De voorbereiding van je vergadering in 4 stappen

Door een goede voorbereiding vergader je beter. Iedereen weet immers waar het over gaat. Iedereen heeft al stukken gelezen, er over nagedacht en erover gepraat. Met deze methode is je vergadering gestructureerder en korter en neem je makkelijker besluiten.

Dus waarom zou je het niet proberen?

De voorbereiding van je vergadering in 4 stappen

1. Maak werk- of themagroepen over de onderwerpen waar jullie over vergaderen. De meeste vergaderingen gaan over vaststaande onderwerpen, die zich goed lenen om verdeeld te worden over kleine groepen.

2. Vraag de deelnemers van de vergadering zich aan te sluiten bij één of meerdere werk- of themagroepen. Dit heeft het voordeel dat mensen die affiniteit met en kennis en ervaring over een bepaald onderwerp hebben met het onderwerp aan de slag gaan. De deelnemers zijn actiever betrokken.

3. De werk- of themagroep behandelt voor de vergadering alle agendapunten over ‘hun’ onderwerp. Tijdens deze werk- of themagroepvergadering is de groep klein. Hierdoor komt iedereen makkelijk aan het woord. Iedereen kan erover mee praten. Alle ervaring en kennis over het onderwerp wordt dus gehoord en gebruikt om te komen tot een goed advies aan de vergadering.

4. Tijdens de vergadering praat één iemand namens de werk- of themagroep. Hij of zij vertelt wat er besproken is en wat de groep als advies geeft aan de vergadering over dit agendapunt. Een groot voordeel hierbij is is dat tijdens de vergadering maar één iemand, in plaats van alle leden van de groep, praat namens een groep. De voorzitter vraagt daarna hooguit: is alles hiermee gezegd wat de werkgroep in wil brengen. Het is prettig als de woordvoerder steeds iemand anders is, zodat de persoonlijke inbreng en presentatie de inhoud niet bepaalt.

Wil je hier op reageren? Dat kan op de website van Vergaderen doe je zo!

Wil je er meer over weten? Dit is een onderwerp dat Carla van den Bos ook behandelt in het volgende gratis webinar, Slimmer Vergaderen op donderdag 4 april. Aanmelden voor het webinar kan op vergaderendoejezo

Succes en plezier met jullie vergaderingen!

Met dank aan: Carla van den Bos

Wil je effectiever vergaderen? Ik zorg ervoor!
Elke 2 weken gratis tips in de VergaderSter. 
Meer informatie: www.vergaderendoejezo.nl of 06 20809676