Word: zoeken en vervangen

Stel dat je een woord in je tekst consequent verkeerd hebt geschreven. Of de naam van een product wijzigt. Of, waarschijnlijk ook een veel voorkomende, je moet de tekst van een collega redigeren en daar zitten consequente fouten in. Hoe wijzig je deze dan? Loop je de hele tekst na en wijzig je alles handmatig, of doe je dit in 1 keer voor het gehele document?

De functie zoeken en vervangen

Je kunt dus in 1 keer je hele tekst doorzoeken en de fouten verbeteren. Stel je voor dat je notulen hebt met de naam van je nieuwe collega Sophie, alleen schrijf je het als Sofie. Ga dan naar het tabblad Start en klik bij Bewerken op Vervangen. Of gebruik de sneltoets Ctrl + H.

In het bovenste veld, bij Zoeken naar, typ je Sophie, in het veld Vervangen door typ je Sofie. Om de naam te vervangen heb je drie opties.

1. Vervangen
   Klik op Vervangen om het eerstvolgende woord te vervangen.
2. Alles vervangen
   Klik op Alles vervangen om in 1 keer overal in de tekst Sophie te vervangen door Sofie, dus door de gehele tekst.
3. Volgende zoeken
   Wil je het vervangen liever nog een beetje in eigen hand houden, klik dan op Volgende zoeken. Er wordt dan gezocht naar de eerstvolgende keer dat er Sophie staat, waarna je zelf kunt kiezen of je dit woord wilt vervangen.

Meerdere woorden

In dit voorbeeld gebruikte ik slechts 1 woord bij zoeken en 1 woord bij vervangen. Dit kunnen ook meerdere woorden zijn. Heb jij bijvoorbeeld een tekst met “afdeling marketing” en moet dit “afdeling marketing en communicatie” worden, is dat geen probleem.

Hoofdletters

Bij het zoeken op bovenstaande wijze wordt er geen rekening gehouden met hoofdletters. Dit kan echter wel. Hiervoor klik je in het dialoogvenster Zoeken en vervangen (Ctrl + H dus) op Meer > >.

Vink je hier Identieke hoofdletters/kleine letters aan, wordt het woord (of de woorden) alleen vervangen als deze op exact dezelfde wijze is geschreven.

Extra mogelijkheden

Onderaan in het dialoogvenster Zoeken en vervangen zie je de opties Opmaak en Speciaal. Hiermee kun je bijvoorbeeld zoeken naar gegeven tabs of vaste afbreekstreepjes.

Dubbele spaties

Ik geef het direct toe: ik ben een pietlut. Dit houdt onder andere in, dat ik een hekel heb aan dubbele spaties. Deze ontstaan al snel als je teksten typt waarin je later nog gaat sleutelen. Mijn redigeeracties bestaan dan ook standaard uit een zoek- en vervangactie. Bij Zoeken naar plaats ik 2 spaties, bij Vervangen door 1. Door middel van Alles vervangen worden alle dubbele spaties vervangen door een enkele. Een kleinigheidje, maar het maakt je teksten zeker netter.

Let op: betreft het een brief, vergeet dan niet de dubbele spatie in de postcode terug te plaatsen…

Leestip: Veel secretaresses werken liever niet met opsommingen, omdat Word allerlei dingen op eigen houtje doet. Heb jij daar ook last van? Lees het vorige artikel van Joyce met handige tips over opsommingen.

Met dank aan Joyce Dunnewold

Iedere 2 weken schrijf ik een nieuw artikel op mijn website, waarin ik steeds een functie van Microsoft Office uitleg. Op dit moment staan er 73 artikelen op de website, dus een hele schat aan informatie. Naast het schrijven van de blog houd ik me ook bezig met het ontwikkelen van challenges en maak ik videoseries, natuurlijk ook over Microsoft Office. Daarnaast geef ik individuele trainingen. Neem daarom eens een kijkje op mijn website.