7 tips om met het Corona-virus de business draaiend te houden vanuit huis

De wereld is in de ban van het corona-virus. Daarom adviseert de overheid zorgvuldig om te gaan met afspraken en nemen veel organisaties maatregelen, worden evenementen uit voorzorg geannuleerd en werken we massaal vanuit huis.

Gelukkig kan je veel doen als secretaresse vanuit huis, zodat het werk gewoon door kan gaan. Er zijn legio online mogelijkheden en bovenal geven mensen aan dat ze ook meer tijd hebben voor elkaar en dat mensen elkaar helpen waar ze kunnen.

Hieronder vindt je een aantal praktische tips uit mijn eigen ervaring.

1. Hoe werk ik op afstand samen?

Veel organisaties werken in de Cloud dat tijd- en plaats onafhankelijk werken makkelijker maakt. Om op afstand met je collega’s samen te werken in een project is Microsoft Teams bijvoorbeeld een heel handige tool. Hiermee creëer je een virtuele projectruimte waarin je gemakkelijk kunt samenwerken aan documenten in Word, PowerPoint of Excel. Daarnaast kun je een actielijst maken, online met elkaar vergaderen en daarbij bijv. gebruik maken van een online Whiteboard en ook nog eens alle projectnotities delen. Het is inzichtelijk wie in het bestand werkt en wijzigingen worden meteen samengevoegd. Zo kan ieder voor zichzelf werken aan zijn eigen stuk en tegelijkertijd samenwerken zonder talloze versies te creëren.

2. Hoe zorg ik dat ik focus heb als ik thuis werk?

Misschien herken je het: je bent thuis en raakt snel afgeleid. Je wilt toch nog even alles opruimen of je kinderen vragen om aandacht. Om thuis gefocust te werken kan het helpen om…:

• een opgeruimde werkplek te hebben. Zorg voor je aan de slag gaat dat alles is opgeruimd of in ieder geval niet zichtbaar is. Kies daarbij ook een werkplek waarbij je in een gezonde houding zit.
• afspraken te maken met je huisgenote(n). Geef duidelijk aan dat je aan het werk bent en eventueel beschikbaar bent wanneer je pauze hebt. Of deel je dag in blokken in waarin jullie elkaar kunnen afwisselen, zeker handig als er kinderen rondlopen. Bespreek dit met je leidinggevende en maak het zichtbaar in je agenda.
• duidelijke en realistische doelen stellen: wat wil je af hebben vandaag? Belangrijke valkuil is namelijk dat het grenzeloos is, en dat het werk aan het einde van de dag niet af voelt, waardoor je moeilijk de knop uit kunt zetten en maar door blijft gaan. We willen natuurlijk dat alles zoveel mogelijk gewoon doorgaat, maar we zitten nu eenmaal in een uitermate ongewone situatie die ook nog weleens een tijdje kan duren.
• te werken met de Pomodorotechniek: Maak een lijst van taken die je wilt doen. Stel een kookwekker in op 25 minuten en werk aan de gekozen taak tot de wekker gaat. Neem een pauze van 5 minuten en zet de kookwekker weer 25 minuten. Na 4 “pomodoros” neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten.
• je lunchpauze vast te stellen in je agenda. Wandel een rondje om weer fris aan de slag te gaan. Als je dat van de RIVM mag natuurlijk 😉

3. Hoe neem ik op afstand goed deel aan een inhoudelijk gesprek?

Een aantal tips:

• Plan de vergaderingen in de agenda, probeer wat tijd ertussen te houden, zodat je even kunt lopen, koffie halen etc.
• Plan maximaal 45 minuten online-vergaderingen.
• Je kunt eventueel afspreken dat iemand de vergadering voorzet en een andere collega moderator is (reageert op chat-berichten en de deelnemers helpt als er vragen zijn over het proces of de techniek).
• Zorg ervoor dat je op tijd klaar zit voor het (video)gesprek en dat alle techniek opgestart is en werkt. Je kunt bijvoorbeeld MS Teams gebruiken om met elkaar te video-vergaderen.
• Gebruik een headset als je niet gestoord wilt worden door je omgeving of zelf andere mensen niet wilt afleiden.
• Stem wederzijdse verwachtingen met elkaar af. Wat willen jullie aan het eind van dit gesprek bereikt hebben?
• Luister naar elkaar en laat elkaar uitpraten.
• Vraag door op wat de ander precies bedoelt en vat het samen.
• Rondt het gesprek af en benoem de gemaakte afspraken.

