De 7 eigenschappen van effectieve secretaresses

door Ingeborg · 1 september 2020

Ken je het boek “The Seven Habits of Highly Effective People”? Het is geschreven door Stephen R. Covey en wereldwijd wel miljoenen keren verkocht. De kernboodschap van het boek is dat zeer effectieve mensen een zevental gewoonten of routines hebben die ten grondslag liggen aan hun succes en dat iedereen deze gewoonten bij zichzelf (verder) kan ontwikkelen. Dit betekent dus dat we effectief met onze tijd, ons leven en onze bedrijfsactiviteiten aan de slag moeten gaan. Hoe kunnen wij als secretaresse deze gewoonten dan ook het best inzetten in ons werk en leven?

Eigenschap 1. Wees proactief

Neem zelf het heft in handen en ga aan de slag om een eerste stap te zetten naar je doel. Als je altijd wacht totdat de ander een eerste stap zet, dan heb je de boot eerder al ergens gemist.

Leestip: Hoe proactief ben jij? Het artikel is al even oud, maar wel met goede voorbeelden.

Eigenschap 2. Begin met het einde voor ogen

Weet wat je wilt en waarom je het wilt. Maak het S.M.A.R.T (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Omdat je het nu specifiek en meetbaar hebt gemaakt en met eigenschap 1 (wees proactief) erbij zorg je ook echt voor actie! Je hebt je taak op een bepaald tijdstip dus ook echt af.

Leestip: maak je lijstje in Microsoft To-do. In dit artikel lees je hoe je dat precies werkt.

Eigenschap 3. Belangrijke zaken eerst

Heb je zo af en toe toch een mega lange to-do lijst met allerlei acties en zie je door de bomen het bos niet meer? Richt je To-do lijst dan anders in. Dit kun je doen door gebruik te maken van een prioriteiten kwadrant. Lees meer over dit kwadrant via deze link. Als je jouw lijst op deze manier gaat inrichten, dan heb je het meest urgente echt het eerst af.

Eigenschap 4. Denk in termen van win-win

1 en 1 is niet 2, maar 3 (of meer!). Ga beter samenwerken met je collega(‘s) want er zijn altijd collega’s die kwaliteiten en/of kennis in huis hebben, die jij niet hebt.

Leestip: Inmiddels lopen er maar liefst 4 generaties op de meeste werkvloeren in Nederland. Deel je kennis en maak gebruik van elkaar expertise.

Extra leestip: In deze tijden van online samenwerken moeten we gericht per situatie bekijken weke communicatiekanaal we gebruiken. En daarvoor moet je van push- naar pull-modus komen. Hoe doe je dat doet lees je in dit artikel.

Eigenschap 5. Probeer eerst te begrijpen en dan pas begrepen te worden

Luister naar de ander met de intentie om hem (of haar) echt te begrijpen (spreek het uit met een normale toon). Geef dus niet alleen (even snel) het antwoord maar verplaats je in de ander en probeer echt te begrijpen wat hij (of zij) voelt.

Eigenschap 6. Werk synergetisch

Synergie gaat ook weer over samenwerken. Denk daarbij vooral aan mogelijkheden in plaats van onmogelijkheden. Er zijn echt meerdere wegen naar Rome, en jouw weg is niet altijd het snelste. Bedenk dus samen hoe je het beste en snelste naar jullie doel gaat.

Eigenschap 7. Hou de zaag scherp

Verbeter je motivatie, energie en werk-leven balans door tijd te maken voor jezelf en jouw duurzame inzetbaarheid. Volg dus dit keer echt die training, ga eens sporten! En neem ook eens een keer tijd (en rust) voor jezelf.

Bron en inspiratie uit een artikel op: masteryourbusineesmoves.nl