De kenmerken van een goede secretaresse

Het werk van een secretaresse wordt steeds uitdagender en afwisselender. En terecht, want het is zoveel meer dan alleen afspraken maken en notulen uittypen. Werkgevers tonen ook steeds meer respect voor de vele werkzaamheden. Een goed voorbeeld hiervan is de jaarlijkse Secretaressedag op de 3e donderdag van april. Een goede werkgever laat op die dag natuurlijk ook zijn waardering voor jou blijken door je een leuk presentje aan te bieden.

Een echte duizendpoot

’s Ochtends de boel opstarten op kantoor, de agenda checken, bezoekers te woord staan, afspraken maken, notuleren en wat er allemaal nog meer tot je takenpakket behoort: als geroutineerde secretaresse draai je daar je hand niet voor om. Je regelt de zakenlunches, zorgt dat er tijdens een meeting verse koffie en water beschikbaar is en archiveert belangrijke stukken. Telefoongesprekken handel je op de juiste manier af en daarnaast vervul je nog wat administratieve werkzaamheden. Is dit ongeveer hoe een dagelijkse werkdag er voor jou uitziet? Daarmee is het duidelijk dat je binnen het bedrijf een hele belangrijke plaats inneemt.

De benodigde skills

Als secretaresse ben je vaak het eerste aanspreekpunt. Dat betekent dat je niet alleen een verzorgd uiterlijk hebt, maar dat je ook beschikt over een klantvriendelijke uitstraling. Daarnaast ben je empatisch en heb je aandacht voor servicegericht. Dit betekent overigens niet dat je altijd maar over je heen laat lopen. Jij staat je mannetje wel en durft ook opbouwende kritiek te incasseren én te geven. Omschrijft dit zo ongeveer hoe jij in je baan staat? Dan heb je de juiste skills als secretaresse.

Het meedenkende vermogen van een secretaresse

Werk je binnen een organisatie waar duurzaamheid hoog in het vaandel staat of mogen er wat jou betreft nog wel wat meer ‘groene’ initiatieven ontstaan? Meedenken hoort ook bij een goede secretaresse! Mochten jullie dus nog kartonnen of plastic wegwerpbekers gebruiken, doe deze dan direct weg en serveer de koffie en thee voortaan in mokken. Zo ben je ook nog duurzaam bezig! En om het bedrijf (nog) van een professionele uitstraling te voorzien laat je de mokken bedrukken. Zet deze ook in de bedrijfskantine neer zodat je collega’s ook milieubewust genieten van hun drankje.

Wil je daarnaast ook je zakelijke relaties met een luxe en persoonlijk presentje verwennen? Laat dan pennen graveren. Door mee te denken over het extra promoten van jullie organisatie laat je zien dat je als secretaresse geeft om het bedrijf waar je werkt.