4 Slimme updates in Microsoft Teams!

Vanuit Nedermeijer Office geven we inspirerende, vakgerichte Microsoft (365) trainingen, speciaal voor assistants. Alle trainers zijn zowel Microsoft trainer als ervaren assistant. Een enorm voordeel, we weten precies waar jij tegen aanloopt. Sinds maart vorig jaar zijn het aantal inschrijvingen voor onze open Teams-trainingen en de aanvragen voor ‘online incompany’ Teams-trainingen enórm toegenomen. Logisch natuurlijk, Teams is een wezenlijk onderdeel geworden van jouw gereedschapskist.

Assistants raken steeds meer bedreven in Teams en de vragen worden ook geavanceerder! In deze blogpost een viertal vragen van deelnemers, met als antwoord een Teams-update van Microsoft. Heb je ook vragen over Teams? Volg dan één van onze trainingen, want na een training bij Nedermeijer Office mag je onbeperkt vragen stellen over de lesstof en kun je je inschrijven voor onze update-sessies.

1 Hoeveel deelnemers kunnen er in een Teams-vergadering?

Op dit moment kunnen maximaal 300 personen deelnemen aan een Teams-vergadering. Veel van de assistants die deelnemen aan onze trainingen, zouden graag zien dat dit wordt uitgebreid. Nu kiezen ze bij meer dan 300 deelnemers voor een live event, wat vaak als ‘meer gedoe’ wordt ervaren. We hebben goed nieuws. In april wordt een update doorgevoerd waardoor er maximaal 1000 deelnemers in je ‘gewone’ Teams vergadering kunnen. Fijn voor grote vergaderingen of een presentatie van een CEO aan alle medewerkers.

2 Kan ik iemand anders aanwijzen als organisator van een Teams-vergadering?

Plan je een Teams-vergadering vanuit Outlook, dan is degene in wiens agenda je de vergadering plant, organisator. Best lastig, want alleen een organisator kan breakout rooms maken en hosten, de vergadering ‘beëindigen voor iedereen’ en de vergaderopties aanpassen. Dit laatste kun jij ook als je de vergadering hebt gepland. Microsoft heeft in juni 2021 een update aangekondigd: de co-organizer functionaliteit. We wachten nog even af hoe deze update er precies uit gaat zien, maar een co-organisator kan straks bijna alles wat een organisator kan, inclusief het aanpassen van de vergaderopties.

3 Kan ik een gastspreker of sollicitant in de lobby laten wachten?

Tot nu toe moest je creatief te werk gaan om bepaalde mensen, zoals gastsprekers of sollicitanten, in de lobby te laten wachten, terwijl alle anderen de lobby mochten omzeilen. Microsoft heeft naar onze wensen geluisterd en heeft deze maand een mooie aanpassing voor ons in petto. Bij de vergaderopties komt er nog een mogelijkheid bij. Je kunt er straks voor kiezen alleen personen die IN het vergaderverzoek staan, de lobby te laten passeren. Iedereen die de vergaderlink op een andere manier heeft verkregen moet in de lobby wachten. Stuur je gastsprekers of sollicitanten het linkje dus via een apart e-mailbericht, chatbericht of vergaderverzoek toe.

4 Kan ik ervoor zorgen dat niet iedereen zomaar lid wordt van de vergaderchatgroep?

Dat was voor velen even schrikken. Als je elke keer dezelfde vergaderlink gebruikt, bijvoorbeeld bij terugkerende vergaderverzoeken en je hebt eenmalig een gastspreker, dan wordt die persoon meteen een vast lid van de vergaderchatgroep. Heb je een wekelijks overleg en ooit is Piet van Personeelszaken een keer 10 minuten aangesloten in een mt-overleg, dan is Piet dus lid van de vergaderchatgroep en kan álles zien, ook de documenten die zijn opgeslagen in de vergaderchatgroep en alle opnamen en transcripties die worden gemaakt. Piet moet handmatig worden verwijderd uit de vergaderchatgroep. Vanaf de update in april is dit verleden tijd. Ook hier geldt: iedereen die IN het vergaderverzoek staat vermeld blijft lid van de vergaderchatgroep.

Meer weten? Volg een training speciaal voor assistants

Zomaar een kleine greep uit al het moois dat Microsoft voor ons in petto heeft. Heb je meer vragen, wil je meer weten van de mogelijkheden van Teams en de updates die eraan komen? We zien je graag bij één van onze trainingen, speciaal voor assistants!