Werken met meerdere mensen in Excel

door Jort van Woggelum · 20 oktober 2015

Werk jij wel eens met meerdere mensen in hetzelfde Excel bestand?

Natuurlijk heb je in elke kolom netjes een soort gegeven ingevoerd, maar de ene collega noteert de postcode zonder spatie en de ander plaatst voor het gemak ook even zijn of haar opmerkingen in de kolom met data. Het resultaat? Een onwerkbaar Excel bestand en problemen bij de rapportage.

Problemen voorkomen

Gegevensvalidatie voorkomt het probleem. Door hiervoor te kiezen bepaal je vooraf wat er in een cel ingevoerd mag worden en wat niet. Gegevensvalidatie dwingt medegebruikers van het bestand als het ware tot een goede input.

Hoe werkt gegevensvalidatie?

In de kolommen bestemd voor invoer van data kun je ervoor zorgen dat ook werkelijk alleen data worden ingevoerd. Dit doe je als volgt:

Selecteer de hele kolom waarin data moeten worden ingevoerd.
Kies in het menu Gegevens voor Gegevensvalidatie
Kies onder Toestaan bijvoorbeeld voor Datum*
Geef vervolgens aan tussen (of boven) welke waarden de datum moet komen die wordt ingevoerd
Sluit af met Ok.

In de kolom Datum kun je nu alleen maar data invoeren. Dat betekent dat het niet mogelijk is om in die kolom bijvoorbeeld een opmerking te plaatsen of een andere waarde in te voeren.

* Naast Datum kun je ook kiezen voor:

Geheel getal
Decimaal
Tijd
Lengte Tekst (handig bij de postcode!)

Je kunt ook kiezen voor Lijst. Door Lijst aan te klikken heb je de mogelijkheid om bij Bron een bereik van cellen in te voeren. Op deze manier kun je de selectie dynamisch maken.