3 tips om beroepsfouten te voorkomen

Je doet als freelance (zzp) secretaresse je uiterste best om alles binnen een bedrijf op rolletjes te laten verlopen. Toch is er een kans aanwezig dat je een fout maakt. Zelfs de kleinste fouten kunnen grote gevolgen hebben. Door een beroepsfout kun je je opdrachtgever (en jezelf) namelijk opzadelen met behoorlijke schade. Om deze reden is het verstandig om te voorkomen dat je zulke fouten maak. Maar hoe doe je dat? We hebben een paar tips op een rij gezet om dit soort fouten te voorkomen.

Beroepsfouten voorkomen

Voorkomen is beter dan genezen, dus is het verstandig om goed te weten wat je doet. Bijvoorbeeld door de opdracht die je hebt gekregen van de opdrachtgever of werkgever eerst helder op papier te zetten. Mocht het toch fout gaan, dan is het zeker handig als je van tevoren een aansprakelijkheidsverzekering hebt afgesloten. Het is mogelijk om zo’n beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor secretaresses af te sluiten. Op die manier kun je voorkomen dat je aansprakelijk wordt gesteld voor grote schades en deze zelf moet vergoeden. Uiteraard moet je er wel eerst alles aan hebben gedaan om die fouten te voorkomen.

Wees duidelijk in de communicatie

Secretaresse zijn betekent duidelijk communiceren. Dat is dan ook één van de eerste zaken die je op een cursus of opleiding leert. Toch communiceert iedereen anders en op een opleiding communiceren kan wel eens heel anders zijn dan in de praktijk. Niet ieder bedrijf is hetzelfde. Waar bij het ene bedrijf over alles wordt gemaild of gebeld, is dat bij een andere onderneming helemaal niet het geval. Daarom is het goed om op papier te zetten wat er precies van je wordt verwacht. Stel meteen vragen als iets niet duidelijk is en vraag ook door als een bepaald onderdeel van de taak niet helemaal helder is. De meeste beroepsfouten van secretaresses worden veroorzaakt door onduidelijkheid en een gebrek aan heldere communicatie.

Houd je kennis op peil

Je kennis op peil houden is erg belangrijk. Zelfs als je al tien jaar als secretaresse werkt, kun je je kennis altijd bijschaven. Ieder beroep is in ontwikkeling. Je kunt bijvoorbeeld te maken krijgen met een andere manier van werken of het omgaan met andere computerprogramma’s. Volg daarom regelmatig workshops en bijscholingscursussen. Niets is zo belangrijk als je vakkennis op peil houden. Je kunt uit jezelf aan je werkgever vragen of je een bepaalde cursus kunt volgen om je vaardigheden aan te sterken. Als je als zzp secretaresse werkt, kun je deze cursussen het best zelf betalen. Dit is een vorm van investeren in jezelf. Op die manier word je aantrekkelijker voor andere opdrachtgevers.

Ga voorzichtig om met gevoelige informatie

Als secretaresse is het bijna niet te voorkomen dat je te maken krijgt met het behandelen van gevoelige informatie. Vroeg of laat krijg je er toch mee te maken. Het is belangrijk dat je er alles aan doet om die informatie binnen je werkgever of opdrachtgever te houden. Die documenten moeten dus niet op straat komen te liggen. Het is dus niet verstandig om vertrouwelijke documenten mee te nemen in het openbaar vervoer. De kans dat je papieren achterlaat die niet voor anderen bedoeld zijn, is groot. Het is dus belangrijk om te onthouden wanneer je met gevoelige informatie bezig bent. Wees dan extra voorzichtig.

Als je als zzp secretaresse te maken krijgt met zulke situaties, staat er vaak in een geheimhoudingsverklaring precies wat er van je wordt verwacht. Dat is in deze beroepsgroep heel normaal. Dat is al een signaal dat je extra voorzichtig moet zijn. Heb je altijd te maken met gevoelige informatie? Dan geeft je werkgever of opdrachtgever je vaak extra maatregelen mee hoe je met deze informatie om moet gaan. Ga je als zzp secretaresse aan de slag? Maak dan eerst een risicoanalyse van de opdrachtgever, zodat je zeker weet je dat je geen risico’s op torenhoge claims loopt.