Assertief zijn is een vaardigheid, geen karaktertrek

Je goede idee bij de vergadering bleef toch weer in je hoofd hangen, in plaats van hem uit te spreken. Ook neem je die extra taak aan terwijl je het al zo druk hebt vandaag. Terwijl je liever ‘nee’ wil zeggen. Dus wat gaat er mis? Twee Management Support-trainers geven tips om effectief assertief te worden.

 ‘Schouderaapjes’

Hoe zeg ik nee? Dé standaardvraag bij onze assertiviteitstrainingen. Dat hangt natuurlijk samen met de kernkwaliteiten van de mensen in dit vak: dienstbaar, behulpzaam, bescheiden. Ondersteuners willen helpen, trekken werk naar zich toe en vinden mensen teleurstellen moeilijk en vervelend.

Angela Wijers benoemt de zogeheten schouderaapjes. “Je staat gezellig bij te praten met een collega en, hop, daar vliegt weer wat werk op je schouders. Dit gebeurt vaak zonder dat je er erg in hebt. Dat heb je je mooi laten aanpraten. Sommige ondersteuners gaan de schouderaapjes zelfs ophalen, enthousiast als ze zijn om een ander uit de brand te helpen. Ze verzamelen zo een heel tropisch regenwoud.” Al die ‘apen’ zorgen voor chaos. “En wie z’n hoofd niet vrijhoudt”, zegt ze, “verliest het overzicht en zo raak je de vrije tijd kwijt die je overhad. Je werkt jezelf kapot om alles bij te houden.”

Workload beheersen = je mond open doen

Iemand die jou een opdracht geeft, weet niet hoeveel jij al op je bord hebt. Ze kunnen geen gedachten lezen, het is aan jou ze dat te vertellen. Daarom moet je je mond opendoen om je workload te beheersen én invloed te vergaren. Dit is natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan. “Niet iedereen is van nature assertief”, weet Angela.

“De meeste lezers van dit artikel niet, mijn cursisten niet, ik niet. Ik durfde als meisje niet eens m’n oorbellen te ruilen bij de V&D, dat moest m’n zus doen.” Miriam herkent dit: “Ik was ook heel verlegen. Nu presenteer ik voor grote groepen en loop ik binnen bij de algemeen directeur om een verbeterpunt aan te kaarten. In wezen ben ik niet veranderd, ik heb wel geleerd om open het gesprek aan te gaan. Dat is een vaardigheid, geen karaktertrek.”

Pas op met subassertief gedrag

Je hebt waarschijnlijk van jezelf het beeld dat je een aardig en sociaal mens bent. Dit wil je ook graag blijven. Angela: “De makkelijkste weg is ervoor weglopen. Bij jou schieten de gedachten al binnen. ‘Collega’s zullen me raar vinden. Egoïstisch. Eigenwijs. Ze zullen teleurgesteld in me zijn of boos omdat ik iets niet doe wat zij willen.’”

Je wilt dit voorkomen. ‘Laat maar, ik red me wel’ denk je. En je neemt die extra taak aan. Als je iets wilt veranderen, maar dat niet zegt, gaat dat een goede samenwerking in de weg zitten, vaak zonder dat je het in de gaten hebt.

Miriam: “Je slikt waarschijnlijk meer dan je zou willen. Raakt geïrriteerd, boos of kribbig. Wordt steeds ontevredener met je jezelf en je werk. En dat gaat een keer mis.” De kans dat je je subassertief gaat gedragen is groot.

Angela: “Dat zie je niet alleen  op het werk, maar ook in je privéleven. Dat je boos de afwasmachine staat uit te ruimen en net iets te hard de kopjes in de kast zet, in plaats van te zeggen: doe jij dat even? Typisch subassertief gedrag. Kinderachtig. Je doet jezelf tekort en stelt je niet op als een volwassen gesprekspartner.”

