Zo herken je jouw valkuilen en zet je ze om in kwaliteiten

Als secretaresse ben je een van de belangrijkste schakels binnen een organisatie. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, afspraken worden gepland en nagekomen. Maar soms loop je tegen bepaalde persoonlijke valkuilen aan, die je werk kunnen bemoeilijken. Maar het is mogelijk om deze valkuilen te herkennen en proberen om te zetten in kwaliteiten die juist van toegevoegde waarde zijn in je werk. In dit blog bespreken we een aantal veelvoorkomende valkuilen van secretaresses en hoe je ze kunt ombuigen naar kwaliteiten.

#1 Perfectionisme

Een veelvoorkomende valkuil bij secretaresses is de eigenschap om perfectionistisch te zijn. Je wil alles tot in de puntjes verzorgen en geen fouten maken. Hoewel het streven naar het leveren van kwaliteit belangrijk is, kan overdreven perfectionisme leiden tot stress en tot minder efficiënt zijn. Het is belangrijk om te beseffen dat perfectie niet altijd haalbaar is en dat fouten maken menselijk is. Probeer daarom eens wat meer flexibiliteit toe te laten in je gedachten en focus op wat echt belangrijk is. Door je energie te richten op de grote lijnen kun je efficiënter werken zonder concessies te doen aan de kwaliteit van je werk.

#2 Moeite om ‘nee’ te zeggen

Als secretaresse ben je vaak een vraagbaak en wordt er van je verwacht dat je altijd paraat staat om te helpen. Dit kan ertoe leiden dat je moeite hebt met ‘nee’ zeggen en te veel hooi op je vork neemt. Hierdoor loop je soms over in je hoofd. Om deze valkuil om te zetten in een kwaliteit is het belangrijk om beter grenzen te stellen. Leer prioriteiten stellen en durf ook nee te zeggen als je merkt dat iets niet haalbaar is binnen de gestelde tijd of als het niet tot jouw takenpakket behoort. Op deze manier kun je beter focussen op waar jij echt goed in bent en voorkom je overbelasting.

#3 Gebrek aan assertiviteit

Secretaresses communiceren de hele dag. Zowel met collega’s als met externe partijen. Een valkuil die hierbij kan ontstaan, is een gebrek aan assertiviteit. Je durft misschien niet altijd voor jezelf op te komen of duidelijk jouw mening te geven. Om dit om te buigen naar een kwaliteit is het van belang om zelfvertrouwen op te bouwen. Oefen met het uitspreken van jouw ideeën en wees niet bang om jouw stem te laten horen. Door assertief te zijn, laat je zien dat jouw mening er ook toe doet en dat deze vaak een waardevolle bijdrage levert aan de resultaten.

#4 Minderwaardigheidsgevoelens

Soms hebben secretaresses last van het gevoel dat ze er minder toe doen. Vooral als ze worden vergeleken met andere functies binnen de organisatie. Dit kan ervoor zorgen dat je je eigen vaardigheden onderschat en niet het vertrouwen voelt om beslissingen te nemen of om je op het juiste moment over iets uit te spreken. Om dit negatieve gevoel om te zetten in een positieve eigenschap is het belangrijk om je bewust te worden van jouw waarde als secretaresse. Je bent een essentieel onderdeel van het team en jouw bijdrage wordt gewaardeerd. Neem de tijd om jezelf te ontwikkelen, bijvoorbeeld door het volgen van trainingen of cursussen, zodat je meer zelfvertrouwen opdoet.

Het herkennen van valkuilen en het ombuigen ervan naar kwaliteiten vergt tijd en oefening, maar het zal uiteindelijk leiden tot meer voldoening in je werk en een verbetering van je professionele vaardigheden.