7 tips om je boodschap effectief over te brengen

Is het jou ook weleens opgevallen dat mensen soms zo langs elkaar heen praten? Het is alsof we elkaar niet verstaan. Dat is gek: we hebben één mond en twee oren. Dus we zouden meer in de ‘ontvangstmodus’ moeten zitten dan in de ‘zendmodus’.

Als secretaresse of managementassistent beheerst communicatie een groot gedeelte van je werk en je tijd. Je wilt een vraag stellen aan je manager, informatie verstrekken over de voortgang van een project of je mening geven.

Het is dan ook goed om tijd te besteden en te reflecteren op de communicatie, zowel mondeling als de schriftelijk.

Het effectief overdragen van een boodschap begint bij jezelf:

• Weet je wat je wilt vertellen en waarom?
• Tegen wie wil je wat zeggen?
• Hoe zorg je ervoor dat je wordt gehoord en begrepen?

Dit zijn vragen die aan elke boodschap voorafgaan. Als voor jezelf al niet helder is wat precies jouw boodschap is, hoe kun je dan verwachten dat het voor de ontvanger duidelijk wordt?

De volgende tips helpen je jouw boodschap duidelijk over te brengen.

Zo breng jij je boodschap effectief over

1. Maak het doel en de kern van jouw boodschap duidelijk; wees concreet.
2. Onderbouw de kern van jouw boodschap punt voor punt, stap voor stap: orden jouw boodschap en wees volledig.
3. Formuleer in een rustig tempo.
4. Let op de reacties van de ontvanger.
5. Ga na of je wordt begrepen en of jouw boodschap wordt geaccepteerd.
6. Reageer op de reacties, maar hou de kern van jouw boodschap in de gaten.
7. Geef een samenvatting van jouw boodschap en sluit af.

Let op deze valkuilen

1. Je bent te veel gericht op jouw eigen boodschap en let daardoor niet op reacties van anderen.
2. De bedoeling van jouw boodschap blijft impliciet, waardoor er onduidelijkheid ontstaat bij de ontvanger.
3. Je vertelt je boodschap zonder ‘kop of staart’.
4. Je springt van de hak op de tak.
5. Je controleert onvoldoende of je begrepen bent of reageert niet op de feedback van de ander.

Workshopdagen

Wil jij praktisch aan de slag? Dan zijn de Management Support Workshopdagen echt iets voor jou. Regionaal, dus altijd in de buurt. En zelfs één online workshopdag. Er is genoeg keuze in onderwerpen: van Microsoft Teams en OneNote tot Effectief assertief, Sketchnotes en Superfocus. En ook veel aandacht voor communicatie, bijvoorbeeld in de workshop De kunst van actief luisteren of Effectief beïnvloeden en bekwaam adviseren. Bekijk alle workshops en locaties.

Communiceren is altijd een combinatie van sturen en ontvangen van boodschappen. Wat kun jij als zender doen om de ontvangst zo goed mogelijk te maken, oftewel hoe bevorder je jouw luistergedrag bij de ander?

Zo bevorder je luistergedrag bij de ontvanger

1. Trek de aandacht van de luisteraar voordat je begint te praten. Dat kun je bijvoorbeeld doen door mensen rechtstreeks met hun naam aan te spreken. Niet: ‘Wil jij of kun jij…’, maar: ‘Zeg Frits, kun jij…’
2. Probeer je stem enigszins te verheffen of juist te wachten totdat het stil is.
3. Zorg voor een goed luisterklimaat; geen afleidende situaties, noch in de omgeving noch bij de ontvanger. Stop zelf met spreken als er onvoldoende aandacht is en wacht.
4. Varieer in stemhoogte en -volume, zonder er een toneelstuk van te maken.
5. Sluit in je taalgebruik aan bij het denk- en belevingsniveau van de ander.
6. Gebruik ik-taal in plaats van jij‐taal: ‘ik vind…, ik wil…, ik denk…’ in plaats van ‘je kunt ook…, je wilt weleens…, Je denkt af en toe na over…’.
7. Gebruik directe taal: concreet, tegenwoordige en verleden tijd. Vermijd zo veel mogelijk verkleinwoorden, stopwoordjes en vage begrippen: soms, misschien, een beetje, enigszins, een stuk of…, af en toe.
8. Check altijd of jouw boodschap goed is overgekomen. Dat is namelijk het enige waar je als zender zelf invloed op hebt.

Auteur: Jakob Zwinderman