Zakelijke Engelse brief? Vermijd dubbelzinnigheid!

Waar let jij allemaal op als je een zakelijke Engelse brief schrijft? Natuurlijk houd je rekening met je woordkeuze en je zinsstructuur, en of je grammatica correct is. Toch kan er nog iets fout gaan wanneer deze drie aspecten wel kloppen. Heb je namelijk wel eens rekening gehouden met dubbelzinnigheid? Het vermijden van dubbelzinnigheid ligt aan de basis van vele etiquetteregels van zakelijke brieven. Ook is dubbelzinnigheid een van de laatste dingen die je wil op zakelijk gebied: het is namelijk belangrijk om zo duidelijk mogelijk te zijn.

Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat hetgeen wat je schrijft maar één mogelijke interpretatie heeft, en dat dit ook de interpretatie is die jij bedoelt. Hoe bereik je dit nou in een zakelijke Engelse brief? En hoe weet je zeker dat jouw zakelijke Engelse brief geen dubbelzinnigheden bevat? Dit artikel gaat gedetailleerd in op drie checkpoints die jou hiermee kunnen helpen.

Checkpoint 1: Syntax

Het is belangrijk om een correcte syntax te hebben. Wat dit precies betekent? Een verkeerde syntax betekent eigenlijk een verkeerde zin. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een foute zinsvolgorde of een misplaatste komma. Verkeerde syntax is één van de bekendste oorzaken van onbedoelde dubbelzinnigheid. Lees de volgende zin maar eens:

“I am sending you the famous statue by Miss. Peterson, with two golden feet and engraved face.”

Op het eerste gezicht lijkt er misschien weinig fout aan deze zin, en in principe begrijp je ook wat er bedoeld wordt. Toch is de syntax incorrect waardoor de zin eigenlijk een andere betekenis heeft. De two golden feet and engraved face verwijst nu namelijk naar Miss. Peterson in plaats van naar de famous statue. Dit komt vanwege de verkeerde syntax: het zinsdeel is namelijk direct achter Miss. Peterson geplaatst. Om dit op te lossen kan je de zin beter als volgt verwoorden:

“I am sending you the famous statue with two golden feet and engraved face by Miss. Peterson.”

Hoe check je je eigen zakelijke Engelse brief nu nauwkeurig op dit soort fouten? Loop je brief na het schrijven door en kijk hierbij kritisch en objectief naar de zinnen. Let hierbij extra op het kommagebruik, verwijswoorden (zoals these of those) en andere woorden die hun betekenis aan de context ontleden (zoals it).

Checkpoint 2: Dubbele ontkenning

Denk eens terug aan een wiskundeles op de middelbare school. Misschien herinner je je de volgende regel nog: min en min maakt plus. Net als met cijfers, is dit met taal ook het geval. Een zin als ‘I do not have no money’ betekent eigenlijk dat de spreker van deze zin wél geld heeft. Zinnen zoals deze bevatten een dubbele ontkenning, en dit wordt in Engelse spreektaal erg vaak gebruikt. In Engelse schrijftaal moet je zulke dubbele ontkenning echter vermijden, omdat het meerdere interpretaties en onduidelijkheid kan veroorzaken. Probeer je er dus bewust van te zijn dat je zinnen zoals hieronder probeert te vermijden:

• ‘The new guidelines won’t do anyone no good.’ (won’t + do)
• ‘We can’t find the tax papers nowhere.’ (can’t + nowhere)
• ‘There is no way the office can do nothing about it.’ (no + nothing)

Checkpoint 3: Vermijd superlatieven

Een superlatief is de overtreffende trap, zoals dat ‘best’ de superlatief van ‘goed’ is of ‘warmst’ van ‘warm’. Met superlatieven geef je dus eigenlijk aan dat een bepaalde zaak bovengemiddeld is (of dit nu positief of juist negatief is). Dit is in principe geen probleem, ook in je zakelijke Engelse brief niet. Pas echter op dat je niet overdrijft! Hoe meer superlatieven je namelijk gebruikt, hoe minder zakelijk je overkomt en hoe minder oprecht jouw brief overkomt. Dit kan interpretatiefouten veroorzaken.

Heb je een zakelijke Engelse brief geschreven? Scan deze dus altijd goed na om te controleren of er geen dubbelzinnigheden in je taalgebruik zitten. Met behulp van deze checkpoints schrijf je vast een dubbelzinnigheid-loze brief!

Met dank aan: Anneke Drijver, Improve Your Business English