Vergadermeters

Dit artikel gaat over timemanagement bij vergaderen. Over timemanagement en tijdbewaking heb ik vaker geschreven. Het is tenslotte een belangrijk onderdeel van vergaderen. Als je weet wat je doet en je kunt het in tijd beperken vergader je immers effectief en efficiënt.

Een paar jaar geleden waren vergadermeters een nieuwtje

Waar ik ook keek op internet als ik zocht op vergaderen kwam ik vergadermeters tegen. Nu is het blijkbaar weer uit, want zoekresultaten leveren me alleen die oude artikelen op.

Toch wil ik er aandacht aan besteden. Het is nuttig om te weten hoeveel geld een vergadering kost. En hoeveel geld het de organisatie kost als iemand bijvoorbeeld een kwartier te laat komt en de rest van de deelnemers zitten te wachten.

Vergadermeters zijn eigenlijk heel simpel

Het idee van een vergadermeter is dat je uitrekent wat een vergadering kost. Zo kan je ook uitrekenen wat het kost als je een kwartier te laat begint omdat iemand nog ‘even’ moet telefoneren of omdat iemand altijd te laat komt. De rest van de deelnemers aan de vergadering zit die tijd te wachten en niets te doen. Jammer van de tijd. En door deze vertraging komt de vergadering meestal daarna ook moeilijker op gang. Je kwam immers vol energie aan en moest toen wachten. Weg energie… Jammer.

Een vergadermeter werkt zo

Je voert in een excell-sheet in hoe lang je vergadert in uren en dan de uurlonen van de aanwezigen. Dat vermenigvuldig je met elkaar. En je telt alles bij elkaar op. Als je twee uur vergadert vermenigvuldig je elk uurloon met twee en telt alles op.

Je zult versteld staan hoeveel geld er omgaat in vergaderen.

Het is niet alleen geld dat verspild wordt met een slechte vergadering. Maar ook de tijd van de deelnemers, hun goede humeuren en het vertrouwen dat ze hebben in het vergadercircuit bij jullie organisatie.

Het is dus heel belangrijk om goed te weten wat het doel van de vergadering is, wie er echt bij moet zijn en heel bewust uit te kiezen welke agendapunten je wilt behandelen.

Op internet kan je kant-en-klare vergadermeters kopen. Dat is vooral voor het visuele effect tijdens de vergadering nuttig. Je ziet zo het geld er door heen schieten.

Maar het hoeft natuurlijk niet met zo’n echte meter. Wat ik hierboven schreef over een excell-blad waarin je alles bij houdt werkt ook. Het is een stuk goedkoper en je kunt het gebruiken om bijvoorbeeld je vergaderingen een maand of een kwartaal zo bij te houden. Dan heb je een goed idee hoeveel geld je vergadering kost.

Reacties zijn welkom op mijn website en onder dit artikel!

Veel plezier en succes met je vergaderingen!

Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website. Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link: ‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje ’10 Tips over Besluitvorming.’

Carla zorgt dat je meer resultaten uit je vergaderingen haalt.
Elke 2 weken gratis tips in de VergaderSter.
Meer informatie: www.vergaderendoejezo.nl of 06 20809676

Ik ben ook te volgen op:
LinkedIn nl.linkedin.com/in/carlavandenbos
Twitter @Carlavandenbos
Facebook www.facebook.com/vergaderendoejezo