vast moment om meldingen van werkgerelateerde apps en e-mails uit te schakelen. Geef je collega’s en manager duidelijke werktijden aan in je status op Microsoft Teams of andere communicatiekanalen. Door zowel overdag focustijd in te plannen als met een vaste afsluitroutine te werken, voorkom je dat je na werktijd nog steeds bereikbaar bent, wat een positieve invloed heeft op je werk-privébalans.

Extra tip:

Plan één keer per week een ‘reflectiemoment’ in je agenda om te evalueren hoe goed je de balans hebt kunnen bewaren. Dit kan je helpen om je grenzen beter te bewaken en waar nodig aanpassingen te maken.

#4 Teveel verantwoordelijkheid dragen en rolvervaging

De secretaresse anno nu heeft vaak meerdere verantwoordelijkheden en een veelzijdige rol die soms kan overlappen met andere taken, zoals bijvoorbeeld finance, projectmanagement of HR-taken. Dit kan leiden tot rolvervaging, waarbij het moeilijk wordt om te onderscheiden wat prioriteit heeft en wat minder belangrijk is.

Tip: wees duidelijk over je verantwoordelijkheden

Bespreek regelmatig met je leidinggevende welke taken binnen jouw verantwoordelijkheid vallen. Door hierover in gesprek te blijven, kun je voorkomen dat er te veel taken op je bord terechtkomen.

Wil je meer weten over digitale tools of tips om je werkdag slimmer in te delen? Neem een kijkje bij een van onderstaande artikelen en blijf zo op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in jouw vakgebied!

• Slimmer werken met generatieve AI: praktische tips voor secretaresses
• 5 Microsoft Word tips voor slimmer werken
• 8 tips om een professionele PowerPoint presentatie te maken