Ze luisteren niet! 5 tips voor doeltreffend en prettig contact

Menig secretaresse en managementassistent bekruipt regelmatig het gevoel dat managers of directeuren niet echt naar ze luisteren. Deze assistants zijn gedreven om verbeteringen aan te brengen in de werkprocessen, en hebben hier vaak geweldig inzicht in. Maar hun enthousiasme staat weleens onder druk. Vanwege (schijnbaar?) gebrek aan belangstelling bij de directeur of manager(s) met wie ze werken.

Telkens presteren dezelfde collega’s het om op het laatste moment nog met te redigeren stukken aan te komen. Mensen wijzigen afspraken in hun agenda en geven dit doodleuk niet door aan jou als agendabeheerder. Directeuren geven tegenstrijdige signalen af over de verantwoordelijkheden rond risicomanagement. En ga zo maar door.

Dit soort zaken kosten je veel energie, die je verliest aan het telkens opnieuw pleiten voor een efficiënte werkwijze. Of aan flinke (al dan niet opgekropte) irritatie! Verder begin je er wellicht aan te twijfelen of men je wel serieus neemt. Je zelfvertrouwen of het vertrouwen in anderen lijdt er misschien wel onder. En de organisatie? Die is vele uren kwijt aan alle omslachtigheid.

Op veel plaatsen in de organisatie zijn sleutels te vinden om het tij te keren. Een ervan ligt in jouw communicatie. En die begint bij voorwaarde #1 voor succesvol communiceren: je contact met de ander. In dit artikel geef ik je 5 tips om dat te verbeteren.

Tip 1. Realiseer je dat iedereen een andere belevingswereld heeft. In je enthousiasme ben je gauw geneigd om van wal te steken over jouw idee. Maar stel dat iemand jou ineens ongevraagd van advies dient over je kledingkeuze. Hoe zou je dat ervaren? Misschien gaapt er een groot gat tussen jouw belevingswereld en die van je collega. Iedereen kijkt weer anders tegen “de werkelijkheid” aan. Prioriteiten liggen voor de een heel anders dan voor de ander, en met reden. Alleen als je je daarvan bewust bent, kun je ervoor zorgen dat de verschillen boven tafel komen en overbrugd kunnen worden.

Tip 2. Vraag! Deze tip sluit naadloos aan op de vorige. “Eerst begrijpen, dan begrepen worden” is een van de 7 eigenschappen van effectief leiderschap volgens Steven Covey. Luister dus, stel vragen, vraag door en vat samen. Stel open vragen, die beginnen met “hoe”, “wie”, “wat”, “waar”, “wanneer”. Een waarom-vraag werkt meestal minder goed. Die kan een verdedigende reactie oproepen. Vraag liever “hoe komt het dat…” of “wat maakt dat…”.

Tip 3. Creëer contactmomenten en stuur je aandacht. De dagelijkse hectiek zorgt er vast voor dat bijpraten er soms bij inschiet. Verwaarloos je dit structureel, dan geeft dat op langere termijn alleen maar tijdverlies. Zoek dus regelmatig contact! Informeer bijvoorbeeld waar de ander mee bezig is bij die klant, en hoe dat gaat. Of vraag hoe dat dagje zeilen was met man en kinderen. Wees je ervan bewust waar je aandacht is. Bij jezelf? Bij ergernissen die je ook nog naar voren wilt brengen? Of bij de ander en zijn of haar verhaal? Échte belangstelling wordt herkend. Als je interesse voorwendt, merkt je collega dat ook.

Tip 4. Kies een effectieve gedragsstijl. Een resultaatgerichte collega zit niet te wachten op uitgebreide verhalen. Die houdt van korte klappen. Wees dan ook kort en bondig. Een initiatiefrijke, dominante doener daarentegen, heeft behoefte aan erkenning. Kom daaraan (een stukje) tegemoet. Zo iemand raakt meer geïnteresseerd in jouw verhaal, als jij je ook sterk opstelt en je verhaal met bevlogenheid brengt.

Tip 5. Wees je bewust van je non-verbale communicatie. Kijk de ander regelmatig aan. Door je naar hem toe te keren, toon je dat je belangstelling hebt voor wat de ander zegt. Vanzelfsprekend? Misschien. Wees je er in elk geval van bewust dat je computerscherm, je IPad of je smartphone behoorlijke aandachttrekkers kunnen zijn. Je spreektempo, de klank van je stem en je gezichtsuitdrukking zijn andere non-verbale manieren om aansluiting tot stand te brengen. Onderschat het belang van deze tip niet. Je non-verbale communicatie is veel meer van invloed op je overtuigingskracht dan je woorden.

Met deze tips bouw je aan een zelfbewuste, plezierige en professionele uitstraling. En aan prettig contact in de werkrelatie. Met het leggen van deze basis ben je rustig regie aan het nemen. En dán kun je van start met de argumentatie voor jouw visie op efficiency binnen de organisatie. Zo krijg je meer voor elkaar met minder energieverbruik!

Hartelijke groeten, Heleen

Heleen ter Avest is eigenaar van Invest Coaching & Training in Huissen (onder Arnhem). Zij is gespecialiseerd in coaching en training van managementondersteuners: (directie)secretaresses, managementassistenten, administratieve krachten, teamleiders, personal assistents, officemanagers. Een coach/trainer die je beroep van binnenuit kent, gaat met je aan de slag. Dat werkt! Heleen biedt ondersteuning aan ieder die wil winnen aan professionele en persoonlijke kwaliteit en kracht.

Geïnteresseerd in winst? Zie haar website.