6 tips om professioneel om te gaan met vertrouwelijke informatie

Discretie en vertrouwelijkheid zijn eigenschappen die bovenaan het lijstje van vaardigheden van een secretaresse staan. Hoewel discretie en vertrouwelijkheid gerelateerde begrippen zijn, hebben ze toch enkele verschillen in betekenis: Discretie verwijst naar het vermogen om zorgvuldig om te gaan met informatie of situaties. En vertrouwelijkheid heeft meer betrekking op het actief beschermen van gevoelige informatie tegen ongeautoriseerde toegang, bekendmaking of gebruik. In dit blog bespreken we enkele richtlijnen die je helpen om professioneel om te gaan met vertrouwelijke informatie.

1. Begrijp de aard van de informatie

Het is van cruciaal belang om de aard van de informatie die je behandelt te begrijpen. Classificeer informatie op basis van gevoeligheid: openbare informatie, intern vertrouwelijke informatie en strikt vertrouwelijke informatie. Dit helpt je te bepalen hoe je met elk type informatie moet omgaan.

2. Beveilig fysieke documenten en apparatuur

Bewaar fysieke documenten en apparatuur zoals laptops en mobiele apparaten op een veilige plaats, bij voorkeur in afgesloten kasten of bureaulades. Vergrendel ook altijd je laptop/computerscherm als je weg loopt van je bureau.

3. Gebruik sterke, unieke wachtwoorden

Beveilig digitale informatie met sterke, unieke wachtwoorden. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld Lastpass gebruiken. Dit een online generator die unieke wachtwoorden voor je aanmaakt. De dienst is gratis.

4. Wees je bewust van e-mailveiligheid

E-mail is een veelgebruikt communicatiemiddel, maar het kan ook een bron van risico zijn. Vermijd het verzenden van gevoelige informatie via onbeveiligde kanalen. Maak liever gebruik van versleutelde e-maildiensten, zoals bijvoorbeeld Zivver of Secumailer.

5. Training en bewustwording

Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van het beleid van je organisatie met betrekking tot vertrouwelijke informatie en kijk of je een training over gegevensbeveiliging en privacy kunt volgen.

6. Vernietig vertrouwelijke informatie

Zorg ervoor dat je vertrouwelijke documenten (voor zover je nog papier gebruikt) op de juiste manier vernietigd. Gebruik daarvoor een papierversnipperaar of huur een vertrouwelijk papier-container.

Wil je bestanden online opslaan, dan kan je ervoor kiezen om gebruik maken van een online clouddienst zoals Dropbox, OneDrive, Google drive. Graag wel in combinatie met een sterk, uniek wachtwoord (zie punt 3).

Steeds meer organisaties (vooral de wat grotere) werken met een zakelijke clouddienst. Informeer bij de afdeling ICT of jullie daar gebruik van maken. Een overzicht van zakelijke clouddiensten kan je hier vinden.

Vergeet niet dat je als secretaresse echt een belangrijke rol speelt in het waarborgen van de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie. Door aandacht te hebben voor deze tips kan jij ook je steentje bijdragen aan een veilige en professionele omgeving, waarin vertrouwelijke informatie met zorg wordt behandeld.