Verborgen secretaresse vaardigheden die het verschil maken

Als secretaresse heb je diverse vaardigheden nodig om je werk effectief te kunnen uitvoeren. Naast de wat meer bekendere vaardigheden, zoals organisatorische en communicatieve skills zijn er ook de wat minder bekende, verborgen secretaresse vaardigheden, die het verschil kunnen maken tussen goed en nog beter. In deze blogpost gaan we dieper in op enkele van deze bekende en minder bekende secretaresse vaardigheden en geven we je een aantal tips hoe je ze verder kunt ontwikkelen om je werk naar een hoger niveau te tillen.

Wat zijn de meest bekende vaardigheden van de secretaresse?

Als secretaresse ben je de spil van de organisatie. Je hebt uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden en weet als geen ander hoe je effectief time management kunt toepassen. Jij kunt onder druk presteren en weet hoe je stressmanagement optimaal kunt managen. Al deze vaardigheden zijn cruciaal om succesvol te zijn in je rol. Hierbij geven we je een aantal tips hoe je deze secretaresse vaardigheden verder zou kunnen ontwikkelen:

Organisatorische vaardigheden

Als secretaresse is het belangrijk om goed georganiseerd te zijn. Je moet in staat zijn om overzicht te houden zodat jij je taken efficiënt kan uitvoeren en beheren.

Zo verbeter je jouw organisatorische vaardigheden:

• Maak gebruik van digitale agenda’s en planningstools om je taken en afspraken bij te houden.
• Stel prioriteiten en werk met to-do lijsten om je werkzaamheden te structureren.
• Houd je werkruimte schoon en georganiseerd, zodat je snel belangrijke documenten kunt vinden.
• Leer delegeren en vertrouw op anderen om taken uit te voeren waar mogelijk.
• Neem regelmatig de tijd om je werkproces te evalueren en te kijken waar verbeteringen mogelijk zijn.

Communicatieve vaardigheden

Als je goede communicatieve vaardigheden hebt, dan ben jij bij uitstek geschikt om effectief te kunnen communiceren met collega’s, leidinggevenden en klanten.

Zo verbeter je jouw communicatieve vaardigheden nog een beetje extra: 

• Luister actief naar anderen en toon oprechte interesse in wat ze te zeggen hebben.
• Wees duidelijk en beknopt in je communicatie, zowel mondeling als schriftelijk.
• Pas je communicatiestijl aan aan de persoon met wie je communiceert en aan de situatie.
• Wees empathisch en toon begrip voor de standpunten en gevoelens van anderen.
• Oefen met het geven en ontvangen van constructieve feedback om je communicatievaardigheden verder te ontwikkelen.

Time management vaardigheden

Als secretaresse kan jij jongleren met verschillende taken en deadlines, dus goede time management vaardigheden zijn belangrijk.

En zo verbeter je jouw time management skills:

• Stel realistische doelen en deadlines voor jezelf en werk hier naartoe.
• Maak gebruik van time blocking technieken om je tijd effectief te plannen en te benutten.
• Vermijd multitasking en focus op één taak tegelijk om efficiënter te werken.
• Leer om Nee te zeggen tegen taken die niet bijdragen aan je belangrijkste doelen en prioriteiten.
• Neem regelmatig pauzes om op te laden en voorkom overbelasting.

Stressmanagement vaardigheden

Ons werk is gewoon soms heel stressvol. En dat kan jij prima aan! Om je stressmanagement vaardigheden naar een nog hoger niveau te tillen hebben we de volgende tips voor je op een rij gezet:

• Identificeer de bronnen van stress in je leven en werk aan het verminderen ervan.
• Leer ontspanningstechnieken zoals ademhalingsoefeningen en meditatie om stress te verminderen.
• Onderhoud een gezonde levensstijl met voldoende slaap, regelmatige lichaamsbeweging en gezonde voeding.
• Zoek steun bij collega’s, vrienden en familie wanneer je het nodig hebt en praat over je gevoelens.
• Leer omgaan met perfectionisme en accepteer dat niet alles perfect hoeft te zijn.

Wat zijn de wat minder bekende, verborgen vaardigheden van de secretaresse?

