5 manieren om de basis te leggen voor hybride werken

De coronacrisis zorgt voor blijvende veranderingen. Van tijd- en plaatsgebonden werken gaan we naar hybride werkvormen. Expert Marianne Smits noemt vijf eigenschappen van het nieuwe werken.

Hebben we de afgelopen maanden samen de grootste revolutie van werk in deze eeuw gerealiseerd? Misschien wel. Iedereen die vóór covid-19 op kantoor werkte, werkt nu digitaal en voor een groot deel vanuit huis. Ook in de komende maanden zal digitaal werken vanuit huis nog de norm zijn. En toch denken we allemaal langer vooruit. Hoe gaan we werken als we straks weer naar kantoor mogen? Stappen we dan weer anderhalf jaar terug in de tijd? Gaan we dan weer plaats- en tijdgebonden werken?

Marianne Smits hoopt van niet. Zij is expert op het gebied van future-fit werken en adviseert, coacht en begeleidt organisaties naar een toekomstgerichte impactvolle manier van werken. Wat haar betreft houden we het goede van pré-covid vast én combineren we dat met de opgedane digitale kennis en de nieuwe manieren van werken van nu.

De nieuwe realiteit is… hybride werken! Niet meer plaatsgebonden, maar aangepast aan de activiteit die je gaat doen, alleen of samen, synchroon of asynchroon. In de volgende vijf stappen leg je de basis voor hybride werken.

1. Activiteit Gerelateerd Werken

In de nieuwe realiteit gaat we uit van hybride werken. Dit betekent dat je bij iedere taak die je uitvoert, kiest voor de best passende locatie om die taak te kunnen doen. Het type werk, wát je gaat doen, is dus leidend. Je kunt het ook Activiteit Gerelateerd Werken (AGW) noemen.

2. Bedenk of je moet samenwerken

Wát je gaat doen, kun je weer verdelen in activiteiten die je alleen (solitair) of samen uitvoert. Solitaire activiteiten zijn activiteiten die niet in aanwezigheid van anderen plaatsvinden. Denk aan het opzoeken van informatie, lezen van documenten of nadenken en overzicht creëren.
Voor andere taken is het nodig of wenselijk om samen te werken. Bij samenwerken heb je twee opties: samen werken aan dezelfde documenten bijvoorbeeld. Dat kan prima asynchroon, dus niet op hetzelfde moment. Is het nodig om wél tegelijkertijd aan eenzelfde taak te werken, dan noemen we dat synchroon werken. Denk hierbij aan zaken afstemmen of coördineren, besluiten nemen, feedback geven en ontvangen, of instructie en training krijgen of geven. Hiervoor is het nodig om synchroon, op hetzelfde moment, met elkaar te zijn.

3. Kies de best passende locatie

Afhankelijk van het doel van de activiteit die je samen uitvoert, bepaal je de meest geschikte locatie. Voor samenkomen en samenwerken kan jullie kantoorgebouw een optie zijn. Je kunt ook denken aan een ‘hub’ of vergadercentrum ergens centraal in het land, of een inspirerende ruimte of locatie bij een collega-organisatie.

Laat je bij de keuze van de best passende locatie vooral leiden door het doel van de samenwerkactiviteit. Heb je creatieve nieuwe ideeën nodig, dan is een saaie vergaderzaal niet uitnodigend. En maak je gebruik van je eigen kantoorgebouw, inventariseer ook dan welke samenwerkplekken er zijn en bedenk voor iedere plek welke activiteiten daar het best bij passen. Stimuleer de mobiliteit van jezelf en van je collega’s, dat bevordert creativiteit en innovatie.

4. Kies de juiste communicatietools

Met online communicatiemiddelen kun je prima (vergader)sessies houden. Met allerlei enquêtetools (denk aan Mentimeter of Forms in Office 365) kun je peilen wat de mening is van de deelnemers. Met digitale werkborden, zoals Miro, Padlet of Whiteboard kun je online discussiëren en brainstormen met digitale post-its. Bovendien kun je onlinemeetings opnemen, waardoor personen die er niet bij konden zijn alles kunnen terugkijken. Zelfs het transcriberen van meetings in het Nederlands is vanaf deze zomer mogelijk met Microsoft Teams. Belangrijk dus om voorafgaand aan een meeting te bepalen:

• wie geïnformeerd moet worden;
• op welke manier dat het best kan gebeuren (opgenomen meeting, visuele weergave van de meeting in de vorm van een mindmap of tekening, of toch via notulen of actie- en besluitenlijsten);
• welke devices of tools je dan nodig hebt.

5. Houd rekening met voorkeuren

De laatste stap gaat over de wensen van jou en je collega’s of teamleden. Een fijne samenwerking staat of valt natuurlijk ook bij het respecteren van elkaars voorkeuren. Je kunt je immers voorstellen dat je collega’s hebt die het thuiswerken helemaal beu zijn en echt behoefte hebben aan fysiek ontmoeten. Als dat straks weer kan, kun je hier rekening mee houden en tegemoetkomen aan persoonlijke wensen. Dat geldt natuurlijk over en weer. Niet alle meetings met die collega hoeven fysiek. Zorg voor afwisseling: iedereen blij.

Leg nu een basis voor hybride werken
Goed nadenken over deze vijf stappen betekent dat je het hybride werken passend kunt gaan inrichten. Zo leg je een solide basis. Nú is het moment om daarop actie te ondernemen. Zodat werken in het volgende normaal een oplossing op maat biedt voor jou en je collega’s. Ben jij de motor van deze nieuwe innovatie?

Marianne Smits is expert op het gebied van future-fit werken en adviseert, coacht en begeleidt organisaties naar een toekomstgerichte impactvolle manier van werken. Voor Management Support verzorgt zij trainingen als Continu verbeteren op het secretariaat en de Masterclass Toekomstbestendige secretariaatsmodellen. 

Wil je alles weten over de hybride werken en welke kansen het beidt voor jou als (management)ondersteuner? En kijk jij er ook naar uit om samen met vakgenoten te netwerken en een inspirerende dag te beleven op een feestelijke locatie in Amsterdam? Kom dan naar hét Management Support Event op 21 september 2021.