Zo verbeter je je multitask-kwaliteiten zonder kwaliteitsverlies

Multitasking is een kunst en een belangrijke vaardigheid voor Support Professionals. Hoe kan je deze vaardigheid perfectioneren zonder de kwaliteit in gevaar te brengen? Multitasking gaat niet alleen over het jongleren met verschillende taken; het draait ook om het vinden van de juiste mix tussen efficiëntie en kwaliteit. Gelukkig kan jij de kunst van het multitasking ook beheersen: in dit blog bieden we je een aantal praktische tips om je multitask-kwaliteiten verder te verbeteren.

#1 Stel je juiste prioriteiten

Een van de cruciale stappen om multitasking te perfectioneren, is het stellen van de juiste prioriteiten. Maak daarom een to-do lijst van wat gedaan moet worden en orden al je taken op basis van urgentie en belangrijkheid. Gebruik hiervoor hulpmiddelen zoals bijvoorbeeld Microsoft to-do. Een simpel afvinklijstje in Excel kan ook volstaan. Op die manier blijf je overzicht houden en kan je verwachtingen managen. Maak je geen lijstje en laat je alles alleen in je geheugen zitten, dan is de kans groot dat je dingen gaat vergeten als je moet multitasken.

#2 Gebruik Office slimmer

Ontdek de geheimen van het Microsoft Office (365) pakket. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aan de handige functies in Outlook om slimmer te werken, zoals:

• De snelle stappen functie
• Het gebruik van (kleur)categorieën
• Het werken met taken

En denk ook eens aan de documentinspecteur in PowerPoint of het maken van sparklines in Excel. Door taken wat meer te combineren heb jij weer meer tijd over om andere taken op te pakken.

#3 Effectief tijdmanagement

Effectief Multitasken begint met effectief tijdmanagement. Verken praktische technieken om je tijd optimaal te benutten en deadlines te halen zonder stress. Denk hierbij aan gebruik maken van bijvoorbeeld de pomodoro-techniek.

Kijk ook eens kritisch naar al je andere werkzaamheden. Kan je daarin betere keuzes maken, zodat je meer tijd krijgt voor andere, belangrijke(re) zaken? Zitten er taken bij die je beter zou kunnen delegeren? Door regelmatig en kritisch te kijken naar waar je mee bezig bent, kan je je tijd effectiever indelen. Maak ook gebruik van tijdslots in je agenda (en in die van je manager) voor specifieke taken en houd je aan de indeling om effectief bezig te blijven.

#4 De kracht van ‘nee’ zeggen

Een van de valkuilen van multitasking is overbelasting. Oefen actief met het leren om eens wat vaker ‘Nee’ zeggen. We leven in een wereld, waarin we krijgen te horen dat alles kan en alles mogelijk is, maar als je niet oppast, dat kan dat leiden tot overbelasting en burn-out. De kracht van ‘Nee’ zeggen is daarom heel erg belangrijk.

Leestip: Warm “nee” zeggen is een koud kunstje

#5 Neem regelmatig pauzes

Pauzes nemen is geen teken van zwakte, maar eerder een strategie voor verbeterde multitasking. Pauzes nemen zorgt namelijk voor een frisse en creatieve geest, waardoor je er weer een tijdje tegenaan kan.

Je multitask-kwaliteiten verbeteren is misschien geen eenvoudige taak, maar met de juiste mindset en strategieën kun je best een heel eind komen, zonder af te doen aan de gewenste kwaliteit.