Voorkom brandjes blussen: houd overzicht op gedelegeerde zaken

In jouw functie krijg je regelmatig te maken met uitstaande acties die afhankelijk zijn van anderen, zoals bestellingen die nog binnen moeten komen of reacties waar je op wacht. Hoewel de bal even niet bij jou ligt, wil je toch zeker weten dat alles op tijd gebeurt. Maar hoe kan je overzicht houden op al deze openstaande acties en zorg je ervoor dat je snel kunt ingrijpen als er iets mis dreigt te gaan?

Misschien heb je een geweldig geheugen en ontgaat jou nooit iets. Maar de kans is groot dat je brein je niet altijd op het juiste moment herinnert aan wat er nog moet gebeuren. Hoe vaak gebeurt het niet dat je pas bedenkt wat je had moeten doen als je het kantoor al hebt verlaten, of – nog erger – net in bed ligt? Je brein is fantastisch in nadenken en plannen, maar het bijhouden van openstaande acties kan tegenwoordig echt een stuk slimmer en handiger.

Overzicht houden met goed georganiseerde geheugensteuntjes

Maak het jezelf makkelijk en gebruik een ‘Wachten op lijst’ om overzicht te houden op alles wat nog moet gebeuren. Deze aanpak is geïnspireerd door productiviteitsmethodes zoals Getting Things Done van David Allen, maar kan eenvoudig worden aangepast aan jouw persoonlijke voorkeuren en tools. Het bijhouden van deze lijst helpt enorm om verrassingen te voorkomen en ervoor te zorgen dat taken op tijd worden afgerond. Er is niets vervelender dan op het laatste moment brandjes blussen, omdat je vergeten was dat een actie nog openstond.

Een goed systeem om al je geheugensteuntjes overzichtelijk te organiseren, kan met digitale tools zoals Microsoft To Do, Trello of Asana. Zo houd je in de gaten of anderen hun verplichtingen nakomen, voordat deadlines in gevaar komen of je zelf onverwacht moet ingrijpen.

Veel organisaties werken al met Microsoft Office producten, waardoor het voor de hand ligt om ook Microsoft To Do te gebruiken. Deze handige tool is direct geïntegreerd in Outlook en Teams, waardoor je eenvoudig je ‘Wachten op lijst’ en andere taken kunt beheren. Je kunt moeiteloos taken toevoegen vanuit e-mails of vergaderingen en automatische herinneringen instellen. Alles op één plek, zodat je niets over het hoofd ziet en altijd op tijd kunt handelen.

Hoe stel je prioriteiten binnen je ‘Wachten op lijst’?

Het hebben van een ‘Wachten op lijst’ is een goed begin, maar zonder prioriteiten kan het alsnog lastig zijn om de juiste zaken op tijd op te pakken. Niet alle acties hebben dezelfde urgentie of impact. Daarom is het belangrijk om prioriteiten te stellen binnen je lijst.

• Stap 1: Stel automatische herinneringen en meldingen in. Tools zoals Microsoft To Do en Trello bieden de mogelijkheid om deadlines en herinneringen in te stellen. Je kunt automatische meldingen ontvangen wanneer een taak nadert of wanneer het tijd is om een actie te controleren. Hierdoor hoef je niet constant handmatig je lijst bij te werken en krijg je op tijd een seintje om actie te ondernemen.
• Stap 2: Categoriseer op urgentie en belangrijkheid. Maak bijvoorbeeld een onderscheid tussen zaken die deze week al opgepakt moeten worden en zaken die langer de tijd hebben. Digitale tools zoals Microsoft To Do of Trello laten je eenvoudig deadlines en prioriteiten toevoegen aan elke taak, waardoor je overzicht houdt op wat écht belangrijk is.
• Stap 3: Gebruik kleurcodes of labels. In tools zoals Trello kun je kleurcodes of labels gebruiken om een visueel onderscheid te maken tussen verschillende prioriteiten. Zo zie je in één oogopslag welke zaken urgent zijn en welke minder aandacht vereisen.
• Stap 4: Regelmatig evalueren. Plan bijvoorbeeld aan het begin van de week een moment in om je lijst te evalueren. Zijn er nieuwe zaken bijgekomen die nu prioriteit hebben? Moet er iets verschoven worden? Dit geeft je controle en voorkomt dat je verrast wordt door onverwachte problemen.

