Tips om de juiste trainings- of vergaderlocatie uit te kiezen

Landgoed ISVW is uitgeroepen tot beste trainingslocatie van het jaar 2012 in de categorie kastelen, kerken, land- en herenhuizen. Zij weten dan ook precies waar je op moet letten als je een locatie uit gaat zoeken. In dit artikel vind je tips van deze expert op het gebied van vergaderlocaties.

Als je een trainings- of vergaderlocatie moet uitkiezen, dan kan dat aardig wat stress opleveren. De trainingslocatie moet perfect zijn en een mindere kwaliteit van het eten kan al direct een negatieve indruk achter laten bij relaties. Waar begin je met het selecteren van locaties, waar moet je allemaal op letten en hoe zorg je ervoor dat de locatie perfect aansluit bij alle wensen? De ‘beste trainingslocatie van 2012’, Landgoed ISVW, geeft je tips!

Begin bij het budget

Begin altijd met het bepalen van het budget. Jouw organisatie zal ongetwijfeld na hebben gedacht over wat ze uit willen geven aan de locatie. Durf het te vragen! Het heeft namelijk geen zin om locaties in vijfsterren hotels te gaan benaderen als dit toch niet binnen het budget past. Let ook op dat je geen locaties benadert die alleen grote ruimtes aanbieden voor meer personen dan nodig is. Je betaalt immers ook voor de afgehuurde ruimte en een te grote ruimte is dus zonde van het budget.

Bepaal de voorzieningen

Bepaal vervolgens welke voorzieningen er minimaal aanwezig moeten zijn op de locatie. Niet iedere vergaderlocatie heeft dezelfde voorzieningen en WIFI of stroomaansluitingen zijn echt niet altijd vanzelfsprekend. Maak een lijstje van voorzieningen die voor jullie belangrijk zijn en benader alleen locaties die alle voorzieningen kunnen aanbieden. Een locatie kan nog zo mooi zijn, maar als je op de dag zelf nog met kabels moet gaan sjouwen, doet dat direct afbreuk aan de perfecte locatie.

Landgoed, kasteel of modern pand?

Nu je het budget en de voorzieningen hebt bepaald, kun je locaties gaan selecteren. Natuurlijk is het belangrijk dat je eerst weet in welke regio je gaat zoeken. Tevens zul je ook moeten nadenken over welk type locatie bij jouw organisatie past. Bij een creatieve organisatie is het goed om deze creativiteit ook terug te laten komen in de vergaderlocatie en bij een duurzaam bedrijf past een locatie midden in het groen het beste. Toch is het voor bijna iedere organisatie wel fijn om er tijdens een externe training of vergadering helemaal uit te zijn. Een groene omgeving biedt rust, ruimte, zorgt voor ontspanning en in de pauze is men niet afgeleid door alles wat om de locatie heen gebeurt, wat in de stad wel vaak is.

Hoe is de locatie bereikbaar?

Midden in het groen klinkt misschien geweldig, maar deze locatie is vaak met het openbaar vervoer lastig te bereiken. Een locatie in het drukke stadscentrum is juist met het openbaar vervoer goed te bereiken, maar met de auto weer niet. Er zijn vaak weinig of geen parkeerplaatsen en de parkeerkosten kunnen aardig oplopen, waar relaties ook niet op zitten te wachten. Kies je toch liever voor een afgelegen locatie, dan is het goed om een shuttle service te regelen van en naar het vliegveld of treinstation. Sommige locaties bieden deze shuttle service zelf aan. Zo kunnen mensen toch met het openbaar vervoer komen.

Eten en drinken; belangrijker dan je denkt!

Vaak wordt niet direct aan eten en drinken gedacht en wordt dit er later pas bij geregeld. Echter is eten en drinken veel belangrijker dan je waarschijnlijk denkt. Met mindere maaltijden kun je al snel een negatieve indruk achter laten en je wilt niet dat relaties het een jaar later nog hebben over de eenzijdige lunch of de koude soep. Ben je met een grote groep, overweeg dan om de trainingslocatie te bezoeken om ook te bekijken wat er aan maaltijden en andere tussendoortjes geboden wordt. Maak gebruik van de ervaring van de locatie, zij kunnen meedenken in hetgeen allemaal mogelijk is. Bij binnenkomst moet koffie en thee klaar staan, de lunch en/of het diner moet gevarieerd zijn en denk bijvoorbeeld ook aan voldoende keuze voor vegetariërs of andere dieetwensen. Heeft u ook een avondprogramma? Las dan een hartige snack in rond vijven, dan is iedereen weer fris voor het avondprogramma.

Een goede locatie voor een training of vergadering uitkiezen die past bij je organisatie en voldoet aan alle wensen, is niet gemakkelijk. Hopelijk helpen onze tips je op weg!

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Landgoed ISVW.