Blunders bij de organisatie van een evenement

Organiseer jij weleens een groot (bedrijfs)evenement, een teambuilding of een inspirerend congres? Dit zijn evenementen waarvan je graag wil dat ze helemaal perfect verlopen. Helaas gaat het soms nog weleens fout.

In dit artikel hebben we een aantal blunders voor je opgeschreven, die je beter kunt vermijden…;-)

Succes met de organisatie!

Zelf doen

Sommige evenementen zijn zo groot of complex dat je de organisatie ervan beter aan een professional kunt overlaten. Maar ben je toch eigenwijs en wil je het allemaal zelf doen? Lees dan maar even verder, dan voorkom je misschien wel een blunder.

Verkeerde datum

Een evenement inplannen op de finale-avond van een WK of in een vakantieperiode is niet echt verstandig. Kijk daarom heel goed naar de verschillende data en onderzoek goed of er niet iets speciaals staat te gebeuren.

De gastenlijst

Vrij gênant als je belangrijke gasten bent vergeten uit te nodigen of dat je hun namen verkeerd hebt geschreven. Neem ruim de tijd om je gastenlijst samen te stellen én ook te controleren.

Een spreker

Een BN-er op de uitnodiging staat natuurlijk heel erg leuk, maar wat doe je als deze ziek is of niet komt opdagen? Het is beter om ook een plan B uit te werken.

Uitnodiging

Je bent echt niet de eerste die de datum of locatie vergeet te vermelden en die een spelfout in de uitnodiging heeft staan. Controleer  de uitnodiging dus goed of laat het doen door iemand anders.

Locatie

Ga na of alle benodigde faciliteiten (zoals bijvoorbeeld wifi, elektriciteit, water, keuken, etc. etc. ) aanwezig zijn en of er voldoende parkeergelegenheid is. Vergeet niet dat een te kleine locatie (of juist een te grote locatie..) een echte afknapper is.

Catering

Kies een professionele cateraar met een vlotte bediening, zodat je lange wachtrijen aan het buffet voorkomt. Zorg dat je niets serveert dat je zelf ook niet zou eten en voorkom vooral knorrende magen…

Geluid

Vermijd amateurs achter de knoppen en voorkom piepende, fluitende en galmende luidsprekers. Werk daarom uitsluitend met kwalitatief goede apparatuur en zorg dat er steeds iemand van de techniek in de buurt is.

Fotograaf

Altijd leuk om een paar mooie foto’s als herinnering aan je evenement te hebben. Je kunt deze taak beter aan een professional overlaten, want wat ga je doen als blijkt dat alle foto’s onscherp zijn?

Financiën

Budgeteer je evenement op voorhand. Doe dat grondig en denk aan alle kostenposten zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan als de factuur in je bus valt.