Werken met meerdere mensen in Excel

Werk jij wel eens met meerdere mensen in hetzelfde Excel bestand?

Natuurlijk heb je in elke kolom netjes een soort gegeven ingevoerd, maar de ene collega noteert de postcode zonder spatie en de ander plaatst voor het gemak ook even zijn of haar opmerkingen in de kolom met data. Het resultaat? Een onwerkbaar Excel bestand en problemen bij de rapportage.

Problemen voorkomen

Gegevensvalidatie voorkomt het probleem. Door hiervoor te kiezen bepaal je vooraf wat er in een cel ingevoerd mag worden en wat niet. Gegevensvalidatie dwingt medegebruikers van het bestand als het ware tot een goede input.

Hoe werkt gegevensvalidatie?

In de kolommen bestemd voor invoer van data kun je ervoor zorgen dat ook werkelijk alleen data worden ingevoerd. Dit doe je als volgt:

• Selecteer de hele kolom waarin data moeten worden ingevoerd.
• Kies in het menu Gegevens voor Gegevensvalidatie
• Kies onder Toestaan bijvoorbeeld voor Datum*
• Geef vervolgens aan tussen (of boven) welke waarden de datum moet komen die wordt ingevoerd
• Sluit af met Ok.

In de kolom Datum kun je nu alleen maar data invoeren. Dat betekent dat het niet mogelijk is om in die kolom bijvoorbeeld een opmerking te plaatsen of een andere waarde in te voeren.

* Naast Datum kun je ook kiezen voor:

• Geheel getal
• Decimaal
• Tijd
• Lengte Tekst (handig bij de postcode!)

Je kunt ook kiezen voor Lijst. Door Lijst aan te klikken heb je de mogelijkheid om bij Bron een bereik van cellen in te voeren. Op deze manier kun je de selectie dynamisch maken.

Invoerbericht

Werk je met meerdere mensen in een bestand? Dan kan het ook prettig zijn om een invoerbericht in te geven.

• Selecteer Gegevensvalidatie in het menu Gegevens
• Selecteer het tabje Invoerbericht
• Voer een titel en een bericht in.

Foutmelding

Je kunt ook een foutmelding invoeren. Wil iemand dan toch tekst invoeren in een datumveld? Dan krijgt hij of zij een foutmelding.

• Selecteer de tab Foutmelding
• Voer een titel en een bericht in.

Een invoerbericht of foutmelding wordt getoond zodra iemand de betreffende cel selecteert.

Kom je er toch niet (helemaal) uit? Neem dan even contact met mij op.

Geschreven door Jort van Woggelum