Word Tip: Inkoppertje

Werk je wel eens aan grote documenten met vele pagina’s? Of gebruik je veel hoofdstukken en/of paragrafen? Dan kan het nogal lastig zijn om door de bomen het bos te zien. Je raakt het overzicht kwijt met welk hoofdstuk of welke paragraaf je nu precies bezig bent. Er zijn echter wat leuke extra functionaliteit in Word die je hierbij kunnen helpen.

Door bijvoorbeeld gebruik te maken van het Navigatievenster, kun je aan de zijkant van je document een makkelijk overzicht krijgen van al je hoofdstukken en paragrafen. Deze kun je inklappen door op het driehoekje links van een hoofdstuk of paragraaf te klikken. Het navigatievenster kun je aanzetten door in het Lint naar ‘Beeld’ te gaan en vervolgens bij ‘Weergeven’ de optie ‘Navigatievenster’ aan te vinken.

In het navigatievenster heb je 3 opties:

• Koppen: geeft een overzicht van alle hoofdstukken en paragrafen. Deze kun je dus netjes inklappen.
• Pagina’s: hier zie je een grafische weergave, per pagina, van de indeling van je document.
• Resultaten: dit geeft alle locaties weer van het zoekargument wat je ingevuld hebt bij ‘Document doorzoeken’

Een andere mooie functionaliteit zit in Word versie 2013. Mocht je deze versie niet geïnstalleerd hebben, dan is het misschien een mooi moment om de baas eens lief aan te kijken!?

In deze versie kun je namelijk ook de tekst van je document inklappen. Dit is handig om grote stukken tekst tijdelijk even te verbergen, zodat je je alleen kunt focussen op de tekst die je moet bewerken. Als je met je muis op een kop-regel gaat staan, van een hoofdstuk of paragraaf bijvoorbeeld, dan zie je links van deze regel weer een driehoekje staan. Als je hierop klikt, wordt de tekst ingeklapt. Het driehoekje verandert in een licht driehoekje wat altijd zichtbaar blijft, zodat je weet dat er tekst verborgen is.

Wil je alle koppen in één keer uitvouwen of samenvouwen, klik dan met de rechtermuisknop op een driehoekje en selecteer ‘Uitvouwen of samenvouwen’ en selecteer respectievelijk ‘Alle koppen uitvouwen’ of ‘Alle koppen samenvouwen’.

Houdt wel rekening met de volgende zaken:

• De verborgen tekst wordt wél meegenomen als je gaat zoeken naar bepaalde woorden
• De verborgen tekst wordt NIET meegenomen als je het document gaat printen!

Dit laatste is weer handig als je slechts gedeelten van de tekst van je document wilt verspreiden naar anderen. Je kunt dan de tekst verbergen, naar een PDF document printen en dit PDF document vervolgens verspreiden.

Succes met het gebruiken van deze inkoppertjes. Mocht je toch nog vragen hebben, schroom niet om contact op te nemen.

Johan van Wensen