Begin het nieuwe jaar lean en efficiënt

Het is weer de tijd van de goede voornemens (of het in de praktijk brengen daarvan) en die gelden natuurlijk niet alleen thuis. Begin jij het nieuwe jaar lean? Dan kun je een hoop tijd, geld en energie besparen. Juist als secretaresse kun je op dit gebied een belangrijk verschil maken als het gaat om efficiëntie. Laat je inspireren.

Luisteren en doorvragen

Lean werken betekent kortweg van waarde zijn voor je klanten en alle verspillingen de deur uit doen. Het secretariaat is de ideale plek om de Lean-methode te omarmen. Een valkuil voor secretaresses is dat ze vaak direct aan de slag gaan, als ze een vraag krijgen. Waak daarvoor! Wil er iemand een vergaderzaal boeken? Dan zul je misschien in eerste instantie geneigd zijn om alleen te kijken naar het aantal personen en daar een geschikte plek voor te zoeken. Maar is een vergaderzaal wel nodig? Of is een creatievere ruimte juist handiger voor het doel van de bijeenkomst? Het is belangrijk om altijd goed naar de wensen van je opdrachtgever te luisteren en als deze niet duidelijk zijn, door te vragen.

Letterlijk en figuurlijk energie besparen

Als spin-in-het-web ben je er zowel op gericht om je eigen werk zo efficiënt mogelijk te doen, als om kantoorzaken zo voordelig mogelijk te regelen. Bijvoorbeeld het jaarlijks energie vergelijken, dat kan flink lonend zijn. Bij grotere bedrijven gaat dit meestal via aanbesteding, maar bij kleinere bedrijven is het vergelijken van energieleveranciers vaak een goede manier om kosten te besparen. En ook in je werk zelf is het verstandig om altijd goed de tijd en energie af te wegen, die je ergens aan besteedt. Zo kan het je soms zo maar een paar minuten kosten om een mooie afbeelding of illustratie toe te voegen aan een presentatie, terwijl degene die hem houdt hier, omwille van de tijd, misschien wel binnen één seconde overheen scrolt. Een presentatie begrijpelijk, bondig en visueel maken is uitstekend, maar besteed niet onnodig lang tijd aan het opleuken ervan.

Iedereen zijn eigen taken en talenten

Als bedrijven Lean gaan werken, zijn medewerkers nog wel eens geneigd om te denken dat ze met minder mensen, meer werk moeten gaan doen. Gelukkig is dat niet de gedachte van de Lean filosofie. Integendeel: lean werken betekent minder doen en meer en kwalitatief betere resultaten behalen. Het gaat om slim werken en processen zo logisch mogelijk inrichten, vanuit de klant gedacht. Dat betekent ook dat iedereen binnen het bedrijf vooral doet waar hij goed in is. Mensen hebben allemaal hun eigen taken en talenten. Efficiënter willen werken door te besparen op ondersteuning, is dus geen goede optie. Waar je als secretaresse wel voor moet waken, is dat je je niet te vaak laat verleiden tot allerhande extra hand- en spandiensten. Jij helpt je opdrachtgevers tenslotte het meest, als je hun belangrijkste werkbehoeften op een perfecte manier vervult en niet van alles een beetje.