10 tips en tools die je leven als secretaresse makkelijker maken

door Ingeborg · 12 oktober 2022

Er komen dagelijks zoveel handige tools, tips en/of websites bij. Een beetje teveel om allemaal uit te schrijven…;-) Toch willen we er wel echt een paar met je delen, want deze maken jouw leven als secretaresse namelijk wel een heel stuk makkelijker. Lees ze door, installeer ze, test ze. Welke is jouw favoriet? Laat ons weten in de comments onderaan het artikel!

#1 Teamuitje organiseren? Beslis samen en dit keer zonder gezeur!

Ga jij een teamuitje organiseren? Dan weet je hoe lastig dat soms kan zijn… Iedereen heeft altijd wel een mening over een bepaalde activiteit. Gelukkig kan je dit met VoteUp voorkomen (gratis via IPhone en er is ook een gratis webversie).

Hoe werkt het?
Je maakt een poll aan met een aantal activiteiten stuurt de stemuitnodigingen per sms (of je deelt een link via de mail). Je collega’s hoeven niets te installeren: de link brengt ze meteen naar de poll waar ze dan hun mening kunnen geven over elke optie. App is trouwens ook handig als je aan het brainstormen bent over de naam van een nieuw project of over een nieuwe kleur voor op de muur oid…;-)

#2 Grote bestanden versturen?

Is het bestand dat je wilt versturen te groot? WeTransfer is vanaf nu je beste vriend…;-)

#3 PDF’s bewerken?

PDF-je draaien? Meerdere PDF bestanden samenvoegen? Of converteren naar Word/Excel? Smallpdf is hiervoor een hele handige tool.

#4 Een veilig wachtwoord verzinnen?

Tegenwoordig heb je voor iedere website wel zo’n beetje een inlognaam + wachtwoord nodig. Kan dus soms best een uitdaging worden om weer iets nieuws te verzinnen. Surf daarom eerst even naar de gratis wachtwoordgenerator van LastPass en laat die site er gewoon eentje voor je verzinnen. Scheelt weer een hoop denkwerk…;-)

#5 Secretflying

Secretflying is een website die fouttarieven (error fares) of ‘geheime vluchten’ vindt en deelt. Deze aanbiedingen zijn beschikbaar op basis van beschikbaarheid. Je kunt op deze manier echt wel super goede vluchtdeals scoren!

#6 Gebruik de Snelle stappen functie in Outlook

Maak je regelmatig telefoonnotities? Of krijg je regelmatig facturen binnen die je iedere keer weer opnieuw gaat doorsturen? Maak het jezelf wat gemakkelijker door het aanmaken van Snelle Stappen. Je kunt daar echt zoveel profijt van hebben! Wil je weten hoe je een snelle stap maakt? Lees dan eerst even het artikel “De Snelle Stappen functie in Outlook“. Ook dit scheelt je zeeën van tijd.

#7 niets meer vergeten? Maak takenlijstjes!

Je kunt er een app voor gebruiken. Ideeën nodig? Wat dacht je van Microsoft To do, Remember the Milk of Todoist. Google maar even, dan kom je er vanzelf…;-)

Werk je met Outlook en krijg je mails met verzoeken om iets te doen? Sleep de mail dan heel simpel even naar de takenlijst in Outlook en geef de taak een datum. Zo vergeet je niets meer.

#8 Engelse spelling? Gebruik Grammarly

Ben jij regelmatig bezig met het opstellen van Engelse mails en twijfel je nog weleens over de vertaling en/of schrijfwijze? Gebruik dan Grammarly eens (is ook gratis).

#9 nieuwsbrieven maken?

Gebruik hiervoor Mailchimp of Mailerlite. Beiden werken met een zgn. Drag and Drop systeem en zijn tot een bepaald aantal abonnees ook nog gratis. In het artikel E-mailnieuwsbrieven maken met Mailchimp leggen we je uit hoe Mailchimp werkt.