De kracht van een goede eerste indruk

Als secretaresse heb je een belangrijke rol voor wat betreft de communicatie met klanten. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt en fungeert daarbij als het gezicht van de organisatie. Een goede eerste indruk is daarom heel belangrijk. De communicatietips uit dit artikel helpen je om een positieve indruk achter te laten, zowel bij klanten als bij collega’s.

Het geheim van non-verbale communicatie

Een grote fout bij communicatie is de focus die veel mensen leggen op de verbale communicatie. Met andere woorden: ze zijn vooral bezig met wat ze zeggen en hoe ze dit zeggen. Natuurlijk speelt dit wel een rol. Als je bijvoorbeeld rustig praat en duidelijk articuleert, dan krijgen mensen snel een goede indruk van je. Maar tegelijkertijd speelt de non-verbale communicatie een veel belangrijkere rol.

Niet iedereen is zich er altijd van bewust dat ze non-verbaal niet heel sterk overkomen. En dat kan toch echt een negatief effect hebben op de eerste indruk. Wanneer je als eerste aanspreekpunt bijvoorbeeld geen oogcontact maakt, dan komt dit niet goed over terwijl je er waarschijnlijk helemaal geen kwade intenties bij hebt. Dit geldt ook voor een gesloten houding en de gezichtsuitdrukkingen die je aanneemt. Gelukkig zijn een aantal tips ook prima aan te leren, zoals:

• Oogcontact: door regelmatig oogcontact te maken toon je interesse en straal je zelfvertrouwen uit.
• Houding: door rechtop te staan of te zitten, met ontspannen schouders, nodig je de ander uit tot communicatie.
• Gezichtsuitdrukking: een glimlach kan veel doen!
• Gebaren: gebruik je handen (af en toe) om je verhaal kracht bij te zetten.

Geef je bezoekers of klanten een visitekaartje mee? Zorg er dan voor dat het kaartje er professioneel uitziet en dat je het met een glimlach overhandigt.

Aan je manieren denken

Dit klinkt als iets wat je moeder of vader tegen je kan zeggen, maar veel mensen hebben onbewust gewoontes die als vervelend worden ervaren door anderen. Daarbij kun je in de eerste plaats denken aan zenuwtrekjes. Voorbeelden daarvan: constant aan je haar of gezicht zitten of frutselen met een papiertje. Ze zijn erg onschuldig en je kunt er niet altijd wat aan doen, maar sommige mensen worden daar nerveus van en dan laat je geen goede indruk achter. Wees je dus bewust van bepaalde zenuwtrekjes die je hebt tijdens een gesprek en probeer ze af te leren.

Ook goede beleefdheidsvormen zorgen ervoor dat je een betere indruk achterlaat. Laat mensen netjes uitpraten en ga niet ongeïnteresseerd in de rondte kijken als iemand je iets vertelt. Wanneer je oprecht luistert, dan zal je bepaalde dingen van mensen ook onthouden. Als je ze dan nog eens ziet, dan kun je op iets terugkomen uit een eerder gesprek en daarmee scoor je zeker pluspunten.

Persoonlijke verzorging

Een verzorgd uiterlijk draagt  natuurlijk ook altijd bij aan een goede eerste indruk. Hierbij enkele punten om op te letten:

• Kleding: voorkom vlekken.. een draag kleding die een beetje past bij de werkomgeving.
• Hygiëne: met een frisse adem en schone handen kom je al een heel eind.
• Accessoires: Houd sieraden en make-up subtiel, zodat ze niet afleiden van je professionele uitstraling.

Het achterlaten van een goede indruk draait dus om meer dan alleen wat je zegt. Het is belangrijk om je daar in ieder geval bewust van te zijn.