Amy, prik jij een datum?

Amy, Julie en Clara líjken echte persoonlijke assistenten, maar zijn software. Ze maken afspraken voor hun baas. Hun menselijke concurrenten vrezen niet voor hun baan: „Amy is nog niet slim genoeg.”

De moderne secretaresse werkt 24 uur per dag en vergeet niets. Ze spreekt en begrijpt Engels. En ze heeft een kunstmatig brein. Zoals bijvoorbeeld Clara, een digitale assistent ontwikkeld door de start-up Clara Labs uit San Francisco, Amy (van x.ai uit New York) en Julie (van Julie Desk uit Parijs). Zij kunnen tenminste één taak autonoom uitvoeren: het inplannen van afspraken. Ze ontlasten de zelfstandig ondernemer of de secretaresse van vlees en bloed.

De digitale assistent plant een afspraak in als ze in de cc van een e-mail wordt gezet: ‘Goed idee Eva, laten we volgende week koffie drinken. Amy, prik jij een datum?’ Vanaf hier neemt de software het over – die mailt met Eva om een afspraak te maken. Amy, Clara of Julie kennen de agenda en de voorkeuren van hun ‘baas’.

Grapjes maken ze niet, maar doordat ze in gewone mensentaal communiceren, worden ze door de andere partij soms verward met mensen van vlees en bloed. „Julie, die elke e-mail ondertekent met Julie Desk, wordt regelmatig ‘mevrouw Desk’ genoemd”, zegt mede-oprichter Julien Hobeika. En Amy wordt bij tijd en wijlen uitgenodigd om vergaderingen bij te wonen, ontvangt geregeld een bedankmailtje en wordt elke maand wel een keer uitgenodigd voor een date.

Net echt

Volgens x.ai, de ontwikkelaar van Amy, worden er in de Verenigde Staten jaarlijks zo’n tien miljard zakelijke afspraken gemaakt. Het maken van een afspraak kost volgens het bedrijf gemiddeld 2,5 dag ‘e-mail-pingpongen’ – een term van de Deense mede-oprichter Dennis Mortensen.

Een persoonlijk assistent die dat pingpongen overneemt, is volgens hem voor veel mensen te duur. In Nederland bedraagt het maandloon van een jonge secretaresse gemiddeld 1.900 euro, van een directiesecretaresse 2.250 euro en van een persoonlijk assistent 2.900 euro, berekende kenniscentrum Ecabo. Amy is gratis.

„We hebben Amy gemodelleerd naar echte persoonlijk assistenten”, zegt Mortensen, die vroeger een eigen ‘p.a.’ met de naam Amy had. „Het menselijke van Amy zorgt ervoor dat gebruikers er snel op vertrouwen dat de software op een fatsoenlijke manier e-mails afhandelt en agenda’s beheert.” Dat Amy de taal spreekt was daarom essentieel, maar „geweldig ingewikkeld”. „Mensen zeggen niet altijd wat ze bedoelen. ‘Morgen’ om 2 uur ’s nachts betekent iets anders dan ‘morgen’ om 2 uur ’s middags, bijvoorbeeld.”

De ontwikkelaars van Amy, Clara en Julie willen geen gebruikersaantallen prijsgeven. Wel wil Mortensen kwijt dat Amy, in bèta nog, „honderdduizenden afspraken” heeft ingepland. In drie rondes werd er door investeerders omgerekend 29,2 miljoen euro geïnvesteerd in x.ai. Julie Desk heeft vooral bedrijven als klant: „meer dan 200, voornamelijk Franse bedrijven”, volgens oprichter Hobeika. Die laten hun werknemers de software gebruiken. Julie Desk haalde vooralsnog drie ton op.

Het gebruik van digitale assistenten zal snel toenemen als Microsoft dergelijke software inbouwt in zijn populaire e-mail- en kalenderprogramma Outlook. Hoewel het niet is bevestigd door Microsoft, is zo’n scenario goed denkbaar: afgelopen augustus kocht de techgigant voor een onbekend bedrag Genee, een programma dat vergelijkbaar is met Amy.

Bang

Hoe denken échte persoonlijke assistenten over deze digitale concurrenten? Chantal Slootweg (40), persoonlijk assistent bij reclamebureau DDB & Tribal Amsterdam, en Meyke de Vries (33), executive assistant bij media- en investeringsbedrijf Naspers, vrezen niet voor hun baan. Een computer kan hun werkzaamheden nu nog niet overnemen, zo is hun overtuiging. Bovendien behelst hun baan meer dan alleen het inplannen van afspraken – dat laatste beslaat zo’n dertig tot veertig procent van hun tijd.

Slootweg: „Mijn baas en ik praten liever dan dat we mailen. Als je elkaar wat langer kent, pik je ook de non-verbale signalen op. Dan zie je in iemands blik, die van mijn baas of van degene die een afspraak met hem wil, dat het dringend is en eventuele andere afspraken moeten wijken. Hoe vertel je dat zo’n digitale assistent? En schuift zij die andere afspraken dan ook gelijk op?”

De Vries, die zegt dat ze digitale assistenten „razend interessant” vindt, haalt aan dat afspraken meestal gecompliceerder zijn dan alleen een ontmoeting tussen twee mensen. „Welke documenten moeten er vooraf in orde worden gemaakt? En door wie? Is het nuttig dat anderen aanschuiven bij de afspraak, onze juridisch adviseur bijvoorbeeld? Is er genoeg tijd mijn baas vooraf te briefen? Over dat soort dingen denk ik na, en het heeft allemaal invloed op wanneer ik die ene afspraak inplan.”

Terugkerende afspraken

De makers van digitale assistenten zeggen stuk voor stuk dat het niet de bedoeling is om mensen te vervangen door een computerprogramma, maar om ze te ontlasten. Zo schreef marketingmanager Caroline Baron van Julie Desk in een blogpost: „Ons doel is dat onze gebruikers geen repeterende taakjes meer hoeven doen. Dat stelt ze in staat zich te concentreren op wat belangrijk is: creatief en productief zijn.”

Maran Nelson, mede-oprichter van Clara Labs: „We willen mensen in staat stellen hun tijd te besteden aan iets wat ze leuk vinden.”

Slootweg kan zich goed voorstellen dat een ondernemer die nog geen p.a. voor zich heeft werken, zijn tijd niet wil besteden aan het plannen van afspraken. De Vries is het daarmee eens: „Veel mensen zullen hier baat bij hebben. Mensen voor wie afspraken niet zo gecompliceerd zijn als bij ons, afspraken die bijvoorbeeld onder collega’s en in het eigen pand plaatsvinden. Om van nut te zijn in het bedrijf waar ik werk, moet het eerst een heel stuk slimmer worden.”

En als dat gebeurt? Als Clara de baas net zo goed kent als De Vries? De Vries: „Dit is mijn droombaan, maar als een machine beter wordt dan ik, dan moet ik vervangen worden, het zij zo. Dan specialiseer ik me wel in iets anders. Misschien ga ik wel werken bij zo’n bedrijf dat digitale assistenten ontwikkelt. Ik kan ze vast beter maken.”

Tip:
Er zijn hele handige Apps beschikbaar die je kunnen helpen bij het inplannen van afspraken. Deze 3 handige Apps helpen je een handje.

Bron: NRC