4. Hoe blijf ik op de hoogte van wat er speelt in mijn team?

Je kunt iedere dag een korte dag-start houden, bijvoorbeeld op basis van 2 á 3 vragen:

• Wat ga je doen vandaag?
• Wie/wat heb je hiervoor nodig?
• Hoe gaat het met je (gezondheid)?

Of zoals wij met work21 doen op basis van LPG: Lessons learned van de afgelopen week, zodat iedereen ervaringen en successen kan delen en we daarvan kunnen leren, de planning van de komende week en een update over hoe het gaat met je (gezondheid). Je kunt hier bijvoorbeeld een standaard Microsoft Teams- of Skype-vergadering van maken.

5. Hoe geef ik een presentatie op afstand?

Binnen Microsoft Teams en Skype kun je een presentatie in PowerPoint delen, kunnen mensen vragen stellen en kun je ook vragenlijsten uitzetten. Je kunt de presentatie ook opnemen voor mensen die later willen terugkijken. Zo kan iedereen vanaf zijn/haar plek meedoen. Net als bij een gewone presentatie is goede voorbereiding handig, alle presentaties en materialen klaarzetten en op tijd starten. Je kunt zowel presenteren als op afstand samenwerken. Wees je bewust dat je minder de non-verbale reactie van je publiek ziet. Verstandig dus om frequenter in je verhaal checks te doen. Iedereen nog aan boord? Zijn er tussentijdse vragen? Zorg dat het geen retorische vraag is met een hoge drempel om te reageren. Beter is een rondje te maken met reacties.

6. Hoe bereik ik mijn team?

Je kunt veel leren van organisaties die ‘remote first’ werken. Een organisatie als Basecamp werkt met opzet veel met mensen op afstand. Ook al ben je (samen) op kantoor, dan toch gelden de regels van remote werken, zodat collega’s op afstand mee kunnen kijken en leren. Ze hebben daar een interessante leidraad voor opgesteld.

Maak goede werkafspraken over hoe je elkaar bereikt:

• Als je iemand dringend nodig hebt, (video)bel diegene en wacht niet af totdat je een bericht terugkrijgt.
• Bij een korte vraag waar je niet meteen antwoord op hoeft, stel je deze vraag via een chat.
• Heb je een mededeling en het heeft geen haast, stuur een bericht.
• Heeft iets hoge urgentie, maak dan een afspraak hoe je met elkaar communiceert: bijvoorbeeld een bericht via WhatsApp.

Daarnaast is het belangrijk om juist nu goed met elkaar in verbinding te blijven. Dit kun je doen door bijvoorbeeld:

• • een virtueel koffiemoment of virtuele borrel te plannen
  • een buddy-systeem op te zetten, waarin collega’s elkaar (video)bellen om te horen hoe het gaat en mee te denken over praktische vragen
  • tips en ervaringen te delen, maar ook bijvoorbeeld een foto van de thuiswerkplek, een recept wat gemakkelijk te maken is, online yoga/sport lessen die je kunt volgen, een online spelletje wat leuk is om te doen etc.

7. Hoe manage ik op afstand?

Zet al je afspraken om naar online afspraken, zoals je BiLa’s, voortgangsgesprekken en een teamoverleg. Zorg er wel voor dat iedereen online zichtbaar is en dat je transparant werkt, zoals het openzetten van de agenda, het opgeven van beschikbaarheid in de agenda en het bijwerken van hun status (aanwezig, afwezig, niet storen). Maak verder goede afspraken aan de voorkant over verwachtingen, doelstellingen en opdrachten. Zodat je het daarna kunt overlaten aan de ander. Twijfel? Of denk je dat iemand begeleiding nodig heeft? Maak dan ook daar afspraken over.

Op afstand samenwerken met MS Office 365

Wist je dat Microsoft de gratis licenties voor samenwerksoftware Microsoft Teams heeft uitgebreid, zodat je nu gemakkelijk kunt samenwerken vanuit huis?

Meer weten?
Neem contact op met Gonny Vink.

Lees ook mijn tips over thuisweken op onze website.

Meer lezen: Leidinggeven op afstand