Hoe zorg je ervoor dat je niet vergeet om op te volgen?

Het bijhouden van een ‘Wachten op lijst’ is een geweldige manier om overzicht te houden, maar zonder een goede opvolging kunnen sommige zaken alsnog tussen wal en schip vallen. Het is essentieel om tijdig reminders in te stellen en actief je lijst te monitoren.

• Stap 1: Stel automatische herinneringen in. Veel digitale tools, zoals Asana of Microsoft To Do, bieden de mogelijkheid om herinneringen in te stellen. Zorg dat je voor elke actie een reminder krijgt op het moment dat je het moet checken. Dit voorkomt dat je afhankelijk bent van je geheugen.
• Stap 2: Maak gebruik van een dagelijkse of wekelijkse check-in. Bouw een routine in waarin je dagelijks of wekelijks je ‘Wachten op lijst’ doorneemt. Dit kan bijvoorbeeld aan het begin van je dag of week, afhankelijk van hoe vol je lijst is. Zo weet je zeker dat je geen actie over het hoofd ziet.
• Stap 3: Houd ruimte voor flexibiliteit. Soms komen er onverwachte zaken tussen die jouw planning in de war gooien. Zorg dat je je ‘Wachten op lijst’ flexibel kunt aanpassen en dat je tijd hebt om te reageren als iets meer aandacht of sneller handelen vereist.

Slimmer werken met de ‘Wachten op lijst’

Wanneer je wacht op een actie van iemand anders, is het slim om deze meteen toe te voegen aan je ‘Wachten op lijst’. Maar hoe haal je het meeste uit deze lijst?

• Maak een aparte takenlijst of categorie aan. Of je nu gebruikmaakt van digitale tools zoals Microsoft To Do of een andere app, het is handig om een aparte lijst of categorie aan te maken voor jouw ‘Wachten op’ items. Als je niet veel openstaande acties hebt, volstaat een categorie binnen je bestaande takenlijst ook.
• Gebruik een realistische einddatum. Geef elke actie een einddatum: dit kan de datum zijn waarop je de status wilt checken of wanneer je de uiteindelijke terugkoppeling/levering verwacht. Op deze manier kun je tijdig opvolgen zonder afhankelijk te zijn van anderen die hun deadlines niet halen.
• Check je lijst regelmatig, maar niet te vaak. Hoe vaak je je ‘Wachten op lijst’ bekijkt, hangt af van hoeveel acties erop staan. Voor drukke lijsten kan dagelijks even checken handig zijn, maar vaak volstaat één keer per week. Zo blijf je op de hoogte zonder dat je er steeds naar hoeft te kijken.
• Onderneem actie wanneer deadlines naderen. Zodra een deadline dichterbij komt, stuur je een herinneringsmail of volg je de status even op door de actie na te bellen. Dit voorkomt verrassingen en zorgt ervoor dat je tijdig kunt ingrijpen als iets vertraagd is.

Hoe kan je visueel en samenwerkingsgericht overzicht houden op openstaande acties?

#1 Gebruik een Kanban-bord

Een visuele manier om overzicht te houden op je openstaande acties is door gebruik te maken van een Kanban-bord. Dit kan fysiek met sticky notes, maar ook digitaal met tools zoals Trello, Jira, of Microsoft Planner. Door acties in kolommen te verdelen, zoals ‘Te doen’, ‘In behandeling’, en ‘Afgerond’, zie je in één oogopslag de voortgang van je taken. Dit helpt je om gefocust te blijven en prioriteiten beter te managen.

#2 Overzicht houden met gedeelde projectlijsten in Microsoft Teams

Als je samenwerkt met een team, is het slim om gedeelde projectlijsten direct in Microsoft Teams op te zetten. Je kunt hiervoor de Taken-app gebruiken, die geïntegreerd is met Planner en To Do. Hiermee kun je binnen een Team of kanaal taken aanmaken, toewijzen aan collega’s, deadlines instellen en de voortgang volgen. Zo hebben alle teamleden op elk moment toegang tot de lijst, kunnen ze real-time updates doorvoeren en blijf je altijd op de hoogte van wie waarmee bezig is en wat er nog moet gebeuren. Dit voorkomt miscommunicatie en zorgt dat iedereen op dezelfde pagina zit.