Communiceren met verschillende typen cliënten

Als secretaresse krijg je te maken met allerlei verschillende typen mensen, of je nou als zelfstandige werkt, voor een aantal managers, of op een bepaalde afdeling. En zelfs als secretaresse voor één persoon, kom je gedurende je carrière in aanraking met allerlei persoonlijkheden.

Wanneer je je er bij elk persoon goed van bewust bent wat voor een type het is en hoe je het beste met hem of haar kan communiceren, haal je het meeste uit jullie samenwerking.

Hoewel je je communicatietechnieken per persoon aanpast, heb je ook bepaalde eigenschappen die jou maken tot wie je bent en die je juist zoveel mogelijk moet koesteren. Waar sta je graag om bekend? Welk gevoel wil je bij mensen opwekken? Identificeer voor jezelf drie kernwaarden die jou uniek maken (bijvoorbeeld humor, vertrouwen en professionaliteit) en zet deze vervolgens in elke vorm van communicatie in.

Je communiceert dus altijd vanuit je kernwaarden, maar daarnaast kijk je goed wie je tegenover je hebt. Ik heb hieronder een aantal typen en hun communicatiestijlen geïdentificeerd, maar dit lijstje is natuurlijk niet volledig. Aan jou de uitdaging om een zelfde soort lijstje te maken met daarin de personen voor wie jij werkt!

De scepticus

Je hebt mensen die op jouw aanpak of antwoord vaak ietwat sceptisch reageren. Deze personen vinden het moeilijk om zaken los te laten, het is aan ons om ze daarbij te helpen! Wanneer je iets voor een scepticus uitzoekt of oppakt, zorg dan dat de uitkomst geen vraagtekens oproept en je nét even wat meer informatie geeft over hoe je tot de uitkomst bent gekomen. In plaats van dat je zegt ‘het duurt 6 weken voordat je je visum hebt’, zeg je ‘ik heb even gebeld met een medewerker van visum.nl en diegene gaf aan dat het 6 weken duurt voordat je je visum hebt’. Op die manier valideer je direct je oplossing en ontstaan er geen vragen.

Het kan goed werken om deze persoon naast het sturen van een mail ook even te bellen, zodat hij of zij je, mocht dat nodig zijn, tóch nog wat extra vragen kan stellen.

De chaoot

De chaoot is met duizend dingen tegelijk bezig en is het overzicht daarbij vaak een beetje kwijt. Gelukkig hebben wij dat overzicht wel! Wanneer je met een chaoot werkt is het van belang dat je heel duidelijk communiceert, zo kort en bondig mogelijk. Een chaoot kan wat sneller gestrest overkomen, dus zorg dat je zelf rustig blijft en altijd goed op de hoogte bent van wat er speelt.

Mailen werkt vaak beter dan bellen, aangezien deze persoon de informatie dan altijd nog even terug kan lezen.

De bitse

Je hebt weleens te maken met een cliënt die op het eerste oog niet zo aardig lijkt. De communicatie is kortaf, er is weinig interesse in jouw verhaal en dingen moeten altijd snel, snel, snel. In plaats van het persoonlijk te nemen, probeer je eens echt te verplaatsen in diegene. Waarschijnlijk heeft hij of zij te maken met veel stress en werkdruk en is deze manier van communiceren daar slechts een uitwerking van. Probeer altijd super vriendelijk te blijven en ondersteun hem of haar waar mogelijk. Wanneer iemand echter zonder respect met je omgaat, wordt het tijd om hem of haar gedag te zeggen!

Veel succes en plezier met uitvinden wat voor jouw cliënten het beste werkt!

Geschreven door: Céline Doornink

Céline is co-founder van Headroom Assistance. Headroom levert Personal Assistance aan ondernemers die behoefte hebben aan meer tijd en focus. Als expert op het gebied van efficiënt werken, productiviteit en de beste ondersteuning bieden aan ondernemers en professionals, zal Céline regelmatig tips & tricks delen, praktisch toepasbaar door secretaresses.

Meer informatie over Headroom Assistance? Bezoek eens onze website!