Agenda delen in Outlook: stappenplan voor gedelegeerde toegang

Als secretaresse is het beheren van de agenda van je manager een belangrijk onderdeel van je werk. Door de toegang voor gedelegeerden in Outlook juist in te stellen, kun je afspraken plannen, wijzigen en beheren namens je manager, zonder dat hij of zij elke wijziging persoonlijk hoeft goed te keuren. Dit voorkomt onnodig overleg en houdt de agenda overzichtelijk. In dit artikel leer je hoe de functie agenda delen in Outlook precies werkt en welke aanpassingen je kunt doorvoeren om het beheer nog efficiënter te maken.

Toegang voor gedelegeerden instellen in Outlook

Volg onderstaande stappen om toegang als gedelegeerde in te stellen. Dit zorgt ervoor dat je manager jou toestemming geeft om zijn of haar agenda in te zien en te beheren.

• Ga naar Outlook
• Klik in het menu op Bestand. Selecteer Accountinstellingen en kies vervolgens voor Toegang voor gedelegeerden.
• Voeg jezelf toe als gedelegeerde
• Er opent zich een nieuw venster met de Machtigingen voor gedelegeerden. En hier moet je even goed opletten wat je selecteert!

Welke rechten zijn er?

• Redacteur (lezen, maken EN wijzigen),
• Auteur (alleen lezen en maken, dus je mag niet wijzigen!)
• Revisor (alleen lezen).

Bevestigen en instellen van meldingen

Nadat je de gewenste rechten hebt gekozen, klik je op OK om de wijzigingen op te slaan. Je manager ontvangt een melding over de gedelegeerde toegang, en jij ontvangt mogelijk een melding zodra de instellingen zijn geactiveerd. Vanaf dat moment heb je toegang tot de agenda van je manager in Outlook.

Let op dat je het vinkje uitzet bij “gedelegeerde ontvangt kopie van aan mij verzonden berichten over vergaderingen” uit zet! Anders krijg je continu meldingen binnen…

Hoe deel je de agenda in Outlook?

In veel organisaties bepaalt de ICT-afdeling of agenda’s standaard beschikbaar zijn voor iedereen of alleen beperkt zichtbaar zijn (zoals alleen de status “Bezet/Vrij”). Zij kunnen deze standaardinstellingen voor agenda delen in Outlook aanpassen op organisatieniveau, zodat individuele medewerkers niet zelf alle instellingen hoeven te wijzigen.

Je kunt echter zelf wel de zichtbaarheid van jouw persoonlijke agenda naar wens aanpassen. Dit kan handig zijn als je niet wil dat specifieke collega’s informatie in jouw agenda kunnen zien.

Bij opties voor Outlook – Eigenschappen van Agenda kan je ook nog aangeven wat collega’s in jouw eigen agenda wel of niet mogen zien. Als je dus niet wil dat collega’s echt alle details van de afspraken zien, dan kan je beter voor de optie “Geen” of “Kan weergeven wanneer ik bezet ben” selecteren.

Tip: Markeer afspraken die vertrouwelijk zijn als Privé. Zo blijven details verborgen voor iedereen, ongeacht hun machtigingsniveau. Je plant dan de afspraak eerst in en dan markeer je deze via de rechtermuisknop als privé.

Ga naar je Agenda – Start – en klik dan op Agenda’s beheren, druk vervolgens op het + (plusje)

De agenda van je collega komt nu aan de linkerkant te staan bij Gedeelde agenda’s. Als je meer agenda’s toevoegt, dan kan je aanvinken welke agenda je wel of niet wil zien.

Nu je weet hoe je de agenda in Outlook deelt, heb je de mogelijkheid om de agenda van je manager efficiënt en overzichtelijk te beheren. Door de juiste machtigingen toe te wijzen, zorg je ervoor dat alles soepel verloopt, zowel voor je manager als voor jezelf.

Handige Outlook-tips om ook eens te lezen:

• 10 tips om samen te werken in een gedeelde Outlook mailbox
• Mail terughalen in Outlook: wat als het niet (meer) lukt?
• De planningspeiling in Outlook