Archiveren zonder een digitaal archiefsysteem doe je zo
Archiveren is niets anders dan informatie op een dusdanige manier opbergen, zodat je die op een later tijdstip nog eens kunt raadplegen. Vooral de wat grote organisaties hebben vaak een digitaal archiefsysteem tot hun beschikking. Werk je bij een kleinere organisatie? Dan kan het natuurlijk zo zijn, dat de directie geen prioriteit legt bij het aanschaffen van een dergelijk systeem… Hoe archiveer je dan je documenten, zodat je ze ook weer gemakkelijk terug kunt vinden?
Praktische tips
- Maak concrete afspraken en bedenk (samen) eerst een logische mappenstructuur;
- Wil je een archief per afdeling? Per project? En dan ook per jaar? Maak je onderscheid tussen werkdocumenten en bewaardocumenten?
- Maak een medewerker (en natuurlijk een vervanger bij uitval) verantwoordelijk voor de hoofdstructuur; denk ook aan de rechten; wie mag documenten verwijderen en/of wijzigen?
- Gebruik logische consistente bestandsnamen; start bijvoorbeeld met jjjj (jaartal) mm (maand) dd (dag) en dan de categorie (bijvoorbeeld offerte) en een paar steekwoorden als representant van de inhoud (niet te lang)
- Verband algemene, nietszeggende (map)namen, zoals “diversen” en “algemeen”.
- Ruim op; las een tweetal momenten in het jaar in, waarop je gaat opruimen. Zo blijft je archief actueel.
- Zorg dat de mappenstructuur uit maximaal 10 mappen bestaat en daaronder weer maximaal 3 lagen diep. Deze limiet blijft ook op de meeste computerschermen overzichtelijk.
Snel toegang tot je mappen
Werk je in Windows? Dan heb je vast en zeker een aantal mappen die je vaak gebruikt. Zet deze mappen in de verkenner onder snelle toegang. In dit artikel lees je hoe je snel toegang tot je mappen kunt krijgen.
Bewaartermijnen
De bewaartermijnen voor documenten zijn verschillend. Lees hier de verschillende bewaartermijnen.
Open Source systeem
Voor de bedrijven die een dergelijk softwaresysteem te kostbaar vinden: er bestaat ook zogenaamde Open Source systemen, zoals bijvoorbeeld OpenDocMan. En Open Source betekent -> gratis. Wellicht het proberen waard?
Volg ons