Alles wat je moet weten voor je een bedrijfsevent organiseert!

Een bedrijfsevenement organiseren is een hele uitdaging, maar met de juiste voorbereiding kan het een groot succes worden. Of je nu een seminar, een conferentie, een teambuilding of een bedrijfsfeest organiseert, er zijn veel belangrijke factoren waar je rekening mee moet houden. In dit artikel vertellen we je waar je precies op moet letten, voordat je een evenement gaat plannen!

Het doel van het evenement

Allereerst is het natuurlijk belangrijk om het doel van het evenement helder te hebben. Wat wil je bereiken met het event? Wil je bijvoorbeeld de naamsbekendheid van je bedrijf vergroten, nieuwe klanten aantrekken of bestaande klanten informeren over nieuwe ontwikkelingen? De antwoorden op deze vragen bepalen namelijk de inhoud en de vorm van het event. Daarbij helpt het je om de juiste doelgroep te benaderen en om de juiste strategie te kiezen.

De invulling van het event samenstellen

Als je het doel van het evenement helder hebt, kun je aan de slag met de invulling van het event. Denk hierbij aan de locatie, catering, activiteiten en sprekers. Houd hierbij rekening met de doelgroep en het doel van het event. Wat past bij hen en wat draagt bij aan het behalen van het doel? Belangrijk hierbij is dat je niet op je vermoedens af moet gaan, maar dit juist ook echt gaat onderzoeken. Dit kan door middel van een doelgroeponderzoek. Dit kan bijvoorbeeld met een enquête of interviews. Hierin kun je vragen stellen als:

• Welke sprekers vinden zij interessant?
• Hoe verplaatsen zij zich naar evenementen?
• Welke activiteiten spreken hen aan?

Daarnaast kan een dagvoorzitter inhuren je ook meerwaarde bieden. Zo is een dagvoorzitter een onmisbare schakel voor ieder bedrijfsevenement. Hij of zij leidt het inhoudelijke programma, zorgt voor structuur en weet de perfecte sfeer neer te zetten. Door de juiste vragen te stellen rondom het thema van je event, creëert de dagvoorzitter interactie tussen het publiek en de sprekers. De dagvoorzitter is daarmee in feite het visitekaartje van je bedrijf of organisatie.

Huur bijpassende sprekers in

Een spreker kan zeker een bijdrage leveren aan het succes van het evenement. Een goede spreker weet namelijk de juiste snaar te raken bij het publiek en kan jouw boodschap op een inspirerende manier overbrengen. Maar hoe vind je de beste spreker voor jouw event? Bepaal eerst wat het onderwerp moet zijn en welke kennis en ervaring de spreker moet hebben. Wil je je als bedrijf bijvoorbeeld goed voorbereiden op de toekomst? Dan is een innovatieve spreker huren een goede optie. Zij weten precies welke nieuwe digitale ontwikkelingen je te wachten staan. Bovendien geven ze op basis van hun kennis nieuwe adviezen mee, zodat jouw bedrijf kan blijven groeien. Zo weet je zeker dat je publiek geïnspireerd en gemotiveerd raakt.

Evalueer je evenement na afloop

Wat ging er goed en wat kon er beter? Het is belangrijk om te leren van je fouten en successen, zodat je de volgende keer een nog beter bedrijfsevenement kunt organiseren. Een enquête versturen onder de gasten is een goede manier om te achterhalen wat zij van het evenement vonden. Wat vonden ze van de sprekers, de locatie, de catering en de activiteiten? Was het informatief genoeg of juist te langdradig? Op basis van de antwoorden kun je de volgende keer nog beter inspelen op de wensen van de doelgroep.

Maar ook intern kun je evalueren. Hoe vonden jij en je team dat het evenement is verlopen? Welke verbeterpunten zijn er? Was er voldoende samenwerking tussen de verschillende disciplines? Door deze vragen te stellen, kun je het proces van het organiseren van een evenement nog verder optimaliseren. Geniet daarom van het succes, maar blijf altijd kritisch om te blijven groeien en ontwikkelen!