Vergeet je Engelse out-of-office reply niet deze zomer!

Het is weer feest: de zomerperiode met het bijbehorende vakantietripje is aangebroken! Hopelijk lukt het jou om in je vrije dagen fulltime te ontspannen en je smartphone waarop je werkberichtjes binnenkomen zo ver mogelijk uit het zicht te houden. Wil je toch je smartphone gebruiken, bijvoorbeeld om je familie en vrienden mee te laten genieten van de zomerse vakantiekiekjes, dan raad ik je aan om de app van je werkmail tijdelijk te verwijderen of er in ieder geval voor te zorgen dat deze tijdelijk offline staat. Zo kun je echt genieten van je welverdiende rust, zonder gestoord te worden door mailtjes van klanten.

Maar vergeet je automatische out-of-office reply niet!

Want hoewel het heerlijk is om vakantie te vieren en je werk even te laten voor wat het is, is het natuurlijk wel handig om zakelijke contacten in te lichten over jouw afwezigheid! Zo snappen zij ook waarom het ineens een stuk langer duurt voordat jouw antwoord op een mail hun inbox binnenkomt.

Heb je voor je werk ook regelmatig contact met Engelssprekende contacten? Dan is het belangrijk om niet alleen een Nederlandse, maar ook een Engelse versie van de out-of-office reply aan te zetten. Je kunt bijvoorbeeld één automatische mail laten versturen waarin zowel de Nederlandse als de Engelse versie van de out-of-office reply staan. Om je een stuk op weg te helpen met de Engelse versie, heb ik 10 Engelse out-of-office replies voor je verzameld. Kwestie van kopiëren en plakken, en jij kunt met een gerust hart op vakantie!

Extra leestips

• Afspraken maken in het Engels?
• Engels telefoonzinnen nodig? Lees ook -> Klantgericht telefoneren doe je zo!

Engelse out-of-office replies

1. Thank you for your message. I will be out of the office from [date] until [date]. I will be checking emails [once a week, every day, etc], but may not be able to respond immediately. For assistance about [the program, feature, etc.], please look at the website at [website address]. If you need an immediate response, contact [name of stand-in] at [phone number] ext. [phone number; extension] or by email at [email].
2. Thank you for your email. I am out on a business conference from Monday, [date] and your email will not be forwarded. Should the matter be important, please contact [email address] in my absence.
3. We are presently on an exciting business trip for an undetermined amount of time, that deals with a company expansion venture. Delays in responding are apologized for in advance. Meanwhile, you can check out our website [website link] to know more about our latest plans. Hope you find all the information you need.
4. I am out of the office until [date]. If your need is urgent please email [email address].
5. Please note that I am now out of the office until [date]. If you need a response urgently, please phone [phone number] between 9am and 5pm except for weekends and public holidays, or email [email address]. If you have an urgent enquiry about [name of service/product], please contact [name] on [phone number] or on email [email address]
6. Thank you for your e-mail. I am currently out of the office. My emails are not being forwarded. Alternatively please forward all urgent emails to [name] at [email address].
7. Thank you for your e-mail. I am out of the office until [date]. If you are expecting a reply, I will respond as soon as I can after this date. In the meantime, if your message is urgent, please contact one of the following: for messages about [project name] contact [name] at [email address]; for messages about [project name] contact [name] at [email address]; for general enquiries contact [name] at [email address]. With many thanks and all best wishes,
8. Hi, I am currently out of the office until [date]. I will not have access to email in my absence. For urgent queries, contact my mobile. For my mobile number contact a member of the [name of team].
9. Thank you for your message. I am out of the office, and will return on [date]. I will respond to your email on my return.
10. Thank you for your email. I will be out of the office from [date] returning on [date]. Please leave a message and I will get back to you on my return. Regards [name]

Tot slot wens ik je een heerlijke, ongestoorde vakantieperiode!

Geschreven door Anneke Drijver
Improve Your Business English