Assertiviteit betekent: respectvolle communicatie

Hoe zorg ik ervoor dat mensen me niet als onbeleefd zien? Miriam: “Met ‘Die is assertief’ bedoelen mensen vaak iets anders: anderen overstemmen, zich overal mee bemoeien en anderen geen ruimte geven. Maar dat noem je agressief, niet assertief.”

Angela voegt toe: “Assertiviteit is luisteren naar jezelf, voor jezelf opkomen en je uitspreken. Tegen collega’s én je baas. Volwassen, professionele communicatie, niet meer, niet minder.” Effectief assertief gedrag is constructief en proactief. Miriam: “Ofwel: duidelijke, respectvolle communicatie.”

Vraag jezelf af wat jij prettig vindt, zegt Angela. De kans dat collega’s je raar vinden of teleurgesteld reageren als je dat vertelt, is klein. “Maar zelfs als dat zo is: jij hoeft niet ieder jaar het personeelsfeest te organiseren, dat is niet jouw taak. Deze editie mag iemand anders het doen.”

Miriam: “Natuurlijk begint assertiviteit bij opkomen voor je eigen belang. Maar samenwerken is een wisselwerking. Iedereen heeft zo z’n belang, net als de organisatie. Het is verstandig dat te verkennen en erkennen. Ja, jij telt mee. Maar zij ook. Als je een opening geeft en een ander niet klem zet, bereik je dingen sneller en beter.”

De juiste taal, toon en houding

Met de juiste taal, toon en houding word je effectief assertief. Wat ook kan helpen, is open vragen stellen: vragen die je niet met nee of ja kunt beantwoorden. Ze beginnen met hoe, waarom, wat, welke, waar, wanneer en wie. “Ik zie dat jij druk bent. Kan ik iets doen om het voor jou lichter te maken zonder dat het voor mij te zwaar wordt?” Miriam: “Dan los je het samen op en draag je de verantwoordelijkheid niet alleen.”

Stel, de uitgebreide notulen, waar jij veel energie in stopt, worden niet gelezen. Dus je wilt graag alleen actiepunten noteren. Je wekt geen stevige indruk als je met hangende schouders mompelt: “Misschien een domme vraag, het is niet zo heel belangrijk, maar…” De effectief assertieve oplossing: luid, duidelijk en met een rechte, ontspannen houding stellen: “Ik stel voor om voortaan alleen de actiepunten te noteren.” Natuurlijk met de bijbehorende argumenten.

Staat er iemand tegen vijven aan je bureau met een brief die er vandaag nog uit moet, dan zeg je: “Ik doe het graag voor je, maar dat lukt vandaag niet meer. Ik kan het wel morgen inplannen. En kunnen we het binnenkort even afstemmen over de tijdige aanlevering van documenten?” Kondigde die collega de brief eerder al aan, dan had je kunnen vragen wat er moest gebeuren, hoe dringend het was en een concrete afspraak kunnen maken: “Als ik het uiterlijk om twee uur hebt, lukt dat.” Je hoeft geen reden te geven, je bent geen verantwoording verschuldigd over de invulling van je (vrije) tijd.

Oefen en hou vol!

Schrik niet als dit niet gelijk van vandaag op morgen lukt, het is een proces. “Hou vol”, adviseert Angela. “Je leert van je falen en groeit van je succes. Je merkt dat het goed voelt als het lukt en je wint aan zelfvertrouwen als je merkt dat mensen je zien staan en serieus nemen. Als je stapel werk slinkt, als je dingen gedaan krijgt. Als je mooiere klussen naar je toe kunt trekken. De opwaartse spiraal begint bij ‘nee’ en ‘ik vind’ leren zeggen.” Oefenen kan in de praktijk, maar ook in een training of met een collega die hier goed in is en het jou wil leren.

Zelf intensief aan de slag met jouw assertiviteit? Meld je dan nu aan voor de driedaagse training effectief assertief van Angela Wijers