3 Excel tips om je productiviteit te verhogen

door Ingeborg · 11 mei 2023

Excel is een handige tool voor het analyseren van gegevens, maar dan moet je wel weten hoe je het programma voor je kan laten werken. Weet jij bijvoorbeeld hoe de functie Voorwaardelijke opmaak werkt? Of hoe je moet Filteren? In dit blog leggen we het je graag uit (plus nog een andere handige tip!). Zo kan jij meer gedaan krijgen in minder tijd.

#1 Gebruik de knop Voorwaardelijke opmaak

Met de functie voorwaardelijke opmaak in Excel kun je automatisch cellen opmaken op basis van vooraf ingestelde voorwaarden. Excel maak dan automatisch cellen op die aan die bepaalde regels voldoen. Een voorbeeld hiervan is, kleuren toepassen op basis van bepaalde celwaarden. Als in een cel de waarde 100 of hoger is, dan wordt de cel groen gekleurd. Is de waarde lager dan 100, dan wordt de cel bijvoorbeeld rood gekleurd.

Een ander voorbeeld kan zijn opmaak toepassen op basis van tekstinhoud: als de inhoud van een cel dan bijvoorbeeld een bepaald woord of tekst bevat, dan wordt de cel oranje (of een ander kleurtje).

Er zijn nog veel meer regels op dit gebied die je zou kunnen toepassen. Denk hierbij eens aan datum- en tijdsverschillen: stel een regel in die bepaalt dat als een datum in een cel meer dan een week in de toekomst ligt, dat de cel dan rood wordt.

De mogelijkheden zijn bijna eindeloos met voorwaardelijke opmaak en het kan je veel tijd besparen bij het analyseren van gegevens.

#2 gebruik de functie Filteren

Met deze functie kan je snel gegevens in een tabel filteren. Je ziet dan alleen gegevens die aan bepaalde criteria voldoen. Dat kan je nogal wat zoekwerk schelen. Zo schakel je de functie Filteren in:

Selecteer de tabel (of het bereik dat je wilt filteren).
Ga naar het tabblad Gegevens in het lint en klik op de knop Filter. Er verschijnen dan pijltjes naast de kolomkoppen van de tabel. Klik op het pijltje naast de kolomkop waarop je wilt filteren. Dan verschijnt er een dropdown-menu met verschillende opties om op te filteren.

De functie Filteren helpt je om sneller gegevens te vinden zonder dat je de hele dataset/tabel handmatig hoeft te doorzoeken.

#3 Maak eens een grafiek

Een grafiek kan je helpen bij het visualiseren van gegevens. Zo maak je een grafiek:

Selecteer de gegevens die je wilt opnemen in de grafiek. Dit kan een kolom of rij zijn (of een groter bereik zoals een tabel).
Klik op het tabblad Invoegen in selecteer dan het type grafiek dat je wilt maken (soorten grafieken om uit te kiezen zijn bijvoorbeeld staafdiagrammen of lijndiagrammen etc.)
Zodra je het type grafiek hebt geselecteerd, zal Excel automatisch een nieuwe grafiek als figuur openen in het tabblad.
Je kunt daarna nog de opmaak zoals kleur, titel en legenda naar wens aanpassen.