Ben jij al secretaresse 3.0 proof?

Er wordt veel over gesproken, de veranderende rol van de secretaresse. De secretaresse 2.0 en sommige spreken zelfs van 3.0.

Daar waar de secretaresse in de 20e eeuw veelal een uitvoerende rol had, heeft de secretaresse anno 2016 steeds vaker de rol van sparringpartner, planner en organisator.

De naam van de secretaresse verschilt ook nogal, evenals de rol die wordt vervuld. Het enige zekere van de rol is dat de secretaresse een ondersteunende rol heeft naar een team of manager toe. De veranderende naam geeft al in kleine mate weer, dat de rol ook aan het veranderen is. Maar in het web van namen blijft het helaas vaak nogal onduidelijk wat de secretaresse nu doet en of zij al opereert als een secretaresse 3.0.

En wat doet de secretaresse 3.0 dan? Ook daarover verschillen de meningen. Wel is het duidelijk dat de secretaresse 3.0 meer gebruik maakt van alle digitale tools die er beschikbaar zijn en gebruik maakt van technieken daar waar mogelijk.

Te denken valt aan vergaderen via Skype, notuleren op de laptop, papierloos vergaderen, vluchten en reizen inboeken via een app, stukken inlezen via de cloud. Al deze zaken maken ook mogelijk dat er flexibel wordt gewerkt. De secretaresse 3.0 kan overal werken en door deze ontwikkelingen toch met hetzelfde gemak contact onderhouden met haar manager.

Wat maakt een secretaresse nog meer een secretaresse 3.0? Dan kijken wij naar het niveau. De secretaresse 3.0 opereert veelal op hoog niveau, is een sparringpartner en neemt taken van de manager over bij afwezigheid en “runt” als het ware haar eigen toko.

Daar waar in de traditionele rol de nadruk ligt op agendabeheer, het maken van presentaties en correspondentie, worden juist dit soort taken door de komst van handige apps, e-mail en computerprogramma’s, die steeds intuïtiever en gebruiksvriendelijker worden, overgenomen. Jonge managers zijn gewend om met veel van deze “tools” te werken. De manager generatie X besteedt nog graag uit, maar wat als generatie Z aan zet is? Ook zij vinden ondersteuning prettig, maar niet op de traditionele manier.

Er wordt nu ook al veel gesproken over het verdwijnen van de secretaresse door de toename van deze digitalisering. Een afname zien we terug bij reorganisaties bij een aantal grote organisaties. Dit komt mede door het automatiseren van veel administratieve taken. Dit zorgt ervoor dat veel van deze werkzaamheden door managers zelf worden gedaan of met een aanzienlijke tijdswinst door de secretaresse worden uitgevoerd, waardoor bij sommige organisaties er nog minder secretaresses nodig zijn. Maar door het veranderen van de rol van de secretaresse, zien wij vooral veel kansen voor de ondersteuner om mee te groeien met deze ontwikkeling. Hoe bereid je je nu voor op je rol in de toekomst en wat is je toekomst als secretaresse nu?

Hoe word jij een secretaresse 3.0?

10 tips:

1. Sluit je aan bij een secretaressenetwerk; spar met vakgenoten tijdens netwerkbijeenkomsten.
2. Blijf op de hoogte van ontwikkelingen; lees vakliteratuur, sluit je aan bij groepen op LinkedIn.
3. Leven lang leren; blijf je ontwikkelen en volg opleidingen en cursussen die aansluiten op jouw (nieuwe) rol in de toekomst en de organisatie waar je voor werkt.
4. Zorg voor goede ICT skills; maak gebruik van programma’s en apps die uiteindelijk jouw rol leuker en efficiënter maken. Hierdoor blijft er ruimte over voor andere leuke projecten en verdieping.
5. Laat je begeleiden door een loopbaancoach; ontdek met een loopbaancoach welke stappen je kunt nemen en waar jij energie van krijgt.
6. Neem zelf de regie; ga in gesprek met HR of je manager over jouw ontwikkelmogelijkheden.
7. Focus op je softskills; softskills worden niet geautomatiseerd, hier kun jij het verschil maken.
8. Evalueer je rol regelmatig; doe je nog wat je leuk vindt, zijn er zaken die anders kunnen? Vergeet hierbij ook niet feedback te vragen aan je collega’s.
9. Ontwikkel je verder op die gebieden waar je energie van krijgt; veel gebieden waar de secretaresse opereert zijn Marketing, Communicatie, Finance of HR. Volg een gespecialiseerde opleiding.
10. Blijf flexibel en nieuwsgierig; sta open voor nieuwe tools en manieren van werken.

Geschreven door: Marjolein van Doesburg

Marjolein is Loopbaancoach en-trainer bij TalentWatcher | het loopbaanadviesbureau met een passie voor talentontwikkeling. Meer weten? Bekijk dan de website.