6 tips om je vergadering te ‘pimpen’

Herkenbaar? Je begint een vergadering met het gebruikelijke kopje koffie en de vergadering start ook altijd net ietsje later dan gepland. Vervolgens gaat iedereen op zijn of haar “gebruikelijke” plek zitten en begint iedereen lukraak te kletsen met de persoon die naast ‘m zit. En  tijdens de vergadering: er altijd wel een paar collega’s die tussendoor gebeld worden (of op hun telefoon aan het kijken zijn) en aan het einde van de vergadering moeten ze ook nog (bijna altijd) ietsje eerder weg. Zou jij het ook graag eens anders willen zien?

Gebruik dan onderstaande tips eens. Ze helpen je om de vergadering een beetje te “pimpen”.

Begin bij het einde

Begin het overleg met een goede samenvatting, alsof je al hebt vergaderd. Het zet de boel op scherp en je weet hoe je wilt eindigen. Het wordt dan een soort van selffulfilling prophecy. Je kunt dit ook per agendapunt doen door telkens één persoon (die iets met het agendapunt heeft) te vragen de samenvatting te geven van de discussie die nog moet worden gevoerd.

Start op tijd & eindig op tijd

Beloon ‘op-tijd-komers’ en jezelf door op tijd te starten en te eindigen. Tijd en betrokkenheid is immers duurzaam, dus vermijdt het risico van de afglijdende schaal.

Overleg staand

Aan lichamelijke beweging is heel snel te zien wat iemand van iets vindt. Dit is één van de verklaringen waarom bij staand overleg besluiten beter en sneller worden genomen en het overleg dus korter is.

Voer een discussie met de ruggen tegen elkaar

Als je elkaar niet ziet, moet je met woorden heel goed je argumenten verhelderen.

Wissel van stoel

Om fris te blijven is het belangrijk dat mensen niet in patronen gaan vastzitten. Een simpele manier is om te wisselen van stoel. Neem je voor om ieder overleg op een andere plek plaats te nemen en kijk eens wat dat voor jezelf en voor de anderen oplevert.

Plan de vergadering een half uur voor de lunch of aan het einde van de werkdag

Vergaderingen die om 9 uur of om 13.00 uur beginnen lopen altijd uit. Waarom? Omdat de meeste mensen tijd hebben. Om 9 uur neemt iedereen eerst een kopje koffie, wordt er wat gebabbeld en langzamerhand gaan we over tot de agenda. Om 13.00 uur zit iedereen in de lunchdip. Als je om 11.30 een vergadering plant dan hebben mensen al wat honger en hebben ze de neiging om het tempo wat hoog te houden om op tijd klaar te zijn. Ditzelfde geldt voor een vergadering om 16.30 uur. Meestal loopt zo’n vergadering ook niet uit en komen mensen sneller to the point.

Bron en meer lezen? Surf dan eens naar talentontwikkeling.com