Intuïtie

Intuïtie is als een innerlijke gids die je helpt om snel beslissingen te nemen en situaties te doorgronden, zelfs als je niet alle feiten hebt. Als secretaresse kan je intuïtie je helpen om de behoeften en verwachtingen van je collega’s en leidinggevenden beter aan te voelen. Bijvoorbeeld, je voelt intuïtief aan wanneer een vergadering niet goed verloopt en je kunt dan proactief ingrijpen door de sfeer te verlichten en/of de agenda aan te passen. Zo kan je je intuïtie verder ontwikkelen:

• Neem regelmatig de tijd om te mediteren of te reflecteren, zodat je je bewust wordt van je innerlijke stem.
• Vertrouw op je eerste indrukken en gevoelens, zelfs als ze niet direct rationeel te verklaren zijn.
• Evalueer achteraf of je intuïtie je juist heeft geleid en leer van ervaringen.
• Houd een dagboekje bij waarin je je gevoel/intuïtieve ingevingen en de resultaten daarvan noteert.
• Experimenteer met mindfulness technieken om je bewustzijn en je vermogen om intuïtieve signalen op te pikken en te vergroten.

Empathie

Empathie is het vermogen om je in te leven in de gevoelens van anderen. Empathie kan je helpen om effectiever te communiceren en relaties op te bouwen met collega’s en klanten. Bijvoorbeeld, door je in te leven in de stress die je collega ervaart door een strakke deadline, kan je hem of haar beter ondersteunen en helpen om de situatie te beheersen. Een klein stappenplan met tips voor het tonen van empathie:

• Luister actief naar wat de ander zegt en toon oprechte interesse in hun verhaal.
• Stel vragen om beter te begrijpen wat de ander doormaakt en hoe je hen kunt helpen.
• Gebruik non-verbale signalen zoals oogcontact en lichaamstaal om begrip en steun uit te drukken.
• Wees je bewust van je eigen vooroordelen en beperkingen en probeer deze los te laten om een dieper begrip van anderen te bereiken.
• Oefen met het verplaatsen in verschillende perspectieven door jezelf voor te stellen hoe je in de schoenen van de ander zou staan.

Improvisatievermogen

Als secretaresse moet je snel kunnen schakelen en creatieve oplossingen kunnen bedenken voor complexe, onverwachte uitdagingen. Jouw improvisatievermogen helpt je om flexibel te reageren op veranderende omstandigheden en om effectief te blijven presteren, zelfs als alles anders loopt dan gepland. Mocht die belangrijke spreker voor jullie symposium toch last-minute ziek zijn, dan heb jij natuurlijk een plan B. Tips om je improvisatievermogen nog verder op te krikken:

• Stel je open voor nieuwe ideeën en benaderingen en durf buiten de gebaande paden te denken.
• Oefen met het snel aanpassen aan veranderende situaties door bijvoorbeeld een keer spontaan een rollenspel met een collega te doen.
• Leer van mislukkingen en fouten door te reflecteren op wat er is gebeurd en te bedenken hoe je in de toekomst beter zou kunnen reageren.
• Stel een ‘probleem-oplos’ (brainstorm)groep met een aantal collega’s samen, waarin je mogelijke oplossingen voor verschillende scenario’s bedenkt.
• Oefen met het omgaan met onverwachte situaties door ‘wat-als’ scenario’s te bedenken. Maak voor jezelf aantekeningen met hoe je zou kunnen reageren.

Het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende taken en rollen

Als secretaresse kan jij moeiteloos tussen verschillende taken en rollen schakelen. Of het nu gaat om het beantwoorden van telefoontjes, het plannen van vergaderingen, of het ondersteunen van projecten, je weet altijd waar je prioriteiten liggen en hoe je je tijd het beste kunt verdelen. Deze tips helpen je om effectief te schakelen tussen verschillende taken en rollen:

• Maak gebruik van planningstools zoals agendasoftware om je taken te organiseren en te prioriteren.
• Blijf flexibel en bereid om je aan te passen aan veranderende omstandigheden en prioriteiten.
• Neem regelmatig pauzes om je geest te verfrissen en te voorkomen dat je overweldigd raakt door de hoeveelheid werk.
• Maak gebruik van time management technieken zoals de Pomodoro-techniek om gefocust te blijven op één taak tegelijk.
• Werk aan het delegeren van taken die je kunt uitbesteden aan anderen, zodat je je kunt concentreren op de taken die echt jouw aandacht vereisen.

Door deze verborgen secretaresse vaardigheden optimaal in te zetten, kan jij als secretaresse uitblinken in je rol en van onschatbare waarde zijn voor de organisatie waarvoor je werkt.