Ben jij ook probleemoplossend, zelfsturend en digitaal vaardig?

door Ingeborg · 20 september 2019

Deze competenties vinden de ruimdriehonderd deelnemers aan het competentieonderzoek bij managementsupport.nl afgelopen mei 2019 in ieder geval het belangrijkst voor hun functie.

Tachtig procent van ondervraagden geeft aan actief bezig te zijn met haar toekomst. Vooral door het bijhouden van vakinformatie (51%, zowel via vakbladen, nieuwsbrieven, boeken en social media) en het zelf zoeken naar informatie op internet via een zoekmachine (41%). 34 procent vindt het volgen van een opleiding, workshop of training een goede manier om toekomstbestendig te blijven. 31 procent kiest voor zelfstudie/bijblijven/jezelf ontwikkelen. 28 procent kijkt eerder naar organisatieveranderingen of kiest voor andere werkprocessen om te anticiperen op de toekomst.

Proactief reageren

De meeste managementassistenten zijn zich er al goed van bewust dat proactief handelen en meerwaarde bieden belangrijk is. Een van de respondenten beschrijft het als volgt: ‘Binnen de organisatie spring ik op actieve wijze in op kwesties, pak ik meer ingewikkelde zaken op en eis ik meer eigenaarschap en verantwoordelijkheden op.’

Een andere managementondersteuner schreef: ‘Ik bekijk mijn job op zo’n manier dat ik zaken toevoeg aan wat er gevraagd wordt, dus ik bied meerwaarde. Ik probeer ook meer inzage en betrokkenheid te verkrijgen in projecten, zodat ik daar ook meer proactief op kan reageren.’

Het voortdurend aanpassen en optimaliseren van de werkwijze in overleg met betrokken managers en ervoor zorgen dat wat je allemaal doet meer zichtbaar is, worden ook genoemd. Hetzelfde geldt voor nieuwe werkwijzen of werkmethodes als agile en scrum en lean.

Benodigde vaardigheden

Meer dan de helft van de respondenten (58%) zegt te beschikken over de benodigde vaardigheden voor het beroep van secretaresse. De top 3 van vaardigheden die de managementondersteuners noemen die ze denken te hebben:

Probleemoplossend vermogen
Flexibiliteit
Pragmatisch/proactief handelen

Digitaal onderlegd zijn vindt 28 procent van de respondenten onontbeerlijk. Leergierigheid en nieuwsgierig zijn noemt 18 procent van de respondenten een belangrijke vaardigheid. Dat geldt ook voor samenwerken en een teamspeler zijn.

Emotionele intelligentie

Inzicht hebben in de productie en communicatie van een organisatie, wordt genoemd in de open antwoorden op de vraag over benodigde vaardigheden. Met dat inzicht kun je verschillende zaken beter begrijpen en door verschillende brillen bekijken. Deze respondent schrijft ook: “Ik ben flexibel en kan verschillende zaken aanpakken. Organisatorisch ben ik heel goed, ik kan goed proactief denken, meedenken in organisatie en aanpak.

Ook beschik ik over emotionele intelligentie als het gaat om de aanpak van problemen of onderlinge verhoudingen. Verder ben ik communicatief naar andere diensten. Dat is nodig voor samenwerkingsverbanden en dienst overstijgende projecten die steeds belangrijker worden.”

Een andere respondent geeft aan precies te weten wat ze zelf kan, waar ze hulp bij nodig heeft of wat ze aan collega’s overlaat. “Ik overzie het project en onderneem zelfstandig de benodigde acties om het goed te laten verlopen.

Ook zie ik wanneer ik ondersteuning of goedkeuring van mijn directie nodig heb. Verder signaleer ik mogelijke knelpunten, geef dat aan en los ze waar mogelijk zelf op. Ik weet wat ik kan en wat de directie beter kan dan ik.”

Te ontwikkelen competenties assistants

Competenties en vaardigheden waarvan managementondersteuners verwachten dat ze in de toekomst nodig zijn, zijn vooral het beschikken over zelfsturend vermogen, ICT-vaardigheden en flexibiliteit. Daarnaast is samenwerkend en probleemoplossend vermogen essentieel. Skills die respondenten zelf nog beter willen aanleren zijn vooral ICT-vaardigheden en informatie efficiënt verwerken. Netwerken neemt een derde plaats in.

Dat 68 procent denkt vooral digitale vaardigheden te missen of te willen verbeteren, kan te maken hebben met de relatief hoge leeftijd (52) van de respondenten op deze enquête. Als het gaat om digitale vaardigheden denken de respondenten die vooral via een klassikale (33%) of online training (42%) op te doen. De kunst van het efficiënt informatie verwerken verwachten managementondersteuners vooral via vakmedia (44%) te kunnen leren.

Managementondersteuners die niet met de dag van morgen bezig zijn (slechts 9 procent), geven hiervoor als voornaamste reden dat ze gaan stoppen met werken (36%). Andere redenen zijn: te druk (“Het zit wel in mijn achterhoofd maar ik word geleefd door de waan van alledag”), ben met andere zaken bezig of tevreden met de huidige werk-privébalans.