5 handige tips om slimmer op afstand te kunnen werken

Jouw werk vraagt steeds meer flexibiliteit. Dat vergt wat van je, maar biedt ook veel nieuwe mogelijkheden. Leer de mindset, vaardigheden en afspraken kennen die nodig zijn om echt flexibel te kunnen werken en denken op het secretariaat. Leer bijvoorbeeld van VA’s!

VA’s maken gebruik van allerlei tools en apps waarmee ze hun werk efficiënter kunnen doen. Een paar voorbeelden:

1 Schermen delen in plaats van face-to-face afspreken

De mogelijkheid om online ‘schermen te delen’ (bijvoorbeeld via Teamviewer of Skype; je drukt op het plusje, et voilà) maakt dat je alles op afstand kan doen. Dus je kunt iemand ook uitleggen hoe de mappenstructuur op jouw harde schijf in elkaar zit of hoe je CRM-systeem werkt. Dit beperkt de noodzaak tot fysieke afspraken aanzienlijk.

2 Telefonische conferentie op je mobiel

Op het belscherm zit een ‘voeg toe’-knop die meestal wordt aangeduid met een +. Als je daarop klikt kun je meerdere mensen aan je gesprek toevoegen, op de meeste mobieltjes is dit gemaximeerd tot 5 personen. Een superhandige functie, waar je verder niks extra’s voor hoeft te installeren.

Laat je één dag inspireren hoe jij als flexibel denkende en werkende assistent weer echt het verschil kunt maken in de training Power flex assistant.

3 Je mobiel als scanner

Maak altijd een foto als er bij vergaderingen, besprekingen of presentaties een flipover of whiteboard wordt gebruikt. Deze kun je dan later heel makkelijk uitwerken. En koop voor het scannen van bonnetjes voor de boekhouding vooral geen dure scanner, maar download een pdf-scanner in de App store. In plaats van honderden euro’s te investeren ben je voor minder dan 5 euro klaar!

4 Chatten met collega’s

Voor kort overleg en communicatie die niet (via e-mail) bewaard hoeft te worden, is zakelijke chatsoftware ideaal. Microsoft Teams is hier tegenwoordig een veelgebruikte tool voor. Maar chatten kan natuurlijk ook via Skype voor bedrijven of het gebruiksvriendelijke Slack.

5 Tool om voortgang project te bewaken

Als collega’s op afstand werken, kunnen de kantoorwerkers het gevoel krijgen dat ze controle of overzicht verliezen. De status van projecten is makkelijk op afstand te volgen via projectmanagementsoftware. Trello is daar een goed voorbeeld van. Aan taken kun je deadlines, opmerkingen en bijlagen toevoegen. En iedere taak kan worden toegewezen aan een persoon.

Download de gratis whitepaper

Meer lezen over flexibiliteit op het secretariaat? Download de gratis whitepaper Flexibiliteit op het secretariaat als je meer wilt weten over flexibel werken en denken.